3. Бланк листа

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09 (із зазначенням банківських реквізитів та без них). На бланку листа рекомен­довано розміщувати обмежувальні відмітки для розташування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланки листів, на відміну від загальних, мають спеціальне призначення: винятково для листів (додатки 2.3.1 — 2.3.5).

З'ясуємо особливості бланків листів у порівнянні із загальним бланком. Передусім визначимо спільний склад реквізитів. Зіста­вивши, маємо реквізити, що фіксують загальні відомості про уста­нову: 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09 — та обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12,19, 20. Визначимо, які реквізити порівняно із загальним бланком є відмінними, тобто притаманними лише для бланків листів. Це обмежувальні позначки для реквізитів 13, 16, 18, 21. Вра-ховуючи, що наявність обмежувальних позначок для реквізитів 16, 18, 21 не обов'язкова, встановлюємо закономірність: бланк листа з-поміж інших передусім вирізняє реквізит 13 — поси­лання на реєстраційний індекс та дату документа, на який дають відповідь. Власне, за цим реквізитом ми ідентифікуємо бланк листа.

Констатуємо особливості складу реквізитів бланка листа:

- реквізит 13 наявний лише у листах;

- бланк листа не може містити місця складення або видання документа (реквізит 14).

- наявність реквізиту 13 виключає присутність реквізиту 14;

- у листах як номіналу ОРД ніколи не зазначають назви виду документа (реквізит 10).

Раціональнішим і зручнішим є варіант бланка листа з кутовим розташуванням реквізитів: зліва розміщують реквізити бланка установи — власника документа, справа — адресата.

4. Бланк конкретного виду документа

Спеціальне призначення мають також бланки конкретного виду доку-мента — наказу, розпорядження, довідок і т. ін. Бланки конкретних видів документів доцільно виготовляти друкарським способом, якщо в організації ство­рюють велику кількість цих видів документів на рік (більше 200). Проте при незначному документообігу рекомендовано створення його електронної версії.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08 (у разі надсилання документа від імені структурного підрозділу), 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 19, 20.

Отже, для створення такого типу бланків загальний бланк доповнюють реквізитами:

05- код форми документа за ДКУД;

10- назва виду документа.

Як бачимо, назва виду документа може бути зафіксована у та­кий спосіб:

- заздалегідь відтворена на бланку конкретного виду документа;

- долучена до складу реквізитів загального бланку організації під час безпо-середнього оформлення документа;

- зафіксована за допомогою друкарських засобів на чистому аркуші паперу під час оформлення документа.

На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів назву ви­ду документа розміщують центровано стосовно робочої площі до­кумента, а з кутовим — від межі лівого берега у лівому верхньому куті під назвою організації.

На бланках організацій — суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» вико­ристовувати поряд з українською мови національних меншин, реквізити 06, 07, 08, 09 друкують українською мовою та мовою національної меншини на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспон-дентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною .

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Крім названих видів бланків, у ряді установ із великим документообігом певними посадовими особами можуть використовува­тися посадові бланки. На бланках посадової особи додатковий реквізит «назва посади» розміщують нижче реквізиту «назва організації» (07) та, за рішенням установи, до бланка може бути внесена назва організації вищого рівня (реквізит 06).

На цих бланках документи має оформляти тільки зазначена посадова особа. Виконувач обов'язків або заступник цієї посадової особи юридичне таким правом не уповноважені.