Лекція № 25-27

Тема: Характеристика і особливості оформлення організаційних документів.

Мета: Ознайомити студентів з організаційнимидокументами; особливостями складання

положень, інструкцій, правил

План

1. Загальна характеристика і склад групи організаційних документів.

2. Особливості складання, затвердження, внесення змін до організаційних документів та їх зберігання.

3. Характеристика і особливості статуту.

4. Характеристика і особливості оформлення положення.

5. Характеристика і особливості складання інструкції.

6. Посадова інструкція

1. Загальна характеристика і склад групи організаційних документів.

Більшу частину на або навіть весь документаційний фонд установи, за твердженням С. Г. Кулешова, становить «управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій упра-вління».

Тлумачення терміна «документація» має наукове підґрунтя. На думку основоположника вітчизняного документознавства К. Г. Мітяєва, крім сукупності документів, цей термін вживається на означення процесу створення і обробки службових документів будучи синонімом діловодства..

К. Г. Мітяєв, характеризуючи загальне діловодство І половини XX ст., чинне місце у складі внутрішньої документації відводив документам, що врегульовують правові основи установи, підприємства, організації (статути, положення, постанови), в яких визначаються завдання і фун-кції, організаційна структура і поря док роботи як установи в цілому, так і окремих її підрозділів.

У ДК 010-98 ця документація представлена у складі організаційної та розпорядчої документації як підсистеми управлінської двома підкласами — документацією з організації систем управ ління (підклас 0201) та документацією з організації процесів управління (підклас 0202) (далі — організаційна документація).

Авторський колектив підручника «Организация работы с документами» до функцій організації системи і процесів управління відносить:

- створення організації, включаючи вибір її організаційно-правової форми;

- формування її структури;

- визначення штатної чисельності і складу (номенклатури) посад ке-рівників, спеціалістів, технічних виконавців та їх тарифікацію за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС);

- регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;

- формування колегіальних та дорадчих органів управління;

- ліцензування діяльності (у разі потреби);

- встановлення режиму роботи і системи охорони, оплати праці робітників і оцінки їх праці;

- реорганізацію, ліквідацію та деякі інші види робіт.

Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і регламен-тують цілі, завдання, структуру, функції, механізм організації роботи, відповідальність, права та обов’язки органів управління і працівників підприємства.

Організація процесів управління в організаціях, установах, підприємствах різних організаційно-правових форм документується у таких номіналах ОРД:

- статут підприємства, установи, організації;

- положення про підприємство, установу, організацію;

- положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи підприємства;

- регламент роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату упра-вління або керівництва;

- структура і штатна чисельність апарату управління підприємства;

- штатний розпис та переліки змін до них;

- інструкції з окремих видів діяльності, які потребують регламентації (наприклад, інструкції з діловодства, інструкція з експлуатації певного типу обладнання тощо);

- посадові інструкції працівників;

- правила, пам’ятки, наприклад внутрішнього трудового розпорядку. Оргаанізаційні документи, реалізуючи норми адміністративного права, є правовою основою діяльності установ, а отже, обов’язкові для виконання. З огляду на їх тісний зв’язок з юридичними дисциплінами їх визначають як правові акти (нормативного чи ненормативного) характеру. У книзі К. Г. Мітяєва «Теорія і практика архівної справи» читаємо: «Документація з правового становища установи (статути, положення, витяги із законодавчих актів та ін.) зазвичай представляє нечисленну, проте досить важливу групу справ, сформованих за номінальною, а іноді за питально-предметною ознакою».

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб на тривалий час.

Всі організації, установи, підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями, правилами

Зазначені правові акти розробляють­ся висококваліфікованими спе-ціалістами. Цьому передує значна робота з вивчення різноманітних аспектів діяль­ності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

В управлінські діяльності провідну роль відіграє ор­ганізаційна документація тісно поєднана з розпорядчою (ОРД). Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правово­го закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування ос­новних груп орга-нізаційно-розпорядчих документів регла­ментується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Організаційні документи створюються на підприємствах, установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, інф.-довідковими, документами колегіальних органів, тобто вони відносяться до документації із питань загальної діяльності.

Основною ознакою організаційних документів є те, що всі вони ство-рюються на основі типових орг. документів вищестоящих органів, розроблених для всіх сфер діяльності. Як правило, зі створенням орг. документів починається діяльність будь-якого підприємства, установи, організації.

В орг. документи можна вносити зміни, в разі потреби і перезатверджувати але у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.