2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін до організаційних документів та їх зберігання.
Розробниками організаційних документів є керівництво установи або структурного підрозділу із залученням кваліфікованим спеціалістів, що добре знають роботу установи в цілому і з окремих напрямів, а також працівників юридичних служб.
Оформляють організаційні документи на стандартному аркуші паперу. Формуляр організаційних документів містить такий склад обов'язкових реквізитів:
- Назва установи та/або структурного підрозділу (якщо документ затверджує керівник структурного підрозділу);
- Назва виду документа;
- Дата;
- Реєстраційний індекс документа;
- Заголовок до тексту;
- Підпис;
- Гриф затвердження;
- Гриф погодження (у разі потреби);
- Візи.
Датою організаційного документа є дата його затвердження. Текст більшості організаційних документів поділяється на розділи, які мають свої заголовки та поділяються на пункти, нумеровані арабськими цифрами.
У процесі підготовки організаційні документи підлягають погодженню з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою, заступниками керівника організації або з одним із його заступників, який коригує цей напрям діяльності установи.
Організаційні документи, залежно від виду і різновиду, в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом:
- вищою організацією;
- керівником цієї ж організації;
- колегіальним органом - зборами акціонерів чи радою директорів;
- керівником структурного підрозділу.
Затвердження організаційного документа може провадитися проставленням грифу затвердження посадової особи або ж розпорядчим документом керівника або колегіального органу (постановою, рішенням, наказом, розпорядженням).
В установі, що працює в умовах стабільності і не зазнає суттєвих змін видів діяльності, організаційної структури тощо, потреба вносити зміни та допов-нення до організаційних документів може виникнути один раз на кілька років. Залежно від характеру та гли-бини зміни та доповнення розробляються та вносяться розпорядчими актами (наказом, розпорядженням керівника) або ж у разі реорганізації установи розробляються та затверджуються нові.
Порядок внесення змін і доповнень до організаційних документів та їх перегляду залежить від виду документа. Наприклад, зміни та доповнення до статуту організації у разі потреби вносять відповідно до встановленої законом процедури — рішенням вищого органу управління організацією (загальних зборів акціонерів чи учасників та ін.) з обов'язковим інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств (виконкому). Зміни до штатного розкладу вносять у разі потреби наказом або розпорядженням керівника. Цими ж розпорядчими документами вносять зміни та доповнення до положень про структурні підрозділи.
Організаційні документи за терміном чинності належать до документів безстрокової дії, що мають юридичну силу до їх скасування чи затвердження нових.
Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів збері-гання документів визначено такий термін зберігання дркументів(див. табл. 2 на стор. 100).
