Лекція № 27
Тема: Загальна xарактеристика і склад розпорядчих документів.
Мета: Вивчити типологію розпорядчих документів; особливості організації тексту розпорядчих документів; складання наказів
План
Загальна характеристика розпорядчих документів.
Накази з питань основної діяльності.
1. Загальна характеристика розпорядчих документів.
Будь – яка установа, підприємство, організація, фірма незалежно від форми власності самостійно вирішує проблеми документаційного забезпечення управління. Робота з документами була, є і залишається одним з головних напрямів діяльності організації, оскільки завжди виникає необхідність фіксування тої чи іншої управлінської інформації в документальній формі.
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підпри-ємства становлять організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові та ін. документи.
Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації. Ви всі добре знаєте визначення документу, я лише узагальню його. Це одне з важливих сховищ людської пам’яті.
Інформація документа – є основою для прийняття управлінських рішень. А вже від якості управлінських рішень залежить ефективність діяльності будь – якої галузі.
Ні для кого не секрет, що одна з причин неякісного прийняття управлінських рішень – слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньо володіють комплексом методів, способів і прийомів роботи з документами.
Сьогодні ми розглянемо одну з найважливіших груп управлінської документації – розпорядчі документи.
ЦЕ управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління.
Вони призначенні для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності таким чином РД відіграють провідну роль в управлінні і залишаються важливим атрибутом будь-якої організації.
Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи встановлені адміністративно- правові відносини, є правовими актами нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних рівнях. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб єктів управління.
Порядок створення, оформлення та застосування розпорядчих документів поряд з іншими регламентується нормативною базою діловодства в Україні, яку умовно можна поділити на декілька груп. Першу групу становлять Конституція України і закони України (з-н України «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи та ін.)Другу – правові акти з діловодства («Примірна інструкція……..від 17.10.97 № 1153», «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян», Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. Третю – різноманітні типові й примірні інструкції з діловодства конкретних органів (н-д в ОДПСУ, органів місцевого самовря-дування) Та окрема група – спеціальне діловодство (н-д у сфері юридичної діяльності –Правила ведення нотаріального діловодства, діловодства в судах та ін.)
Отже нормативно – правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування бо стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів юридичних осіб (підприємств, установ, організацій).
Причому не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати.
Хочу зазначити, якщо у державних установах все-таки існують традиції діловодства і керівники державних установ приділяють велике значення його веденню, то нажаль у приватному секторі, де мають місце випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. Тому наша мета навчити і виховати у Вас почуття великої відповідальності у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією – це система керування. Від його якості залежить велика частка успішності і прибутковості організацій.
Аналіз показує, ще й досі в Україні відсутній один нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами.
А діяльність багатьох сучасних корпорацій, компаній, фірм давно вийшла за межі національних кордонів (наявність представництв у багатьох країнах світу) Саме ці нові економічні реалії зумовлюють поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.
Всім відомо, що сьогодні ми знаходимося на шляху входження нашої держави до європейського, політичного, інформаційного, економічного і правового простору. І актуальним є застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.
І тому Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства вже розробляється проект концепції впровадження норм міжнародного стандарту.
Дотримання нормативної бази сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами.
Рівень розвитку суспільства визначається не лише ступенем економічного прогресу, а й розвитком культури управління.
За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв’язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Серед них – чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємства.
Здобутки документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності з кожним роком усе більше важать в сфері діяльності апарату управління різного рівня, а вимоги часу потребують докорінної перебудови документообігу, орієнтованого на нові інформаційні технології. Традиційні методи (емпіричні) вже давно себе не виправдовують. Необхідність інформатизації докуме-нтообігу, забезпечення якості документів, їх правильне оформлення на електронних носіях стає вимогою часу. Без інформатизації документообігу неможлива інформатизація управління в цілому.
Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу — юридична підстава їх створення.
Юридичною підставою можуть бути закони України, постанови КМ, розпорядження Президента України, тобто розпорядчі документи вищих державних органів, документи колегіальних органів місцевих рад і їх виконкомів.
Установа або структурний підрозділ може, в свою чергу, виступити ініціатором розробки будь-якого питання розпорядчого документа.
Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.
Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.
Складання розпорядчих документів — досить складний процес
1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпо-рядчого документа)
Проекти розпорядчих документів готуються за дорученням керівника організації, з ініціативи керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. В останньому випадку рішення про видання розпорядчого документа попередньо обговорюється з керівником організації, і розробка проекту документа розпочинається тільки після одержання його принципової згоди на видання розпорядчого документа. Видання розпорядчих документів може бути ініційоване виробничими потребами установи, зафіксованими у доповідних та службових записках з резолюцією керівника, довідках аналітичного чи інформаційного характеру, пропозиціях, висновках, актах, планах, програмах, звітах, службових листах тощо.
Розпорядчі документи можуть також видаватися на підставі:
- законів, постанов, розпоряджень уряду;
- наказів, директивних вказівок вищих органів;
- організаційних документів (положень, правил, інструкцій)
У разі потреби видання документа керівник приймає рішення про структурний підрозділ, посадову особу або групу осіб, що повинні будуть займатися підготовкою проекту наказу (розпорядження) і дає відповідне зав-дання. У разі прийняття управлінського рішення, що стосується діяльності кількох підрозділів, для підготовки проекту розпорядчого документа ство-рюється тимчасова комісія чи група працівників.
