3.Огляд документів, що супроводжують діяльність колегіальних органів управління

До документів, що супроводжують діяльність колегіального органу, належать:

- план роботи колегіального органу;

- порядок денний;

- оголошення;

- телеграма, телефонограма, повідомлення за факсом чи елект­ронне повідомлення;

- запрошення — відповідь на запрошення;

- списки учасників;

- пропозиції на внесення до порядку денного певних питань (подають завчасно);

- пропозиції щодо персонального складу кандидатів виборчого колегіального органу (подають завчасно);

- регламент роботи колегіального органу;

- доповіді та тези основних виступів;

- огляд інформації з питань порядку денного, інформаційно-оглядовий реферат;

- довідки з обговорюваних питань;

- проекти рішень (ухвали, постанови) із кожного питання;

- стенограма, відео-, аудіозаписи;

- протокол;

- ухвала;

- наказ, витяг із наказу.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів установи.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подан­ня документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з доку­ментами обмеженого доступу.

Як зазначено в Примірній інструкції з діловодства, засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

План роботи — перший документ, який визначає час, місце про­ведення, тематику, склад учасників постійно діючого колегіального органу. План роботи колегіального органу складають на півроку чи на рік. Він дає можливість заздалегідь обміркувати комплекс за­ходів для організації та проведення засідання колегіального органу.

У плані роботи зазначається зміст питань, дата розгляду, прізви­ще доповідача та найменування структурного підрозділу, який го-

тує документи для розгляду колегіальним органом, термін подан­ня документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на роз­гляд колегіального органу.

Порядок денний — документ, що складається з планових (заз­начені в плані роботи) та оперативних питань (подаються завчасно за вказівкою керівництва та всіх учасників зібрань за окремими заявками, доповідними чи службовими записками та довідками з порушуваних питань).

Доповідачі подають секретареві документи, які будуть розгля­датися, не пізніше ніж за 5 днів до засідання, якщо інший термін не передбачено регламентом роботи колегіального органу. Відповідальність за вчасну та якісну підготовку документів до за­сідання покладається на керівників структурних підрозділів, які є постійними членами колегіального органу. Секретар, у свою чер­гу, контролює наявність документів, своєчасність їх подання, пе­ревіряє правильність оформлення, а в разі порушень під час підго­товки документів доповідає голові колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання включено до порядку денного. Пакет документів, підготовлених на розгляд колегіального органу, а та­кож один примірник копії кожного з них зберігаються в секретаря.

При формуванні порядку денного обговорювані питання роз­міщують за вагомістю порушуваних питань, донині зберігаючи принцип розгляду питань, установлених ще Генеральним регла­ментом, ініційованим Петром І 1720 року. Згідно із цим першим організаційно-правовим актом з діловодства, «в первую очередь должньї слушаться дела государственньїе, а среди них интересньїе (т. є. связанньїе с интересами «казньї») и только затем дела «при-ватньїе», частньїе»⁷⁶.

Формуючи порядок денний, обов'язково враховують склад учасників. На засіданні колегіального органу, крім постійних членів, можуть бути присутні спеціально запрошені працівники установи або інших установ (філій, вищих чи підвідомчих органі­зацій) у разі, якщо розгляд винесеного на засідання питання ви­магає їхньої присутності. Питання за їх участі потребують першо­чергового розгляду. При цьому запрошені особи не мають права брати участь у голосуванні.

Питання порядку денного нумерують арабськими цифрами, зазначаючи:

- питання, винесені на обговорення;

- посаду, прізвище, ініціали доповідачів та співдоповідачів. Питання порядку денного може містити часовий проміжок звітно-планового періоду. Пункти порядку денного краще подава­ти в називному відмінку, хоча можливий варіант знахідного від­мінка з прийменником «Про ...» Наприклад:

1. Звіт діяльності фінансово-економічного відділу компанії за 2004 рік (доповідач — керівник фінансово-економічного відділу Коломієць Л.Д.).

або:

2. Про впровадження автоматичної системи діловодства в діяльність компанії (доповідач — директор інформаційного де­партаменту Постойко Д. Н.).

У разі, коли засідання є відкритим, тобто доповідач чи співдо­повідач не є постійними учасниками колегіального органу, то до назви посади доповідача чи співдоповідача включають повну наз­ву установи запрошеної посадової особи.

Наприклад:

1. Сучасний стан та перспективи розвитку програмно-апа­ратного забезпечення системи комп'ютерного діловодства (доповідач — керівник Центру інформаційних технологій Київ­ського науково-дослідного інституту програмно-апаратного за­безпечення Левченко В. І.).

