3.Класифікація документів

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформа­цією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською докумен­тацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін "документ" багатозначний і за­лежить від галузі використання. Латинською мовою слово досшпепішп означає взірець, посвідчення, доказ. Сучасні енциклопедичні словники трактують слово "документ" у таких значеннях: 1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки; 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); 3) достовірне історичне письмове джерело; 4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація.

Згідно з ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення" документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.

Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, їх використовують як джерела і як носія інформації.

Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, н яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма -рукописним, машинописним, друкарським, електронним.

Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифі­кації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх (формаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само справляє вплив і документ. Документ має бути достовірним, переконливим, відредагованим і бездоганно оформленим за встановленою формою.

Склавши документ, з ним потрібно ще багато працювати ( зареєструвати, для того, щоб в разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо).

Для кращої роботи з документами, підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців службові документи прийнято поділяти (класифікувати) за окремими ознаками однорідності, отже

Класифікація – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності

Документи класифікуються з метою підвищення оперативності роботи апарату управління, швидкого їх пошуку, підвищення оперативності роботи з ними. Відповідно до цього розрізняють види документів за кваліфікаційними ознаками

Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним

призначенням їх можна розділити на такі групи:

І. За змістом:

Із загальних та адміністративних питань (пов’язані із загальними питаннями управління: накази, інструкції, протоколи, службові листи і т.д.) Це організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Фінансово-розрахункові документи (платіжні доручення, відомості виплати зарплати, бухгалтерські звіти).

Постачально-збутові, комерційні документи (накладні, звіти про реалізацію продукції і т.д.)

II. За призначенням:

Організаційні (положення, інструкції, статути і ін.).

Розпорядчі (постанови, накази, розпорядження, вказівки).

Інформаційно-довідкові (довідки, акти, пояснювальні записки, листи і ін.).

Документи колегіальних органів (протоколи).

Документи з особового складу (кадрові документи).

III .За складністю:

Прості (охоплює одне питання).

Складні (охоплює кілька питань).

IV. За місцем складання:

Внутрішні.

Зовнішні.

V. За напрямом руху:

Вхідні.

Вихідні.

VI. За походженням:

Службові, що виконуються в установленому порядку

Особовий документ (нова назва)– це документ, що посвідчує особу власника, його права, обов»язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і інші відомості про нього ( внутрішні та закордонні паспорти громадян, службові посвідчення і перепустки, учнівські, студентські, воєнні квитки тощо)

Документом особового походження (нова назва) вважається документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або той, що міститься в її приватному зібранні (………………………..)

Потрібно звернути увагу, що терміни не дозволені для вживання (наприклад, «особистий документ» замість «особовий документ» чи документ особового походження