2. Документи усорд

УСОРД забезпечує документування таких процесів:

- створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;

- приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень;

- контроль за виконанням документів.

В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 – належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, допо­відна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, до­повнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєструвати у Держспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оператив­ному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості Документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям ЕДСД.

ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змісту і формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом.

3.Вимоги до організації тексту службових документів

Символічно, що народження держави супроводжувалося прийняттям Закону «Про мови», входження ж українського поспільства в нове тисячоліття – з’явленням національних стандартів розроблених Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів .України. Передусім – ДСТУ «Уніфікована систем організаційно-розпорядчої документації», що з 01 вересня 2003 року регламентує правила документування організаційно-розпорядчих документів (К.: Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.), та „Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (К.: УНДІАСД, 2004. – 62 с.), а також ДСТУ 2732:2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”. (К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.).

На разі для ефективного вирішення проблем сьогодення, успішного документування управлінської інформації замало знання правил уніфікованого оформлювання документів та вміння ними послуговуватися у повсякденній трудовій діяльності. Не менш вагомим, на наш погляд, є здатність комунікантів –учасників управлінського процесу організовувати змістовне наповнення документів, власне те, заради чого створюється документована форма вагомих управлінських рішень.

Згадаємо: змістовне наповнення документованої форми вагомих управлінських рішень з метою забезпечення їх схоронності, передання у просторі і часі згідно з ДСТУ 2732:2004 реалізується текстом службового документа. То ж спробуємо зазирнути до таїни слова, тієї, за твердженням Івана Франка, «живої схованки людського духу», що набуває вияву в тексті службового документа.

Загострена увага до ділового мовлення як вагомого чинника документування управлінської діяльності – це спроба вийти з кризи культури, що назріла в минулому столітті, відійти від її масовості, насильно впроваджуваної у суспільстві. За влучним висловом відомого корифея мовознавства В. Русанівського, “мовна неграмотність, невміння написати елементарний текст, перекласти його з української мови на російську і навпаки перестали сприйматися як плями на службовому мундирі”. Дуже прикро, що окремі відголоси мовного невігластва, як спадок, і донині звучать із високих трибун народовладдя.

Проте психологія натовпу і відповідна їй масова культура уже не влаштовують сучасний бізнес, який вимагає високого рівня розвитку в особистісній і професійній сферах. На разі актуалізується вміння послуговуватися такими невичерпними цінностями як мова, мовлення  – живий вияв мови – на всіх її рівнях і, передовсім, у сфері ділового спілкування.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. З точки зору лінгвістики інформація сприймається як номінація, зміст, смисл.

Інформація як одержання, набуття нових знань про предмети, явища, відносини, події об’єктивної дійсності, перебуваючи поза межами лінгвістики, покладена в основу вивчення теорії і практики комунікації. В основу досліджень цієї наукової дисципліни покладено також непорозуміння між комунікатором (передавачем) і реципієнтом (сприймачем), породжені неадекватним відтворенням інформації повідомлюваного, її взаємного розуміння між учасниками управлінських відносин.

Залишається осторонь діловодних процесів та їх документування і змістовно-підтекстова інформація, що містить приховану інформацію, відтворювану шляхом породження асоціативних значень.

Змістовно-концептуальна інформація висловлюється модальністю, що передбачає суб’єктивне висловлювання мовця до змісту висловлюваного як вияв реальності / ірреальності висловлювань.

Об’єктивна оцінка рівня реальність/ірреальність, виявляється реченнями, надфразними єдностями (текстовими одиницями вищого рівня). Логічність, аргументованість – типові ознаки управлінської документації – звично не залишають місця для суб’єктивно оцінювальної модальності.

До мовної скарбниці службового слова веде нас окрема наука – стилістика, що походить від грецького stilos  – паличка для письма на вощаних дощечках з одного боку із загостреним кінцем (для написання), з іншого – плоским (для стирання). Граматика вчить писати, а стилістика вчить говорити добре і так, щоб не можна було не слухати, – говорив один мудрець.

У сучасному тлумаченні стиль – різновид літературної мови, що обслуговує певну системну сферу суспільно-виробничої діяльності мовців, систему понять та відношень у цій сфері.

Офіційно-діловий стиль, охоплюючи стосунки між членами суспільства, організаціями та установами, між урядовими установами та представниками суспільства, є синтезом стильових особливостей найважливіших документів, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції, законів, постанов, розпоряджень, програм, наказів, та інших жанрів у документальних потоках управлінської інформації.