До порядку денного не варто включати питання «Різне», оскільки чітко не окреслене коло питань, як правило, не має ре­зультативності, до того ж його розгляд може затягнутися на не-визначений час, і як наслідок — порушення регламенту роботи колегіального органу.

Зверніть увагу!

Питання порядку денного — це не просто заголовок, а конкретна змістовна інформація, що обговорюється в пункті порядку денного.

Порядок денний:
1. Підсумки міжнародної діяльності компанії за 2004 рік (до-
повідач — комерційний директор Самойленко П. Л.).
2. Маркетингові дослідження внутрішнього ринку	збуту без-
алкогольних та слабоалкогольних напоїв (доповідач —	- керівник
відділу маркетингу Малафієнко 0. Л.)-
3. План рекламної діяльності компанії на 2005	рік (допо-
відач — керівник корпоративного відділу Махно О. Л.	).

Регламент — документ, який складається на підставі порядку денного. Маючи чітко сформований порядок денний, визначають час, який має бути затрачений на обговорення та прийняття рішення з певного питання.

Регламент як самостійний документ може набути вигляду, від­твореного у табл.4.

Таблиця 4 Приклад оформлювання регламенту
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОБЕРІГ»
	РЕГЛАМЕНТ
Проведення засідання Ради директорів 24.12.2004
Пункти порядку денного	Доповідач	Тривалість
1. Підсумки міжнародної діяльності компанії за 2004 рік Виступи та обговорення	комерційний ди­ректор Самойленко П. Л.	10.00-10.40 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитан­ня доповідачеві, усього не більше 20 хв.
2. Маркетингові досліджен­ня внутрішнього ринку збуту безалкогольних та слабоал­когольних напоїв Виступи та обговорення	керівник відділу маркетингу Малафієнко О. Л.	10.40-11.20 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитан­ня доповідачеві, усього не більше 20 хв.
3. План рекламної діяль­ності компанії на 2003 рік Виступи та обговорення	менеджер рекла­ми Махно 0. Л.	11.20-12.00 20 хв. 5 хв. на кожен виступ, 2 хв. на кожне запитан­ня доповідачеві, усього не більше 20 хв.

Як бачимо, регламентом визначено тривалість засідання з 10.00 до 12.00 години — найсприятливіший час для колективно­го прийняття рішень.

Колегіальний орган може вносити корективи, доповнення до про­цедури обговорювання питань та прийняття рішень, наприклад:

Кожен учасник засідання має право поставити не більше двох запитань доповідачеві з обговорюваного питання порядку денного.

Голова зборів має право зняти запитання, поставлене доповіда­чеві, уразі, якщо воно не відповідає обговорюваній проблематиці.

Кожен учасник має право виступити в обговореннях один раз. Тривалість обговорення — не більше 2 хв.

Уразі, якщо засідання триває більше трьох годин, у ньому має бути оголошено перерву тривалістю 1 год.

Регламент, як і порядок денний, сприяє поінформованості пра­цівників, якісній підготовці до колегіального зібрання.

На початку роботи голова та секретар ставлять на голосування регламент роботи (якщо такий не затверджений загальним поло­женням про постійно діючий колегіальний орган), а в ході засі­дання уважно стежать за його неухильним дотриманням.

Список учасників може бути постійним або створюваним для кожного окремого виду зібрання. Постійне коло учасників опера­тивних нарад може визначатися списком посадових осіб, які звітують з певного кола питань.

Список учасників певних непостійних зібрань складають у до­вільній формі, передбачивши всі необхідні відомості, необхідні надалі для організації та проведення наради чи конференції тощо.

Список учасників конференції 00.00

.

0000

Прізвище, ім'я та по

батькові

Назва організації, яку

представляє учасник

Дата та спосіб направ-

лення запрошення

Підтвердження

одержання запрошення

Підтвердження

участі в роботі

(Так/Ні)

Участь у виступах (тема

виступу)

Потреба в готелі

Потреба у зворотному

квитку (літак, потяг,

дата, номер рейсу)

Позначка про прибуття

на конференцію

Такий список множиться в необхідній кількості і може бути використаний на етапі підготовки діяльності колегіального орга­ну, при реєстрації учасників.

Наступний етап роботи з підготовки засідань —- оповіщення учасників. Оповіщення учасників провадиться кількома шляхами:

- письмово з направленням запрошення, повідомлення по фак­су чи електронним зав'язком;

- усно по телефону (передання телефонограми);

- оголошенням на дошці оголошень.

Якщо всі учасники засідання — працівники однієї організації, то секретареві достатньо розмістити оголошення на дошці оголо­шень та передати запрошення письмово, по телефону та/або осо­бисто керівникам структурних підрозділів.

