5.Система колезького діловодства

Адміністративний хаос, викликаний відсутністю в колишніх установах встановленого законом порядку, загальних письмових форм документів, постійних термінів для виробництва подів, спонукав уряд шукати нові форми державного пристрою. Після тривалих пошуків і переробки знайдених зразків з'являються нові установи бюрократичного типа і регламенти для них, визначаючі точно склад, організацію, компетенцію і діловодство.

Ще в 1699 році Петро І вводить в обіг гербовий папір, в 1700 г. видає укази про відміну столбцової форми документа і загальний перехід до зошитової форми .

Багато уваги Петро І приділив пристрою сенатської канцелярії

В результаті петровських реформ у області управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет і колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари і інші органи -на місцях. Всього за 1718-1720 рр. замість скасованих наказів створено 12 колегій: Закордонних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-колегія, Берг-колегія, Мануфактур-коллегия, Коммерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчинна і Головний магістрат.

Особливо детально розроблені в Генеральному регламенті питання реєстрації документів .

Все діловодство колегії велося під спостереженням секретаря. Важливі папери складав він сам, інші готувалися під його наглядом. Канцелярська робота розподілялася між службовцями, і обов'язок кожного був строго визначений регламентом. Так, нотаріус вів протоколи ("повседневные записки") по всіх справах, що розв'язувалися в колегії. Щодня на особливому листі він записував всі справи, які докладалися присутності і складав по них резолюцію. Після закінчення місяця ці листи переписувалися начисто і перепліталися. Нотаріус же вів реєстр невирішених справ, а секретар проти кожного відзначав, у кого воно знаходиться у виробництві. Цей реєстр постійно знаходився на столі присутності перед місцем президії, щоб члени колегії могли бачити, скільки у них невирішених справ.

У колезькому діловодстві виникло велике число нових документів, а документи наказового діловодства одержали нові назви, що з'явилося результатом масованого проникнення в російську мову запозичених слів, що відобразив західницький характер всіх петровськіх перетворень.

Колишні установи - думи і накази замінені колегіями, канцеляріями, конторами, ратушами. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморії, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція і ін.

Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються "генеральні формуляри" - зразки, по яких слід було складати документи. У коллежкому діловодстві виділяється з тексту і стає самостійним елементом формуляру дата документа: у багатьох документах вона пишеться під текстом з лівого боку листу:

"Жовтень 17 день 1723 рік".

6.Система міністерського діловодства XIX – початку XX ст.(виконавче)

Початок XIX ст. ознаменувався новою реформою державного управління і діловодства, яка торкнулася головним чином верхнього рівня управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами Катерини II в останній чверті XVIII в. завершила формування системи центральних і місцевих установ.

Особливістю організації діловодства в цей період являлась не тільки її чітка законодавча регламентація, але і поява досить обширної діловодної літератури, у тому числі і роботи теоретичного характеру. Велике значення в цей період мали пісьмовникі - збірки зразків документів. Перші такі збірки з'являються вже в другій половині XVIII в., а з кінця XVIII - почала XIX вв. починають видаватися регулярно. Відомо більше ста таких збірок, виданих до 1917 р.

Мета видання збірок зразків документів - дати повне керівництво про порядок виробництва справ в присутствених місцях з описом "обряда делопроизводства" і додатком форм документів. Призначалися такі збірки найширшому кругу урядовців і приватних осіб, яким доводиться звертатися до державних установ.

ЛЕКЦІЯ №3

Тема: Теоретичні основи організації діловодства

Мета:З’ясувати проблеми розвитку діловодства; розкрити понятійний апарат діловодства; охарактеризувати засади визначення експертизи цінності документів

План

1. Понятійний апарат

2. Нагальні проблеми розвитку

3. Концептуальні засади визначення цінності документів

Самостійне вивчення

Зв’язок діловодства з іншими предметами

1. Понятійний апарат

З далеких часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни , її героїчне минуле, з‘ясовуємо особливості побуту народу, правові форми взаємовідносин між суспільством і державою, між окремими особами, знайомимося з культурою становлення письмового мовлення.

З появою писемності виникла необхідність складати документи.

Після створення давньоруської держави писемність стала життєво необхідною для налагодження зв`язків із іноземними діячами,укладення угод

з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, у написах на речах про їхнє призначення. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж

коштовності.

Термін «діловодство» (справочинство) у мовленні в ті часи означав сам процес вирішення справ - «діло» (справу) вирішувати. Оскільки у ході вирішення будь-якого питання збиралися документи з початку ХVl ст. вживається слово діло – зібрання документів, відносяться до певного питання. Вперше це слово – «діло» зафіксовано в документах датованих 1584 роком.

Діловодство вимагало значного досвіду. Документи поділялися на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Після Жовтневої революції на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П ять з них стали незалежними. В інших, у тому числі і

в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

Рада народних комісарів 2 березня 1918 р. прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановила новий єдиний формуляр ділового документа.

24 серпня 1991р. проголошена незалежність України .

У ст. 10 Конституції України, прийнятій на п ятій сесії Верховної Ради України від 28 червня 1996 р., зазначено: «Державною мовою в Україні є українська мова. Держава забезпечує її всебічний розвиток і функціонування в усіх сферах суспільного життя на всій території України…»

Розбудова держави неможлива без відродження і розвитку культури документаційного забезпечення управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного вирішення різноманітних за обсягом управлінських завдань.

Обов’язковим атрибутом управлінської діяльності є прийняття управлінських рішень. З метою надання таким рішенням юридичної сили їх необхідно зафіксувати у відповідних документах.

Документування управлінської діяльності полягає в складанні та оформленні документів, отриманні і обробці їх, доведенні до виконавців та організації контролю за виконанням.

Діловодство - це діяльність апарату управління, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи установи, підприємства, організації. У їх повсякденній оперативній роботі з`являється потреба в ділових паперах - службових документах, за допомогою яких оформляються трудові правовідносини з пра-цівниками, здійснюються управлінські зв’язки, необхідні для вирішення поставлених завдань, юридично закріплюються функції, права і обов’язки трудових колективів та окремих посадових осіб.

До основних понять діловодства відносяться: “документ”, “система документування”, “документообіг”.

Діловодство – це дисципліна практичного спрямування. Навчальний курс

«Діловодство» зорієнтовано, передусім, на напрацювання раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, органах місцевого само-врядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності

Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов язкові реквізити.