3. Способи оформлення реквізитів, їх характеристика, умови використання.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву організації (07), назву виду докумен­та (10) (не зазначають на листах), дату (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту (19), текст документа (21), підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до норматив­них документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, вико­ристовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, ЗО, 31, 32.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22-28 проставляють після тексту (21), а 29-31 — на нижньому березі першої сторінки документа.

Характеризуючи систему реквізитів, їх ще можна класифіку­вати на постійні та змінні. Це дасть змогу встановити зако­номірності в оформленні внутрішніх та зовнішніх документів.

Лекція №21

Тема Бланки документів

Мета: Визначити існуючі бланки документів, призначення кожного виду

План

1. Види бланків документів

2. Загальний бланк для створення різних видів документів

3. Бланк листа

4. Бланк конкретного виду документа

1. Види бланків документів

ДСТУ 4163-2003 встановлено такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у блан­ку назви виду документа), крім листа.

2. Загальний бланк для створення різних видів документів

Загальний бланк для створення різних видів документів характеризується широкою сферою застосування — для будь-якого зовнішнього чи внутрішнього документа, крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Національним стандартом визначено такий склад реквізитів загаль-ного бланка залежно від установчих документів оргнізації: 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Склад реквізитів загального бланка визначається залежно від приз-начення — внутрішнього чи зовнішнього.

У загальному бланку зображення Державного герба України чи герба Автономної Республіки Крим (реквізит 01) може розміщуватися на верхньому березі вздовж усієї робочої площі до-кумента центровано сто-совно до реквізитів 06, 07, 08, 09 — при поздовжньому розташуванні реквізитів і центровано стосовно лівого кута — при кутовому розта-шуванні реквізитів. Реквізити 02, 03 розміщують на лівому березі нав-проти реквізитів 07, 08.

У загальному бланку не може завчасно проставлятися код форми документа (реквізит 05), оскільки цей реквізит буде відомий лише під час оформлення конкретного документа і, у разі потреби, буде проставлений під час заповнення змінних реквізитів тієї чи іншої його форми.

Загальний бланк використовують для оформлення окремих вагомих документів (наказу, розпорядження, протоколу і т. ін.). Такий бланк дер-жавних урядових організацій містить назву організації (реквізит 07) та зображення Державного герба України, герба Авто­номної Республіки Крим (реквізит 01), а бланки установ недержав­них форм власності, крім назви організації, можуть містити, за наяв­ності, естетично оформлене і спеціальним чином закріплене зображення емблеми установи чи її товарного знака (реквізит 02). За рішенням установи та/або залежно від форми її власності та сфери функціонування може додаватися інформація про відомчу підпоряд­кованість суб'єкта господарської діяльності (реквізит 06).

Отже, у загальному бланку найбільш застосовуваним є такий склад реквізитів: 01, 02, 03, 06 (залежно від установчих документів організації) та 07. Як було вже зазначено, у загальних бланках дозволено роз-міщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.