Поширеним способом запрошень є телефонограми. Вони зде­більшого використовуються для запрошення учасників підвідом­чих організацій. Текст телефонограми обов'язково складається в письмовому вигляді, підписується керівником.

Якщо для участі в засіданні запрошуються представники ін­ших організацій, складається лист-запрошення. У текстовій час­тині листа обов'язково зазначають:

- назву установи;

- характер зібрання (засідання, нарада, конференція тощо);

- порядок денний;

- дату проведення;

- місце проведення;

- тривалість роботи.

Крім цього, можуть зазначатися додаткові відомості:

- надання готелю;

- сторона, що оплачує перебування у відрядженні;

- вартість;

- участь у доповідях, виступах із пропонованого питання;

- необхідність підтвердження участі в діяльності колегіально­го органу;

- необхідність направлення повторного запрошення;

- схема проїзду до місця проведення;

- програма.

Підписує запрошення керівник. Відправляти запрошення краще рекомендованою поштою, оскільки про своєчасність відправлен­ня його свідчитиме поштова квитанція.

За змістом електронні та факс повідомлення мають ту ж інформацію, що й лист-запрошення, відмінним є лише спосіб пе­редання — засобами комп'ютерної пошти та факсом. Особливо зручною є електронна пошта, оскільки розсилання запрошень мо­же відбуватися в автоматичному режимі, з додаванням до кожно­го запрошення адреси та форми звернення.

При будь-якому способі відправлення запрошення важливо пе­реконатися в його одержанні адресатом. Це можна зробити в теле­фонній розмові з позначкою результатів одержання повідомлення у списку запрошених.

Доповіді, співдоповіді, звіти, тези виступів, довідки, економічні розрахунки, плани, огляди, що супроводжуються таблицями, гра­фіками,множаться в інформаційно-довідкових матеріалах, які готуються до проведення відповідного типу колегіального зібрання, й роздаються його учасникам. Така робота сприяє оперативному хо­ду самого зібрання, адже доповідач у стислий час акцентує увагу на основних моментах доповіді, а розмножені матеріали дають змогу його учасникам глибше проникнути в суть порушуваних питань.

Огляд інформації з питань порядку денного може подаватися також у формі нормативно-законодавчих, розпорядчих докумен­тів, актів ревізій тощо. Це можуть бути копії чи витяги з цих до­кументів. Для зручності вагому інформацію можна виділити під­кресленням маркерами, фломастерами тощо.

Керівники структурних підрозділів або певні посадові особи, компетентні з цих питань, добирають необхідну інформацію, оформляючи її у вигляді аналітичної довідки, можлива також підготовка з питань порядку денного інформаційно-оглядового ре­ферату. У разі потреби спеціаліст може запитувати інформацію з підвідомчих установ, інших підрозділів. Така довідка містить вичерпну та всебічну інформацію про стан справ з порушуваного питання. Вона має бути погоджена і підписана керівником струк­турного підрозділу, який готує відповідне питання для колегіаль­ного розгляду.

Складання проекту рішення — вагома складова підготовки ко­легіальних зібрань. Прийняття управлінського рішення — мета, заради якої вони проводяться. Проекти рішень із кожного питан­ня слід належним чином оформити як окремі документи. їх ма­ють подати заздалегідь посадові особи, які є доповідачами з цього питання. Наявність проекту рішення спрямовує перебіг подій що­до обговорення питання, сприяє поглибленому його розгляду, опе­ративному внесенню правок та доповнень.

Такі матеріали подають не пізніше ніж за 5 днів до дати, перед­баченої планом роботи колегіального органу, з метою їх попе­реднього вивчення та розгляду, якщо інше не передбачено Поло­женням.

Усі документи попередньої роботи засідання колегіального ор­гану мають бути зібрані та тиражовані не менше ніж за 48 годин до його проведення. До учасників вони мають надійти не пізніше ніж за 24 години до його початку.

У разі порушення встановленого порядку ^підготовки докумен­тів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівни­ку колегіального органу, який вирішує, буде це питання розгля­датися на засіданні чи буде зняте з порядку денного.

ЛЕКЦІЯ №71

Тема: Служба документаційного забезпечення управління (СДЗУ)

Мета: Познайомитися з нормативними документами, які визначають організацію і функціонування СЗДУ; визначити роль СЗДУ як самостійного структурного підрозділу

План

1. Організація роботи служби діловодства

2. Проблеми організації служби ДЗУ

3. Звітність канцелярії про виконану роботу

Самостійне вивчення

Визначте основні шляхи вдосконалення організації праці персоналу служби діловодства [7], с. 44

1. Організація роботи служби діловодства