2.Технологія прийняття управлінських рішень на засадах колегіальності

Таблиця 3

Порядок прийняття управлінських рішень на засадах колегіальності

Документування управлінської інформації

Здійснювана управлінська функція

1. Підготовка матеріалів до засідання колегіального органу

1.1. Визначення кола питань, учасників, місця та часу проведення

Порядок денний

перегляд плану роботи з метою виявлення планових питань засідань; збирання пропозицій, довідок з оператив­них питань тощо для внесення до порядку денного

Список учасників

визначення кола осіб: - компетентних з цього питання (мають досвід та знання); - безпосередніх учасників обговорюваних питань; - виконавців рішень

Регламент роботи

визначення доповідачів та співдоповідачів; з'ясування необхідного часу для обгово­рення та прийняття рішення з питання

1.2. Повідомлення учасників засідання

Оголошення; телефонограма; лист-запрошення; повідомлення за факсом; електронне повідомлення

розсилання, передання запрошень; підтвердження одержання запрошень; повідомлення керівників структурних підрозділів та співробітників

1.3. Уточнення списку учасників (за 4-6 днів)

Оформлення остаточного списку учасників та регла­менту роботи; повторне запрошення (у разі потреби);

підтвердження участі;

Продовження табл. 3

Документування управлінської інформації

Здійснювана управлінська функція

1.4. Внесення матеріалів на розгляд колегіального органу (5 днів до засідання⁷⁵)

Тексти доповідей; тези виступів; аналітичні довідки; проект рішення; довідки про погодження із зацікавленими структурни­ми підрозділами або інши­ми установами документів, що виносяться на розгляд та затвердження на засідан­ня колегіального органу

збір інформації (довідки, звіти, огляди, економічні аналізи, нормативно-правова база тощо); оформлення та тиражування довідково-інформаційних матеріалів

1.5. Перевірка готовності приміщення напередодні засідання

Кількість місць, технічне оснащення; санітарний стан

2. В день засідання

2.1. Підготовка приміщення, обладнання та необхідної документації для кожного учасника засідання

-

Провітрення приміщення; уточнення кількості робочих місць для учасників (кількість стільців, наявність па­перу, ручок тощо); перевірка наявності апаратури та її справ­ності (комп'ютер, проектор, екран тощо); готовність робочого місця стенографістки (якщо це передбачено) чи секретаря; підготовка комплекту документів для кож­ного учасника засідання та їх передавання (у разі потреби не менше ніж за 24 год.)

нтів на включення до порядку денного може ягати 15 днів (наприклад, для діяльності ко-них товариств).

⁷⁵ Термін подання докуме зазначатися в Положенні і с легіальних органів акціонер

Продовженн табл. 3

Документування управлінської інформації

Здійснювана управлінська функція

2.2. Зустріч та реєстрація учасників

Реєстраційний список учас­ників; програма зустрічі учас­ників (у разі значної кіль­кості учасників та різних місць перебування); анкети учасників (карт­ки) — при значній кількос­ті учасників; реєстрація посвідчень про відрядження

зустріч та реєстрація учасників; з'ясування потреби учасників у зворотних квитках (потяг, літак, автобус тощо); видавання канцелярського приладдя та довідково-інформаційних матеріалів; організаційна робота

3.

Під час засідання

3.1. Відкриття засідання та організація його роботи

Затвердження регламенту роботи; затвердження порядку ден­ного

повідомлення про початок засідання; повідомлення про кількість присутніх на засіданні, наявність кворуму; оголошення регламенту роботи

3.2. Розгляд питань порядку денного

Протоколювання подій (стенографування, фоноза-пис, відеозапис, запис пе­ребігу подій на чорновому варіанті протоколу); запис результатів голосу­вання; запис прийнятих рішень

оголошення першого пункту порядку ден­ного, надання слова доповідачеві; запрошення присутніх до обговорення пи­тань порядку денного; підбиття підсумків з питання, пропозиція сформулювати та прийняти рішення з пи­тання; запрошення проголосувати за прийняті рі­шення з питання; підрозділ 3.2. повторюють для подальших пунктів порядку денного

3.3. Повідомлення про закриття засідання

4.

Після засідання

4.1. Протоколювання подій

Оформлення протоколу за­сідання (протягом 1-5 днів)

редакційна правка аудіозаписів; редагування записів перебігу подій; розшифрування стенограм

1 ТО

Продовженн табл. 3

Документування управлінської інформації

Здійснювана управлінська функція

5. Доведення рішення до виконавців

Доведення до відома вико-

навців управлінських рішень

шляхом видання:

- постанов (вищими орга-

нами влади),

- рішень (колегіальними

органами організацій);

множення і тиражування матеріалів,

— наказів (керівниками

передання рішень виконавцям згідно зі

організацій);

списком надсилань

- розпоряджень (керівни-

ками організацій);

- витягів із протоколу

(для протокольних

рішень інформаційного

характеру)

6. Організація контролю за виконанням рішення колегіальних органів

Ведення контрольно-реєс-

траційних форм (журналу, картотеки тощо) із зазна-

постійний контроль за виконанням прий­нятих рішень;

ченням термінів виконання

прийнятих рішень та відпо-

організація звітної роботи відповідальних виконавців стосовно виконання ними дору-

відальних виконавців (див.

чєнь

дод. 2.8.1);

звіт відповідальних вико-

навців

7. Поточне та архівне зберігання документів колегіальних органів

направлення виконаних документів до

Формування справи; оформлення заголовків

справ; розміщення протоколів за їх порядковими

кппо тз •

номерами;

ілірахі,

опис справ

формування додатків до протоколу або

в окрему справу, або разом з протоколами

у хронологічному порядку

Зберігання справ у відділі

видання матеріалів для поточної роботи

(2 роки)

Передання на архівне збе-

постійний строк зберігання в архіві з пра-

рігання

вом роботи з архівними матеріалами