Лекція № 43,44
Тема: Оформлення інформаційно – довідкової документації.
Мета: Визначити особливості документування інформаційно-довідкової документації; навчитися складати заяви, записки.
План
Призначення інформаційно-довідкової документації
Заява
Доповідні записки
Службові записки
Пояснювальна записка
Самостійне вивчення
Спільне та відмінне в складанні та оформленні доповідних та службових записок
Призначення інформаційно-довідкової документації
Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства. Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.
Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складання та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.
Розглянемо основні довідково-інформаційні документи.
2. Заява
Заява — це офіційний виклад певного прохання в усній або (переважно) письмовій формі. Це також вид звернень громадян до державних органів та громадських організацій для реалізації наданих їм прав.
Відповідно до законодавства про працю під час вступу на роботу громадяни подають письмову заяву, в якій висловлюють прохання про зарахування на певну посаду, до певного структурного підрозділу. Підставою для прийняття на роботу є також і контракт.
Незважаючи на те що заяви складаються в довільній формі, є певна схема розміщення реквізитів, вироблена багаторічною практикою, а саме:
- адресат (праворуч зазначаються посада і з нового рядка — прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява);
- заявник (нижче адресата пишуться прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса і номер телефону);
- назва виду документа (посередині рядка пишеться слово «Заява» з великої літери, після слова крапка не ставиться);
- текст заяви (розміщується з нового рядка з абзацу, відступивши два-три рядки від слова «Заява»). У тексті чітко викладається прохання з лаконічним обґрунтуванням;
- відмітка про наявність додатків;
- дата заяви (ліворуч нижче тексту або після переліку за наявності додатків);
- підпис заявника (праворуч в одному рядку з датою).
Що стосується граматичних вимог при написанні заяви, то слід дотримуватися такого.
У реквізиті «Адресат»:
- посада і прізвище особи, на ім'я якої подається заява, наводяться в давальному відмінку (кому?);
- скорочені форми звертання (пан, гр., проф., т., або тов.) не відриваються від прізвища адресата. Незалежно від того, чи залишилося місце на попередньому рядку, форма звертання відкриває новий рядок разом з прізвищем посадової особи;
- ім'я та по батькові, наведені в повній формі, на відміну від ініціальних скорочень, які завжди розміщуються поряд із прізвищем, можна відривати від прізвища і переносити з рядка на рядок будь-яким способом;
- прізвище, ім'я та по батькові заявник пише в родовому відмінку без прийменника «від»;
- вказівка на місце проживання заявника подається так: який (яка) мешкає за адресою;
- складні іменники дефісного написання, що позначають посади, можуть відмінюватися в обох частинах (секретарю-друкарці, художнику-модельєру), а можуть мати невідмінювану першу частину (прем'єр-міністру, прес-секретарю, шеф-кухарю).
У заяві не слід вживати архаїзми («вельми переконливо», «прошу не відмовити», «заздалегідь вдячний» і т. ін.).
За аналогічною схемою складають і інші заяви щодо особового складу, проте в них є певні особливості при написанні реквізитів. Так, при поданні заяви до тієї організації, де працює заявник, не потрібно зазначати домашню адресу, а слід вказати посаду і місце роботи (структурний підрозділ).
Якщо до заяви додається один документ, то про це пишеться одним реченням. Наприклад: «До заяви додаю довідку про...».
Якщо до заяви додається декілька документів, їх перелічують, зазначаючи, оригінал це чи копія.
Приклад
До заяви додаю такі документи:
1) Трудову книжку (оригінал)
2)Диплом про освіту (копію)
3) Довідку про присвоєння ідентифікаційного коду (копію)
4) Дві фотокартки розміром 4 см х 6 см
5) Посвідчення учасника ліквідації аварії на ЧАЕС (копію).
До заяви у разі необхідності можуть додаватися і такі документи: військовий квиток (копія); документ про освіту або отриману професію із зазначенням розряду (кваліфікації); копія документа про науковий ступінь та (або) звання; декларація про доходи державного службовця і членів його сім'ї; довідка з попереднього місця роботи про використані відпустки (при переведенні з іншої організації); копія посвідчення учасника бойових дій в Афганістані, рекомендаційні листи тощо.