Свого часу Петро Перший відправляв державотворців у науку до іноземців, аби запозичили краще з ділового “стилю”. Справжнім надбанням цієї роботи стало з’явлення Генерального регламенту – першого нормативно-правового документа з організації діловодства. Для сьогодення, можна сказати, характерний черговий похід “в науку” до іноземців. Ілюстративним підтвердженням цього є суттєві зміни в стилі написання службових листів. “Кинувши оком” на європейський стиль спілкування, що виключає вживання канцелярсько-бюрократичних фраз типу Про виконання повідомте, негайно інформуйте про..., текстознавці схиляються до більш ввічливого, пошанного тону. Ці нині невід’ємні в діловій кореспонденції атрибути нашаровуються на тон документа, що, обумовлюючись ситуацією ділового спілкування, чуттєво реагує на його зміст, рівень офіційності. Прохання, спрямовані важливим державним діячам, повинні мати більш офіційний та пошанний тон, ніж звичайні ділові листи. За структурно-лінгвістичними вимогами вони містять вступну та заключні форми ввічливості, які, підпорядковуючись меті документа, сприяють йому найкращим чином. Зрозуміло, дотримуючись почуття власної гідності, не варт зловживати доброзичливістю, адже її надмірність часом обертається бумерангом – адресат втрачає інтерес до документа.

Саме стилістика дає відчуття цієї тонкої грані, оперуючи поняттями  не правильно-неправильно, а краще-гірше, доречніше, доцільніше. Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її зорієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим ділове мовлення має характеризуватися такими найважливішими чинниками:

Документу інформацію за способом організації тексту вміщують у:

– розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності, так як вони відбуваються в дійсності (використовується в автобіографіях, протоколах, звітах та ін.), найчастіше дотримуючись зовнішнього, хронологічного принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідкового;

- опис (у звітах, актах, наказах, постановах) характеризує явища через перелік ознак, властивостей; його частини - елементи опису - розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, виключаючи загальну характеристику явища, обґрунтовують і конкретизують їх;

– міркування (для документів з низьким рівнем стандартизації) передбачає логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків через розкриття внутрішнього зв’язку явищ і, як правило, аргументуючи певне судження через причинно-наслідкові зв’язки, доказовістю вдається до зіставлення, порівняння, змісту цих зв’язків.

У деяких видах документів способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

Послідовність викладу визначається побудовою конкретних доказів: дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень). Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень становить основу побудови тексту службового документа. Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а наприкінці викладається мета документа, то такий порядок викладу прийнято називати прямим. Якщо ж спочатку викладається мета документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки – зворотним.

Найзагальніша вимога, яка ставиться стильової організації до викладу матеріалу в службовому документі полягає в плануванні загальної системи викладу, дотримання чітких законів логіки як під час переходу від однієї частини тексту до іншої, так і в окремих формулюваннях. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа – його головної складової частини – є тим стрижнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету. Так, незаперечна істина: добре пише той, хто добре думає.

Аргументованість викладу фактичного матеріалу, використаного в службовому документі, підтвердження думки лише перевіреними фактами, точними даними, надають юридичної значимості документові. Неуважність, небажання або невміння тих, хто відповідає за документ, знижує його якість, зважте, на знімаючи відповідальності за припущені помилки.

Зміст, а отже і текст організаційно–розпорядчих документів, покладених в основу управління, переважним чином мало формалізований, йому властива вільна літературна форма викладу. Значимим при його організації є актуальність повідомлюваних фактів – ступінь їх вагомості саме в цей момент, у цій конкретній ситуації.

„Будь-який текст може бути розглянутий як з точки зору організації його змістовної сторони, так і з точки зору організації плану вираження, хоча обидві ці сторони  – і зміст, і форма, зауважує А.П.Коваль, – реально невіддільні”.

Подільність тексту – вагома складова ретроспекції документа, розрахована на сприймання тексту „без втрат”, свідомий його поділ з метою злиття в єдину інтегровану систему, що становить його цілісність. Беззаперечно, подільність тексту – функція загального композиційного плану, його вибір залежить від багатьох складових.

Композиційна стрункість документа забезпечується не лише вдалим розміщення матеріалу, характером та обсягом відомостей, переконливим викладом, відсутністю другорядних деталей, зайвих словесних прикрас, а й чіткою змістовною структуризацією тексту, класичним поділом на вступ, доказ та закінчення, що містять обґрунтування, висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання тощо. Загалом текст документа може реалізуватися і в одній фразі, невисока стандартизація таких документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.

Членування тексту дає змогу чітко простежити розгортання думки в межах однієї синтаксичної фразової єдності, концентрувати увагу на одному об’єкті протягом більш-менш визначеного проміжку часу.

„Абзац – це проміжна ланка між текстом і реченням, а водночас і закінчена комунікативна одиниця, яка втілює думку з достатньою повнотою і викінченістю. А найголовніше – абзац, на відміну від окремого речення, дає можливість показати думку не в статиці, а в динаміці. Це такий тип зв’язку суджень, в якому думка розгортається повно і активно (від відомого до невідомого, від даного до нового)”, – стверджує Алла Петрівна Коваль.

