2. Правила оформлення

Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції з діловодства установи, що встановлює єдині правила докумен­тування діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації, контролю виконання і збереження документів та має обов'язковий характер для всіх працівників.

Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів, що регулюють сукупність організаційних, трудових та ін­ших відносив з конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших цент­ральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердже­ної Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпоряд­чу документацію, інших положень державних нормативно-право­вих актів, актів спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи (див. навчальний еле­мент 1.3) з урахуванням специфіки конкретної установи.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документації.

Варто з'ясувати, що основне завдання згаданої вище Примір­ної інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), — дати необхідний методичний матеріал для організації діловод­ства. Водночас Примірна інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами інструкція з діловодства уста­нови, підписана, затверджена чи впроваджена окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом, обов'яз­ковим до виконання усіма співробітниками.

Нормативні акти з діловодства не визначають структуру ін­струкції і її типовий зміст, відсутні і методичні документи з її роз­робки. Склад розділів, їх послідовність, наявність додатків інструк­ції з діловодства конкретної установи визначається її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їх створення або одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне зберігання.

Основними розділами інструкції можуть бути такі:

1. Загальні положення.

2. Підготовка службових документів:

2.1. Загальні вимоги;

2.2.Фірмові бланки;

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів.

3. Оформлення окремих видів документів:

3.1. Наказ;

3.2. Розпорядження;

3.3. Протокол засідання;

3.3. Службовий лист;

3.4. Акт та ін. документи (залежно від специфіки діяльності установи).

4. Порядок погодження документів.

5. Порядок підписання документів.

6. Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

7. Організація документообігу:

7.1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутріш­ніх документів;

7.2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно-пошукових систем;

7.3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

8. Організація контролю за виконанням документів.

9. Робота виконавця з документами.

10. Організація зберігання документів:

10.1. Порядок зберігання документів;

10.2. Складання і ведення номенклатури справ;

10.3. Формування справ;

10.4. Оформлення справ;

10.5. Оперативне зберігання справ;

10.6. Передавання справ на архівне зберігання.

11. Ксерокопіювання і тиражування документів.

12. Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів,

13. Використання факсимільного зв'язку.

Пропонована структура Інструкції з діловодства носить примірний характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його структури, порядку проходження документів, на­явності відокремлених ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів, доповнюватися іншими розділами, на­приклад: документування роботи колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.); оформлення листування з іно­земними партнерами, використання електронної пошти та ін.

Особливе правове значення в Інструкції з діловодства має розділ «Загальні положення», в якому встановлюються:

- призначення інструкції;

- підстави її розробки;

- відповідальність працівників за організацію діловодства;

- загальні принципи роботи з документами.

Основне завдання інструкції з діловодства — встановлення за­гальних правил і єдиного порядку документування й організації роботи з документами в установі, мета інструкції — вдосконален­ня роботи з документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської праці.

У розділі «Загальні положення* Інструкції з діловодства зазначається:

- організація діловодства, контроль за веденням діловодства здійснюється в структурних підрозділах;

- відповідальність за організацію діловодства в структурних під­розділах покладається на керівників підрозділів, для чого ке­рівник призначає відповідального за організацію діловодства в підрозділі, що і забезпечує облік документів, проходження документів у встановлений термін, ознайомлює працівників із нормативними і методичними документами з діловодства.

Працівники установи несуть персональну відповідальність за виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і виконання документів, їх правильне оформлення і схоронність. Про випадки втрати службових документів негайно доповідають керівництву підрозділу й у діловодну службу установи.

Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У додатках до інструкції, як правило, розташовують:

- зразки фірмових бланків документів;

- уніфіковані форми основних видів документів (наказ, розпо­рядження, службовий лист та ін.);

- класифікатори, що використовуються при роботі з докумен­тами (класифікатори структурних підрозділів, видів доку­ментів, посадових осіб, предметно-питальний);

- форми журналів і карток, що використовуються для реєст­рації й обліку документів;

- перелік документів, що підлягають затвердженню; - - - перелік документів, що засвідчуються відбитком печатки ор­ганізації;

- перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі діловодства тощо;

- номенклатуру справ,

- зразки оформлення обкладинок справ;

- форми описів справ;

- список постійних кореспондентів та ін.

До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів доку­ментів.

Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується порядок роботи з документами обмеженого доступу.

Про їх наявність буде зазначено у «Загальних положеннях» Інструкції з діловодства:

- організація роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу (державну таємницю, конфіденційну ін­формацію), регулюється спеціальними інструкціями, що зат­верджує керівник установи;

- передавання службових документів і їх копій стороннім орга­нізаціям, а також їх публікування допускається тільки з доз­волу керівництва установи;

- при перебуванні працівника у відпустці, у відрядженні, звіль­ненні або переміщенні наявні в нього документи за вказівкою керівника підрозділу передаються іншому працівникові.

Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і мето­дів роботи з документами, а отже, і форм документів, які викорис­товуються у діяльності установи. Реалізується ця функція розроб­кою Табеля уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.

Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:

- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в ор­ганізації, і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціональним призначенням і завданням уп­равлінської діяльності (або за структурними підрозділами);

- уніфікації складу і форм управлінських документів, скоро­чення застосовуваних форм документів, виключення з форм документів дублювання показників;

- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури підготовки управлінських документів або її окремих, най­важливіших етапів;

- оптимізація документообігу організації шляхом упорядку­вання інших технологічних процесів діловодства, підвищен­ня їх ефективності з використанням комп'ютерних інфор­маційних технологій.

Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки документів.

Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм доку­ментів одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходжен­ня документа в організації, тим самим вія дозволяє оптимізуваги і документообіг установи.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяль­ністю виконавців, окрім, звичайно, непередбачених форм документів.

У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів установи, він є нормативним документом і затверджується керівником установи.

Як правило,поряд з розробленням Табеля форм документів проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документів, включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним продовженням.

Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто вне­сення в них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля й Альбому форм – досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок. Багато установ залучають для цього на договірних засадах спеціалізовані організації, що займаються вдосконаленням організації управління.

До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи вклю­чаються затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною діяльністю.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примір­ник інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів. Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найваж­ливішим управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформа­цією можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно регламентована й організована від­повідно до сучасних вимог технічного та кадрового забезпечення.