2. Збір та аналіз інформації з питання
В основу процесів управління передусім покладена система інформаційної життєдіяльності. Найважливішою умовою ефективності управлінського рішення є використання при підготовці проекту документа об'єктивної, достовірної, надійної, повної і своєчасної, інформації, щоб ви-ключити необхідність коригування прийнятих рішень через недоопра-цювання наказу.
Збір та аналіз інформації, необхідної для ухвалення рішення, зді-йснюється на основі оперативної документації установи, документів, що надходять з вищих, підвідомчих та інших організацій, законодавчих актів, нормативної документації, наукових досліджень, періодичної преси й ін.
У процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень, і після всебічної оцінки обирається одне, найбільш прийнятне. Воно і покла-дається в основу проекту розпорядчого документа.
3. Підготовка проекту розпорядчого документа
Результатом обговорення інформації є напрацювання управлін-ського рішення, яке фіксується на цьому етапі в проекті розпорядчого документа. Оформлення проекту розпорядчого документа проводиться за тими ж правилами, що передбачені й для остаточного варіанта документа.
Якщо проект розпорядчого документа має пройти складну процедуру погодження, він спочатку оформляється не на бланку, а на стандартному аркуші паперу з проставленням у верхньому право му куті (з орієнтовним відступом від межі лівого берега 145 мм) слова «Проект».
Текст проекту наказу (розпорядження) повинен складатися за формою остаточного документа, бути змістовним, дбало оформле ним тощо.
4. Погодження проекту розпорядчого документа
Погодження проекту документа полягає в його візуванні (якщо для видання документа досить внутрішнього погодження) і зовнішньому погодженні, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших уста-новах (зазвичай при прийнятті нормативно правових актів вищими орга-нами виконавчої влади).
Зовнішнє погодження проекту розпорядчого документа оформ-ляється на окремому аркуші — «Аркуші погодження».
Внутрішнє погодження (візування) проводиться в структурних підроз-ділах організації із зацікавленими працівниками. У процесі погодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Якщо зауваження і доповнення незначні вони вносяться безпосередньо до проекту наказу (розпорядження) представленого для погодження, якщо ж зауваження і доповнення носять серйозний і принциповий характер, вони оформляються на окремому аркуші і повертаються виконавцеві разом із про ектом документа. Розробники проекту наказу (розпорядження) можуть погодитися із зауваженнями і доопрацювати проект документа, але мають право і відмовитися від них, наполягаючи на власній думці. В останньому випадку розробники проекту розпорядчого документа при представленні остаточного варіанта документа на підпис керівникові зобов'язані подати всі зауваження, одержані в ході погодження документа. Керівник організації при ухваленні остаточного рішення має право висловити власну думку. У випадку згоди керівника з висловленими зауваженнями розробник проекту наказу (розпорядження) змінює проект документа з урахуванням думки керівника.
При візуванні проекту наказу (розпорядження) необхідно перевірити правильність його оформлення і відповідність чинним вимогам до складання розпорядчих документів. Юридична служба при візуванні проекту документа повинна визначити доцільність оформлення цього питання наказом або розпорядженням, відповідність проекту документа чинному законодавству, перевірити відсутність протиріч раніше виданим наказам. Візування проекту наказу (розпорядження) оформляють на лицьовому боці останнього аркуша документа, а за відсутності місця — на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа або на окремому аркуші погодження.
5.Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд
Порядок внесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва передбачає остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку установи і подання його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення тоді, коли проект розпорядчого доку-мента готується за дорученням вищої організації (наприклад, за дору-ченням уряду, державного органу виконавчої влади тощо). У цьому випадку проект документа оформляється не на бланку установи, а на звичайних аркушах паперу і направляється до вищої організації із суп-ровідним листом і пояснювальною запискою, в якій роз'ясняються окремі положення проекту документа.
6. Прийняття рішення (підписання, реєстрація)
Підписання розпорядчого документа керівником—основний виріша-льний етап підготовки розпорядчого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в офіційний, надаючи йому юридичної чи-нності. Після підписання документа прова-диться його реєстрація — присвоєння реєстраційного індексу документа, у разі потреби проставля-ється відбиток печатки.
Доведення розпорядчого документа до виконавців
Доведення розпорядчого документа (наказу, розпорядження) до виконавців стадія, на якій проводиться, по-перше, тиражування документа, по-друге, його розсилання або передавання всім виконавцям. Для цього виконавець готує разом з проектом наказу список розсилань, де зазна-чаються підрозділи (посадовці), до відома яких необхідно довести наказ. Якщо дія розпорядчого документа не поширюється на підвідомчу систему, можна обмежитися ознайомленням виконавців зі змістом розпорядчого документа з проставленням їх підписів на зворотному боці розпорядчого документа.
Розсилання розпорядчого документа повинні проводитися якомога швидше, оскільки термін виконання наказу (розпорядження) відлічується від дати підписання документа.
8. Організація контролю за виконанням розпорядчого документа
Організація контролю за виконанням розпорядчих документівполягає у:
- веденні контрольно-реєстраційної картотеки;
- погодженні, а у разі потреби й перенесенні строків виконан-
ня розпоряджень;
-організації звітної роботи відповідальних виконавців стосовно виконання ними доручень;
- узагальненні даних та доведенні їх до керівництва;
- внесенні пропозицій щодо вдосконалення ведення діловодства та виконавчої дисципліни тощо.