1.Основное назначение и модули системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «дело».

Назначение системы

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» - это программная система, которая предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности в организациях. Система функционирует на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в делопроизводственных технологических процессах.

Система позволяет обеспечить как автоматизацию деятельности делопроизводственных служб организации - таких, как экспедиция, канцелярия, общий отдел, группа контроля и т.п., так и делопроизводственной деятельности всех других структурных подразделений.

К числу основных автоматизируемых функций делопроизводства относятся следующие:

• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

• единая регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;

• регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• осуществление контроля за своевременным исполнением

• поручений, обработкой обращений граждан и организаций;

• проверка правильности и своевременности исполнения

• документов;

• работа с проектами документов: согласование и утверждение проектов, а также последующая регистрация документов, созданных на их основе;

• поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по документообороту организации.

При автоматизации документооборота организации системаможет использоваться с двумя целями:

1. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, поручений и отчетов по документам, движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации. По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, в целях контроля исполнения документов.

2. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому система после ее внедрения в организации может служить своеобразным «мостом» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

4 модуля системы «ДЕЛО»:

1. Документы

2. Пользователи

3. Отчетные формы

4. Справочники

Модуль «Документы»

Модуль «Документы» реализует основные функциональные возможности системы «ДЕЛО». Модуль поддерживает следующие технологические этапы обработки документов:

• регистрацию документов;

• исполнение документов;

• поиск документов в картотеках;

Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в функцию. Так, запуск модуля «Документы» открывает доступ к функциям системы:

• Регистрация документов – команды функции обеспечивают ввод значений реквизитов РК, включая прикрепление к карточке файла с текстом документа, установку связей между документами, а также передачу документа в кабинет (картотеку) для дальнейшего исполнения;

• Кабинеты – команды функции обеспечивают исполнение документа, попавшего в кабинет, включая выдачу поручений к документу, оформление отчетов исполнителей, контроль исполнения поручений. Кроме того, функция Кабинеты используется для работы с проектами документов (создание проектов, согласование, утверждение и т.д.);

• Поиск документов и личные папки – команды функции обеспечивают поиск документов, поручений и проектов документов в картотеке по значениям реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из кабинетов находится документ либо если пользователь не приписан ни к одному кабинету. После того, как документ найден, команды функции обеспечивают исполнение документа. Результаты поиска также могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка неисполненных данным должностным лицом документов);

• Реестры внешней отправки документов – команды функции обеспечивают обработку документов, подлежащих отправке, включая формирование и печать стандартных форм реестров рассылки;

• Опись дел – команды функции обеспечивают просмотр документов, списанных в дела, ведение самих дел, а также передачу дел в архив;

• Отправка документов – команды функции обеспечивают работу с документами, подготовленными к отправке, регистрацию отправки документов и контроль за поступлением квитанций о регистрации документов из систем

Внимание. При входе в модуль «Документы» каждому пользователю предоставляется право работы только с теми картотеками, кабинетами, папками и функциями системы, которые при настройке системы были для него определены как доступные. Например, для конкретного пользователя функции Поиск документов и личные папки и Реестры внешней отправки документов могут оказаться закрытыми, а в доступном кабинете он «не увидит» одной или нескольких папок (например, папки На контроле).

Модуль «Пользователи»

В модуле «Пользователи» содержится перечень учетных записей пользователей системы. При работе с данным перечнем для каждого пользователя определяется:

• способ аутентификации пользователя при запуске системы «ДЕЛО». Аутентификация пользователя может проводиться с помощью операционной системы Windows или же пользователю назначаются персональные идентификатор и пароль, которые он должен указывать при входе в систему;

• права доступа к настройкам системы;

• права доступа к картотекам системы;

• права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;

• права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;

• права доступа к документам разных грифов допуска;

• права доступа к подсистемам и функциям системы.

Правила работы с модулем «Пользователи» изложены в руководстве системного технолога.

Модуль «Отчетные формы»

Модуль обеспечивает формирование стандартных отчетов о документообороте, исполнении документов и т.д. В отличие от функции поиска модуля «Документы», данный модуль формирует список документов в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word).

Модуль «Справочники»

Модуль обеспечивает ввод значений в справочники системы, т.е. настройку системы на организационную структуру организации и правила делопроизводства. Ввод значений в каждый из справочников реализуется отдельной командой (отдельным режимом).