VII. За терміном виконання:

1. Звичайні, безстрокові

2.Термінові (виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “Терміново” – 7 днів).

Дуже термінові

VIII .За формою:

Індивідуальні (листи, доповідні і пояснювальні записки), створюються у кожному окремому випадку для розв»язання конкретної управлінської ситуації

Типові – відображають однорідні питання, складаються за зразками, розробленими вищими органами для підвідомчих організацій (інструкції, контракти, договори).

Трафаретні – заздалегідь заготовлені бланки документів з постійною інформацією і залишеними місцями для змінної

1Х. За ступенем гласнісності:

Звичайні (не таємні).

Конфіденційні та секретні (містять державну таємницю, на них проставляється гриф «Таємно»), з такими документами може бути ознайомлено тільки обмежене коло осіб. За розголошення такої інформації, а також за їх зникнення винуваті притягаються до відповідальності згідно із Законом України «Про державну таємницю»

Для службового користування (ДСК) інформація таких документів не повинна виходити за межі ПУО.

X За призначенням створення:

1. Оригінали (перші або єдині примірники офіційних документів).Має підпис відповідальної особи і в разі потреби оформляється штампом, печаткою (мокрою)

2. Копії (документи в яких точно відтворено інформацію оригіналів) з відповідними реквізитами, які надають копії сили оригіналу. Аналогічно засвідчуються і ксерокопії.

2.1. Відпуск (повна копія вихідного документа)через копірку

2.2. Витяг (копія, що відтворює певну частину офіційного документа).Наприклад виписка із наказу, рішення колегії, тощо

2.3. Дублікат (повторний примірник документа).Має юридичну силу оригіналу. Видається в разі втрати оригіналу. В правому верхньому куті ставиться відмітка – «Дублікат»

У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

XI За терміном зберігання:

Документи постійного зберігання(75 років і постійно)

Документи тривалого зберігання (понад 10 років).

Документи тимчасового зберігання (до 10 років).

ХІІ За юридичною силою:

1. Справжні (істині), які можуть бути чинні і не чинні, та підроблені (фальшиві)

ХІІІ За технікою відтворення

1. Рукописні

2. Відтворені механічним способом

ХІV За способом фіксації інформації

1. Письмові, до яких належать усі рукописні й маши-нописні документи, виготовлені за допомогою друкарсь-кої та розмножувальної техніки;

2. Графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

3. Фото- і кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4. Фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію;

ЛЕКЦІЯ №19

РОЗДІЛ 4. Правила оформлення документів

Тема: Вимоги до оформлення документів

Мета:З’ясувати вимоги до оформлення реквізитів; розкрити поняття формуляра-зразка; охарактеризувати склад реквізитів

План

1. Загальні вимоги до оформлення документів

2. Перелік реквізитів

Самостійне вивчення

Поняття про формуляр-зразок

1. Загальні вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів ре­гламентовано ДСТУ 4163-2003. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа . Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу» (до­відкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьо­му на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його ці­льового призначення, змісту, способу документування, етапів його під­готовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому доку­менті будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.