Ритм створюється як структурою абзацу, так і його розміром: абзаци-речення змінюють ритм тексту, пришвидшуючи його, абзаци-фрагменти уповільнюють виклад, – зауважує далі дослідник. Уживанішими в українському мовленні, зокрема в художніх, публіцистичних текстах, є абзаци, що мають у своєму складі 3-5 речень. Абзаци офіційно-ділового тексту відрізняються від абзаців художнього тексту значно більшою єдністю змісту і логічною послідовністю викладу. Їх суворо логічне розгортання з дотриманням послідовності у ланцюгу доказів реалізується переважно абзацами, що містять у своєму складі 1-2 речення. Такими, зокрема, є абзаци службових листів.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

У текстах ділових документів, що не несуть естетико-пізнавальної функції, переважною є логічна організація повідомлення.

Чіткий прояв логічної організації тексту віднаходимо у невеликих за обсягом документах – довідках, телеграмах, телефонограмах тощо, де в одному абзаці сконцентровано інформацію різного плану, усвідомлюваної нами як подільність тексту. Загалом текст документа може реалізуватися і в одній фразі, невисока стандартизація таких документів компенсується чіткістю, точністю, суворою логічністю викладу, його смисловою й словесною адекватністю.

Для документації, що охоплює різнобічні аспекти управлінської інформації, як бачимо, важливішим є вміння організувати виклад так, щоб у порівняно невеликий за обсягом документ укласти максимум потрібної інформації. Для цього ділове мовлення має бути вмотивованим та унормованим, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним).

Це констатує й ДСТУ 4163-2003:

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

За способом викладу матеріалу документи групують на категорії з:

– невисоким ступенем стандартизації (заяви, листи, автобіографії тощо) заздалегідь передбачаються і формулюються лише окремі найзагальніші відомості (складові формуляра), сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – щоразу залежать від конкретного змісту того, що викладається, ситуації, певних обставин ділового спілкування;

високим ступенем стандартизації (переважна кількість фінансово-господарських, платіжних документів), де організація викладу наскільки передбачувана, що відомий не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути оформлена думка, окрім цілком конкретних відомостей, залишених для них у бланкові. Проте обидві згадані категорії мають бути уніфіковані, тобто виготовлені за встановленими правилами.

Основними етапами уніфікації текстів є розроблення:

уніфікації структури тексту – вибір послідовності розміщення змістовних компонентів тексту залежно від призначення документа;

уніфікації мовних засобів організації тексту документа;

уніфікованих текстів.

В основу уніфікації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації і дії, і є загальною темою документа. Змінна інформація конкретизує тему, висловлену постійною інформацією. Як зазначено ДСТУ 4163-2003, текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, або поєднання цих форм.

Лекція №13

Тема: Єдина система класифікації документів і докуметальної інформації

Мета: Ознайомити студентів з класифікацією документів; поняття про класифікацію

План

1. Поняття про класифікацію. Класифікація як інструмент управління.

2. Класифікація за інформаційною складовою документа.

3. Класифікація документів.

1. Поняття про класифікацію. Класифікація як

інструмент управління.

Розробка загальної класифікації документів представляє собою одну з ведучих, та не досить розроблених теоретичних направлень діловодства.

Класифікація є одним із методів пізнання. Без неї неможливо вивчити існуючі види документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів, що виділяються по різним ознакам.

Класифікація документів – одна з найбільш давніх і до цих пір не вирішених проблем. Початкові етапи її поєднані з організацією та систематизацією зборів, утворенням списків одиниць, зберігання, тобто з роботою перших бібліотек та архівів, в тому числі староєгипетських та асірійських.

Історично першим практичним способом розподілу документів в логічну послідовність – класи підкласи і ще менші частини – є класифікації, які базуються на ознаках змісту документа, особливо його тематиці. Тематична ознака, покладена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, в результаті призвела до розробки Десятичної класифікації М. Дьюі і її модефікацій, що використовуються більшістю бібліотек світу.

Подібно класифікаціям друкованих творів, рукописів та інших документів, на основі предметизації базувались і перші класифікаціїописів винаходів. Перші класифікації будувались з урахуванням інформаційної складової документа.

Комплексний підхід до класифікації документів, враховуючий особливості смісту і форми, бере свій початок в ХХ ст. одночасно з введенням в наукову термінологію поняття «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його «Трактате о документации»(1934р), де закладені основи класифікації, враховуючи не лише деякі ознаки текста, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.

Активно проблема класифікації документів починає розробляться лише в кінці 1960-х початок 1970-х років в рамках інформатики, книго- і архівоведення, а в кінці 1980-х бібліотеко - бібліографоведами. Більшість підходів було зумовлено специфікою диференціації документів,прийнятій в тій чи іншій науці або області діяльності. Лише в останні часи завдяки праці А .В. Соколова, Ю.Н.Столярова вдалося зробити класифікацію, яка базується на урахуванні інформаційної та матеріальної складової документа.