3. Документні ресурси.

Наявність корисних ресурсів у будь-якій галузі, у будь-якому роді діяльності виступає гарантією ефективної діяльності. Відомі ресурси матеріальні (сировина, знаряддя праці тощо), енергетичні, під якими розум­іють всі види енергії, а наприкінці 70-х - початку 80-х років ХХ ст. з'яви­лось третє поняття - інформаційні ресурси. Значення останніх полягає в тому, що вони дозволяють суттєво економити матеріальні, енергетичні затрати при створенні нових продуктів і послуг; значно скорочують і різко підвищують якість виконання інтелектуальних процесів у всіх сферах: чи то у прийнятті управлінських рішень, при створенні нових наукових і технічних розробок, в діагностиці чи лікуванні людей тощо. При цьому інфор­маційні ресурси аж ніяк нe поступаються іншим вищезазначеним видам ресурсів.

Інформаційні ресурси є надзвичайно важливими для діяльності будь­яікої установи, організації, підприємства чи фірми. Таким чином, інформаційні ресурси - основа діяльності як окремо взятої установи, так і їх сукупності - у локальному, регіональному, державному, міждержавному тa глобальному масштабі. Так, Інтернет - це глобальна система інформаційних ресурсів.

Міждержавний стандарт ГОСТ 7.0-99 "Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення" подає таке визначення терміна "інформаційні ресурси" - "це сукупність даних, які організовані для достовірного отримання інформації" . У свою чергу, "документні ресурси" розглядаються тут як "вид інформаційних ресурсів, який пред­ставляє сукупність окремих документів в інформаційних системах". Отже, у відповідності до цього стандарту документні ресурси є час­тиною ресурсів інформаційних.

Від кореня "документ" походять також інші поняття, які застосову­ються в аналітико-синтетичній обробці документів. У таблиці 1 подані значення та приклади вживання термінів, що є похідними від поняття "документ".

Таблиця 1.

Значення та приклади вживання термінів, похідних бід поняття "документ "

Поняття	Значення	Приклади
Документний	Такий, що складається з докцментів	Документний ресурс; Документний фонд; Документний масив; Документний потік;
Документальний	Такий, що містить документ як один з елементів своєї структури	Документальна система
Документаційний	Такий, що відноситься до документації як множинності документів службового призначення	Документаційний ресурс
Документований	Такий, що оснований на документах, підтверджений документами, має посилання на документи	Документована стаття; Документований бібліографічний пошук

Документний ресурс має ряд функцій, серед яких можна назвати такі: ідентифікаційну або довідкову, посвідчуючу (наприклад, паспорт як модель особи дозволяє її ідентифікувати); легітимізаційну (наприклад, ліцензія на право займатись певним видом діяльності), пошукову (знаючи номер або дату наказу, його легше знайти); обліково-звітну (свою діяльність будь-яка юридична чи фізична особа обліковує документально); статис­тичну (підсумкові відомості збираються за даними звітних документів); інспекційну (стан фінансових справ, кадрова ситуація вивчаються за відпо­відним документами); дослідницьку (наукові факти отримують з докумен­тально зафіксованих експериментальних даних).

Документні ресурси будуються за певними принциnами, тобто грунтуються на основних вихідних положеннях, яких дотримуються при здійсненні будь-якої діяльності, у тому числі й при формуванні та обробці документних ресурсів. До таких принципів слід віднести: доцільність, диференційованість-інтегрованість, систематизованість, сумісність, розумне дублювання, вибірковість, захищеність.

Доцільність є вихідним принципом, оскільки формування документного ресурсу не є самоціллю, а повинно узгоджуватись з тією метою, заради якої цей ресурс створюється. На доцільності грунтуються всі інші принципи.

Принцип диференційованості-інтегрованості полягає у тому, що документний ресурс повинен бути максимально наближений до тієї системи, яку він обслуговує. Тому він поділяється на автономні ресурси. Але завдяки, наприклад, електронним комунікаціям усі документні ресурси виявляються пов'язаними у єдину систему, що забезпечує принципову можливість отримання всієї інформації з будь-якого пункту. Тому дифеpенційованість не стільки поділяє документні ресурси, скільки пов'язує (інтегрує) їх у єдине ціле.

Систематизованість передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, які полегшують розміщення та пошук документів. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Наприклад, у бібліотеках книжкові фонди розставляють за форматом видань або за певними класифікаційними системами, а у лікувальних установах історії xвopoб розташовують за нумераційною ознакою.

Сумісність забезпечуеться тим, що документи, які втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть бути передані до іншого, якщо вони для нього становлять інтерес. Так, наприклад, закінчені особові справи співробітників, які вибувають із системи, передають до архіву. Нoменклатура й послідовність розташування документів в особовій справі обумовлюються заздалегідь, отже архів просто відображає у своєму документографічному ресурсі відомості про справи, що надійшли до нього, i ставить цю особову справу на місце зберігання без повторної обробки.

Розумне дублюбання диктується необхідністю мати певні документи у декількох документних ресурсах. Наприклад, наказ про грошове заохочення співробітника повинен знаходитись: у канцелярії (там збираються всі накази); у відділі кадрів (для фіксації заохочення в особовій справі); у бухгалтерії (для здійснення грошової виплати); у керівника структурного підрозділу; у заохочуваної особи. Однак фізичне дублювання документів є характерним лише для традиційного, мануального, діловодства, а при вкористанні електронної техніки забезпечується принцип однократного вводy і багатократного використання документальної інформації.

Принцип бибіркобості передбачає, що документний ресурс може бути наданий лише тим, хто має на це право. Наприклад, користуватись документним фондом певної бібліотеки можна лише за наявності читацького квитка цієї бібліотеки. У документознавстві розроблені різні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів, а вибірковість забезпечується захищеністю документних ресурсів, однак, якщо обме­женість у використанні документів відсутня, він належить до категорії загальнодоступних.