4.Наказове діловодство XV-XVII вв.

Система державного діловодства починає складатися в період формування російської централізованої держави, з середини XV в. Управління Московською державою склалося з питомого князівства, а останнє було не стільки держава, скільки господарство князя, в якому різні частини управління доручалися окремим боярам, складаючи прообрази майбутніх адміністративних відомств.

У міру перетворення Московського князівства в державу великоруську в ньому ускладнювалися адміністративні задачі, окремі частини управління, що знаходилися у віданні тієї або іншої особи за наказом князя, перетворилися на складні і постійні присутствені місця - хати або накази. Походження наказів пов'язане з практикою особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню - князям і боярам по дозволу окремих питань державного управління. Їх діяльність об'єднувалася вищою урядовою установою - Боярською Думою. Московським великим князям вдалося створити сильну централізовану систему управління, в якій всі найважливіші функції адміністративного управління виконували Боярська Дума і накази. Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказовим періодом - по назві перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII с.с.

На чолі окремого наказу стояв наказовою суддя (у деяких наказах суддів було по два і більш; вони називалися товаришами головного судді), що призначається з думних чинів. У його веденні полягали дяки - від одного до трьох, а до кінця XVII в. у крупних наказах - від 6 до 10 чоловік. У віданні дяків знаходилися подьячие, які відповідно до стажу роботи ділилися на "старых" (старших), "середних" і "молодых" (молодших). У крупних наказах подьячие об'єднувалися в "столы", або повитья, - структурні підрозділи наказів; розподіл на столи вироблявся не по роду справ, а за територіальним принципом. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували особливі посади - товмачі, трубники, недельщики і ін. У їх обов'язку входило також доставляти листування наказів по приналежності, викликати позовників на суд і Ін.

У XV в. дорогий пергамент витіснив папір, який спочатку також привозили із західноєвропейських країн, а з другої половини XVII в. - своя, вітчизняна. Першу паперову "мельницу" (фабрику) побудували на річці Пахре за наказом патріарха Никона, потім в Москві на річці Яузе. Проте тільки в XVIII в. після будівництва декількох паперової мануфактури вдалося задовольнити внутрішній попит на папір в Росії. Спочатку папір виготовлявся з ганчір'я, а чорнило робилося з солей заліза і дубильних речовин, що здобуваються з чорнильних горішків - наростів на дубовому листі. Поєднання залізистого чорнила і ганчіркового паперу робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи цього періоду, що зберігаються в архівах, достатньо добре читаються.

Інструментами листу служило гусяче пір'я, заточуване особливим чином складаним ножем. Кращими, як відзначають історики, вважалося пір'я з лівого крила гусака, а сама очинка вимагала значного уміння. Гусяче пір'я застосовувалося аж до другої половини XIX в., хоча металеве пір'я з'явилося вже на початку століття. Написаний гусячим пір'ям текст посипався дрібним кварцовим піском. Московські накази користувалися піском, що привозиться з Воробйових гір, який вважався особливо світлим і чистим. З появою так званого скоропису (зображення округлих букв і використовування графічних скорочень слів і частин слів з винесенням -іх над рядком листу) вільно читати такі тексти стало досить складно, потрібні знання і навички.

У діловодстві наказів продовжувала використовуватися вельми специфічна форма документа - стовпець (стовп, столпік), інакше кажучи, сувій з підклеєних один до одного вузьких листів паперу. Важливі державні акти могли мати особливо великі розміри. Наприклад, грамота царя Олексія Михайловича Писькорському монастирю на землі має довжину більше метра, а Соборне укладення 1949 року налічує 309 метрів.

Складові частини стовпа називалися "поставами". Таку ж назву одержали і самі місця склеювання листівСаме склеювання було недостатньо міцним, що приводило до занепаду і зносу документа. Столбцовая форма діловодства відмінена Петром I.

Разом із столбцової формою документа в наказах зародилася і почала застосовуватися зошитова форма. Зошит - це лист паперу, складений удвічі. Зошити збиралися разом, перепліталися в міру необхідності і складали книги. У формі книг велися списки, фінансові, облікові, реєстраційні записи і ін. Відома величезна кількість різновидів книг - більше трьохсот.

Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих в певній послідовності, специфічній для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису письмові пам'ятники відрізнялися використовуванням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.

Аналізуючи формуляр документів наказового періоду, багато дослідників відзначають наявність стійких форм, зразків, по яких скоювалося діловодство.

В цілому, в наказовий період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Проте держава, діючи уривчатими і приватними заходами, не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII в. вживаються деякі заходи для наведення ладу в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.