Лекція №20

Тема: Види реквізитів

Мета: ознайомити студентів з реквізитами;навчити правильно розташовувати реквізити

документа за формуляром зразком.

План

1. Реквізити формуляра-зразка, їх перелік і вивчення.

2. Види реквізитів.

3. Способи оформлення реквізитів, їх характеристика, умови використання.

1. Реквізити формуляра-зразка, їх перелік і вивчення.

Під реквізитом службового документа розуміють інформацію, зафіксовану в такому документі для його ідентифікації, організації обігу і надання йому юридичної сили.

Реквізит - це елемент офіційного документа.

Кожний документ має свій набір складових — реквізитів. За­гальна кількість елементів, які використовують при підготовці та оформлюванні документів,— 32. Утім, немає жодного документа, який мав би у своєму складі повний перелік реквізитів.

Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи по­будови документа.

Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів доку­ментів.

Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:

1 - зображення Державного герба України;

2 - зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;

3 -зображення нагород;

4 - код організації;

5 -код форми документа;

6 -назва організації вищого рівня;

7 -назва організації;

8 - назва структурного підрозділу організації;

9 -довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);

10 -назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція документа;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресанта

32 – запис про державну реєстрацію

У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.

Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:

Кутовий бланк

Поздовжній бланк

2. Види реквізитів.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 — лівий;

10 — правий;

20 — верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 зі складу реквізитів для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

01- зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслугову- вання);

03- зображення нагород;

04 - код організації за ЄДРПОУ;

05- код форми документа за ДКУД;

06- назва організації вищого рівня;

07- назва організації;

08- назва структурного підрозділу;

09- довідкові дані про організацію; 10- назва виду документа;

21- текст документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа;

14- місце складення або видання документа;

16 - адресат;

19- заголовок до тексту;

20- відмітка про контроль.

Використовують два варіанти розташованості реквізитів — кутовий (усі постійні реквізити розташовані у лівому куті верх­ньої частини документа) і поздовжній (усі постійні реквізити роз­ташовані вздовж верхньої частини робочої площі документа).

Кутове розташування реквізитів раціональне для тих докумен­тів, які вимагають затвердження, резолюції, адресування, оскіль­ки ці реквізити відповідно до схеми розташованості реквізитів розміщуються у правому верхньому куті.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, аналізуючи розташування реквізитів, ми маємо визначати їх як такі:

- кутове прапорове;

- поздовжнє центроване;

- кутове центроване. Поздовжнє прапорове розташування реквізитів на практиці зуст-річається досить рідко.

Зверніть увагу: зміни в розміщенні реквізитів характерні для окремої групи реквізитів — 01, 06, 07, 08, 09, 10, 14, а також обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13.