Усі заяви працівників організації на ім'я її керівника обов'язково візуються начальником самостійного структурного підрозділу, а у разі його відсутності — заступником. Підпис особи, яка завізувала заяву, має бути розшифровано і поряд проставлено дату.
До заяв, які подаються для зарахування на посаду, у кадровий резерв, для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади, додаються належно оформлені доповідні записки, і тому візувати їх не обов'язково.
Заява пишеться, як правило, від руки в довільній формі або на трафаретному бланку, підписується власноруч і подається разом з додатками в одному примірнику. Заяви підлягають загальній реєстрації в канцелярії або у секретаря керівника, на ім'я якого подається заява. Потім на заяві проставляється резолюція керівника і позначка про виконання та направлення його до справи.
Наведемо зразки заяв.
Приклад
Директору ВАТ «Прогрес»
Ізмайлову П. С.
Гладких Ірини Миколаївни,
яка мешкає за адресою:
пров. Інженерний, 4а, кв. 27
м. Харків, 61155
тел. 745 88 31
Заява
Прошу прийняти мене на роботу до управління справами
референтом з основної діяльності.
До заяви додаю:
1) Трудову книжку (оригінал)
2) Диплом про освіту (копію)
3) Автобіографію
4) Рекомендацію
5) Довідку про присвоєння ідентифікаційного коду (копію).
15.04.2005 Гладких
Підставою для переведення на іншу роботу може бути особиста заява або подання про переведення, а у разі виробничої необхідності — наказ щодо основної діяльності, доповідна записка або акт, що зафіксував будь-яку подію, або інший документ.
Переведення на іншу роботу оформлюється наказом щодо особового складу.
Приклад
Генеральному директору
НВО «Спектр»
інженера-технолога
І категорії відділу
головного технолога
Погребняка І. М.
Заява
Прошу перевести мене на посаду головного технолога проекту до відділу механізації та автоматизації як такого, що успішно пройшов атестацію, і у зв'язку з вакансією.
Погребняк
Звільнення працівників проводиться з причин, визначених відповідними статтями КЗпП. Підставою для звільнення може бути особиста заява працівника, закінчення терміну дії контракту, укладеного на визначений строк, наявність акта про порушення трудової дисципліни тощо.
Звільнення працівників оформлюється наказом щодо особового складу.
Приклад
Директору
Моторобудівного заводу
Чередниченку О. І.
Заява
Прошу звільнити мене з посади інженера-конструктора
1 категорії відділу головного конструктора у зв'язку з виходом на пенсію.
Іванников
До справи № 05-11
Видано наказ від 31.05.2005 № 189
Підпис В. Миронова
01.06.2005
Надання щорічних основних відпусток працівникам організації здійснюється відповідно до затвердженого графіка відпусток. У разі виникнення необхідності перенесення відпустки працівник має подати заяву із зазначенням причини перенесення.
Заяву про надання відпустки доцільно оформлювати на трафаретному бланку, виконаному друкарським способом.
До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про надання навчальної відпустки обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами має додаватися листок непрацездатності, без яких рішення про надання відпустки не приймається.
Наведемо зразки текстів заяв.
«Прошу надати відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку згідно зі статтею 18 Закону України «Про відпустки» з (число, місяць, рік)».
«Прошу надати додаткову відпустку як жінці, яка працює і має двох (або більше) дітей віком до 15 років Габо дитину-ін-валіда), згідно зі статтею 19 Закону України «Про відпустки» з 10.07.2005».
«Прошу надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю____ днів з 24.02.2006».
«Прошу надати мені додаткову оплачувану відпустку від повідно до Закону України «Про державну службу» тривалістю ____ календарних днів з (число, місяць, рік)».
«Прошу надати додаткову оплачувану відпустку на час (настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, державних іспитів, підготовки та захисту дипломного проекту) як студентці курсу (повне найменування навчального закладу) з _____ по_____(число, місяць, рік).
До заяви додаю виклик навчального закладу».
Прошу надати додаткову відпустку згідно зі статтею 20 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи»- тривалістю_____ днів з (число, місяць, рік)».
«Прошу продовжити термін мого перебування на державній службі строком на один рік».
Зміна умов і оплати праці також оформлюється наказами щодо особового складу, але підставою, як правило, служать попередньо видані накази щодо основної діяльності (наприклад, про зміну структури організації).