3. Доповідні записки

Доповідна записка — це службовий документ, в якому констатуються певні події, явища, факти чи подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань із висновками та пропозиціями автора.

Службова записка — це службовий документ переважно інформаційно-методичного характеру, в якому констатуються певні події, явища, факти з висновками та пропозиціями автора.

Історично доповідні записки були зовнішніми документами, а отже, їх укладачами були керівники та їхні заступники в межах повноважень. Службовими записками послуговувались для інформування керівників організацій про певні події, явища, факти внутрішнього характеру. Укладачами цього номіналу документа виступали керівники структурних підрозділів, певні посадові особи, власне, будь-хто із співробітників цієї організації. З огляду на їх змістовну спорідненість, близькість функціонального призначення в документаційному забезпеченні управління, на наш погляд, неправомірно спостерігається тенденція до витіснення з ужитку службових записок як номіналу ОРД.

Службові записки охоплюють менш вагомі, порівняно з доповідними записками, питання. В усьому іншому реквізити службової записки повторюють реквізити доповідної записки.

Зазвичай доповідну записку (далі розуміємо і службову записку) подають на ім’я керівника організації вищого рівня (її структурних підрозділів), керівника організації (її структурних підрозділів) з описом певного факту, інформації про певні події, наприклад, про виконання окремих завдань, службових доручень та ін.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. Вони поділяються також на внутрішні (якщо адресовані керівникові установи, в якій працює особа, що готує доповідну записку, або його підрозділу) та зовнішні (якщо адресовані керівникові орга­нізації вищого рівня).

Оформлення цих документів залежить від їх спрямування — зовнішнього чи внутрішнього. Внутрішні доповідні записки оформляють на чистому аркуші паперу від руки за зразком заяви або з допомогою друкувальних засобів на загальному або спеціальному бланках формату А4 або А5Ь (залежно від обсягу тексту). Зовнішні доповідні записи, з огляду на те що виходять за межі установи, оформляють лише на загальному або спеціальному бланках.

Основні реквізити доповідних та службових записок та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити (розміщують кутовим чи поздовжнім способами).

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

- реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

- назва організації вищого рівня (06), оформляють залежно від відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб — за рішенням установи;

- повна чи скорочена назва організації — автора документа (07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі);

- назву структурного підрозділу або територіального відділення філії, посадової особи (08) зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа.

Назву виду документа (10) оформлюють великими літерами з подвійним проміжком між словами: «ДОПОВІДНА ЗАПИСКА», «СЛУЖБОВА ЗАПИСКА».

Змінні реквізити

Дату у доповідній записці (11) проставляють цифровим чи сло­весно-цифровим способом у день її підписання.

Реєстраційний індекс (12) проставляють у разі потреби після їх підписання в усіх зовнішніх і вагомих внутрішніх доповідних записках та/або на вимогу автора.

Місце складення або видання документа (14) проставляють центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому — без відступу від межі лівого берега.

Реквізит «Адресат» (16) у доповідних записках, оформлених на чистому аркуші паперу рукописним способом, містить відо­мості про адресата із зазначенням посади, прізвища, ініціалу(ів) або прізвища, ім'я та по батькові.

Резолюцію (18) оформлюють у разі потреби прийняти рішення з порушуваних цією групою документів питань.

Заголовок до тексту (19) стисло інформує, з якого питання складено документ. Відповідаючи на запитання «Про що? », оформляється за допомогою віддієслівного іменника або іменника, що вказує на предмет, з дотриманням максимальної довжини багаторядкових реквізитів, визначеної схемою розташованості реквізитів за ДСТУ 4163-2003 у розмірі 73 мм (28 друкованих знаків). Наприклад:

Про відрядження керівника проекту або:

Про заходи з протипожежної безпеки