2. Перелік реквізитів

Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи по­будови документа.

Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів доку­ментів.

Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:

01 - зображення Державного герба України;

02 - зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;

03 -зображення нагород;

04 - код організації;

05 -код форми документа;

06 -назва організації вищого рівня;

07 -назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 -довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);

10 -назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція документа;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресанта

32 – запис про державну реєстрацію

У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.

Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:

Кутовий бланк

Поздовжній бланк

Формуляр-зразок

В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формулярами-зразками».

Формуляр-зразок - це сукупність розташованих у певній послідов­ності реквізитів, притаманних усім видам даної системи документів. У ньому встановлено формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів. Схеми розташованості рек­візитів документа - вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документу інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.

Отже, у формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовуються при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документом.

Береги документа призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання (зазвичай — лівий берег), а також для нанесення спеці-альних позначок та зображень.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 — лівий;

10 — правий;

20 — верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів друкарським способом або відтворюють із допомогою комп'ютерної техніки.