5. Характеристика і собливості складання інструкції.

Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, інструкція з діловодства, інструкція про порядок призначення стипендії і інше. Це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов2язкові для виконання.

Розрізняють відомчі інструкції й міжвідомчі.

До відомчих належать інструкції обов»язкові для системи одного відомста (міністерства)

До міжвідомчих – такі, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов»язкові для ПУО цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень, наказів.

ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення» характеризує інструкцію «як офіційне чи нормативне виробничо-практичне видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або користування виробами і послугами».

Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:

-такі, що регламентують порядок виконання певного процесу, функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими особами). Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників», затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58, «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в Пенсійному фонді України та його органах» від 27.06.2002 № 11-1, зареєстрованому Міністерстві юстиції 12 липня 2002 р. за № 588/6871;

- такі, що визначають функції, посадові обов'язки, права, від­повідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.

6. Посадова інструкція.

Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його функціональні обов'язки, права, відповідальність, ваємовідносини з іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до посади.

Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і забезпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу об'єк-тивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до праців-ників заходів адміністративного впливу, Посадові інструкції дозволяють реалі-зувати основний принцип раціональної організації праці — принцип поділу і кооперації праці.

Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обов'язків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадо-вих інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Розробляючи посадові інструкції, слід керуватися чинним Державним класифікатором України «Класифікатором професій (ДК 03-95)», затвердженим наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації від 27.07.95 №257 (з подальшими змінами і доповненнями), а також Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з наступ-ними змінами та доповненнями. Кваліфікаційні характеристики охо-плюють основні категорії працівників — керівників, спеціалістів, технічних працівників — і встановлюють коло посадових обов'язків, вимоги до квалі-фікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.

Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні описува-ти дії, що виконуються працівником на конкретному робочо му місці. Термін чинності — до заміни новими, їх переглядають в єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного роз­кладу (зазвичай один раз на п'ять років під час проведення атестації). Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку підприємства. Документ підписує безпосередній керівник праців­ника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які пе-ребувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджувати­ся відповідними заступниками за функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники заці-кавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обов'язків у повному обсязі кожен пра­цівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні на роботу, при цьо­му на першому примірнику посадової інструкції працівник про­ставляє ознайомлювальну візу за формою:

«З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)».

Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в по­садовій інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі установи (як правило, у відділі кадрів), копії — у керівника служ­би і на кожному робочому місці.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:

- самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися резуль­тати праці;

- при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника, ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування і перепідготовку (підви-щення, переміщення, звільнення, зара­хування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т. п.);

- для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого від­бору робітників при найманні, визначенні рівня відповід­ності кандидатів на вакантні посади;

- при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні сис­тем оплати праці;

- для вдосконалення організаційної структури, планування за­ходів щодо підвищення продуктивності праці.

Основні вимоги до створення посадових інструкцій

Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основ­них функцій, що виконує працівник, а його обов'язки повинні ви­ходити з основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх інших.

Основне призначення цього нормативного документа — відповісти на запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і на питання керівника «Хто винен?» у випадку, коли отрима-ний результат не збігся із очікуваним.

Структура посадової інструкції

Текст документа містить такі обов'язкові розділи:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обов'язки (або функції).

3. Обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що від­творюють:

• знання та вміння працівника;

• кваліфікаційні вимоги,

• взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Розділ «Загальні положення» фіксує назву посади, відділ, під­розділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є).

Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організацій­ної структури із зазначенням конкретного структурного підроз­ділу і керівника вищого рівня.

Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації і практично не впливає на якість самого до­кумента, він повинен бути уніфікований у всіх відповідних орга­нізаційних документах.

Розділ «Завдання та обов'язки» повинен дати точні, стислі й недеталі-зовані відповіді на такі запитання:

• чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;

• чому ця посада і ця робота існують в організації;

• яким цілям організації відповідає ця посада;

• що для цього повинен робити працівник.

Посадові обов'язки подають у формі переліку, що показує, чо­го повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінце­вому результаті.

Критеріями добре створеного переліку основних обов'язків є наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи.

Правильно сформульовані обов'язки говорять про те, «що по­винен робити працівник», а не «як».

Їх поділяють на пункти таким чином, щоб:

- виокремити дію, яка веде до кінцевого результату; причому, щоб кожне визначення обов'язку закінчувалося чітким кін­цевим результатом;

- декілька кінцевих результатів не об'єднувалися в один пункт;

- жоден з елементів кінцевого результату не поділявся на декілька пунктів;

- кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало «поза часом» (якщо не змінювалася суть роботи, посадові обов'язки залишаються чинними тривалий час).

Розглянемо як приклад структуру визначення обов'язку інспектора з відділу кадрів: «Оформляє прийом, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, пол-жень, інструкцій і наказів керівника підприємства».

Тут:

- дієслово: «оформляє»;

- функція: «приймання, переведення і звільнення»;

- кінцеві результати: «облік особового складу». Формулювання обов'язків має передбачати методи оцінювання. Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи звичайно містить від п'яти до десяти визначень.

Основні посадові обов'язки можуть бути подані у вигляді карти функці-ональних обов'язків. Це дає змогу:

- раціонально розподілити обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність виконання завдань за рахунок введення кіль-кісних показників тривалості їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути конфлікти між керівниками і підлеглими;

- чітко визначити взаємовідносини працівника з іншими спеціалістами;

- підвищити особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання обов'язків.

Наповнення карти функціональних обов'язків може бути здійснено двома шляхами:

У цьому випадку нормативи витрати часу на розв'язання поставлених перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного опитування спеці-алістів про витрати праці і терміни їх вирішення, у разі якщо відсутні типові норми часу.

Методика карти робочого дня

Ця методика потребує більших зусиль і витрат для впорядкування карти функціональних обов'язків, але ефективність від її використання також більша.

Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність робіт з її запо-внення:

1. Формування робочої команди.

2. Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників.

3. Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками ін­формації.

4. Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною категорією працівників у підрозділі.

Слід зазначити, що використання карти функціональних обов'язків як інноваційної технології дає можливість ефективно та обґрунтовано керувати всіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.

Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що забе-зпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов'язків.

Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.

Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність пра-цівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обов'язків з урахуванням чинного трудового законодавства. Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних обов'язків здійснюється керівником пра-цівника із застосуванням у разі потреби:

- заходів адміністративного впливу, що починаються адміністрацією органі-зації відповідно до Цивільного кодексу і типових правил внутрішнього роз-порядку;

- заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці. Додаткове наповнення посадової інструкції Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік таких, які не-обхідніі працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід. Розділ «Кваліфікаційні вимоги» охоплює вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп'ютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.

Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички (наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД). Для ефективного виконання посадових обов'язків часом потрібні спеціальні особисті навички, пов'язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або складати посадові інструкції, тощо.

Розділ «Додатковий спеціальний досвід» визначає час, витра чений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підви щення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кад-рів не менше двох років.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» містить перелік функці-ональних зв'язків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управлінння і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

Розділ «Заохочення» визначає форми матеріального і морального заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати безпроцентний кредит.

ЛЕКЦІЯ №34

Тема: Оформлення розпоряджень та постанов

Мета:З’ясувати особливості оформлення; охарактеризувати обов’язкові реквізити; розкрити структуру документів

План

1. Оформлення розпоряджень

2. Оформлення постанов

Самостійне вивчення

Характеристика і особливості оформлення спільної постанови двох організацій

1. Оформлення розпоряджень

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається керівниками різ­них рівнів. Розрізняють три основні види розпоряджень.

1. Розпорядження, що видаються одноосібно керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до компетенції, визначеної законодавством. Такі розпорядження містять підзаконні офіційні рішення, прийняті з дотриманням установленої про­цедури, і мають юридичні наслідки. Розпорядження є обов'язковими для виконання всіма органами управління, суб'єктами господарюван­ня незалежно від організаційно-правової форми, а також громадськими об'єднаннями, посадовими особами і громадянами, які проживають на даній території. Розпорядження, що зачіпають інтереси громадян, опри­люднюються в офіційних виданнях в установленому порядку і набувають чинності з моменту їх опублікування.

2. Розпорядження, які видає керівник колегіального органу для єди­ноначального вирішення певних питань.

Ці два види розпоряджень належать до категорії основних розпоряд­чих документів відповідних установ, колегіальних органів або посадових осіб.

3. Розпорядження, що видаються керівниками установ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цієї установи або органу вищого рівня, а також з виробничих, господарських і адміні­стративних питань. Як правило, такі розпорядження мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола посадових осіб.

Розпорядження цього виду виконують в управлінській діяльності до­поміжну роль.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на міс­цях, а також організації, установи та службові особи. Во­ни містять певне коло питань і діють протягом зазначе­ного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосуватися конкретних ланок його роботи, окремих громадян.

Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогіч­ним порядку оформлення наказів . Розбіжності виявля­ються в такому; розпорядча частина починається словами «пропоную» або «зобов'язую», які, так само, як і в наказах, друкуються окремим ряд­ком, без відступу від лівого берега, великими літерами.

Відрізняють­ся зазначені правові акти ще й тим, що накази в основ­ному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження — з конкретних.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).