2. Посадовий склад служби діловодства.

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентується по­садовими інструкціями, які розробляються керівником служби діло­водства на підставі "Класифікатора професій ДК 003-95", затверд­женого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно - розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

начальник управління (відділу);

керуючий справами;

завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

керівник групи;

головний спеціаліст;

провідний спеціаліст;

спеціаліст.

До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкар­ки, стенографісти, архівісти, кур 'єри.

Назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на пра­цівника.

Основі вимоги до керівника служби діловодства, його посадові обо­в'язки і зв'язки за характером діяльності

Службу діловодства очолює керівник, який призначається на по­саду і звільняється з посади керівником установи.

Керівник служби діловодства повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (зі стажем роботи у службі діловодства не менш трьох років).

Керівник служби діловодства:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами уданій установі та мережі підвідомчих установ;

- доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;

- вносить на розгляд керівництва подання про приймання переведення і звільнення працівників служби діловодства, заохо­чення і стягнення;

- вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації у даній установі та мережі підвідом­чих установ;

- підписує і візує документи в межах своєї компетенції;

- бере участь у засіданнях колегіального органу, а також нара­дах, які проводяться керівництвом установи з питань діловод­ства та документообігу.

Керівник діловодної служби має право:

- залучати спеціалістів структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ до підготовки проектів доку­ментів за дорученням керівництва;

- вимагати від структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб служби діловодства;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни в колективі служби діловодства.

Керівник служби діловодства за характером діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів даної установи та мережі підвідомчих установ — з питань документування, конт­ролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву доку­ментів, використання документної інформації в службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою проектів документів;

- з відділами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- з службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників служби діловодства засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з пи­тань побутового обслуговування.

Керівник служби діловодства в межах своєї компетенції взає­модіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Раціональна організація праці персоналу служби діловодства

Раціональна організація праці полягає в оптимізації використан­ня робочого часу. Час, у тому числі і робочий, — неоціненний скарб. Для осмисленого використання такого дефіцитного ресурсу, як час, необхідно враховувати різноманітні аспекти. Спробуємо їх система­тизувати.

У сфері документування управлінської діяльності ціль методів ефективного використання робочого часу полягає, передусім, у змен шенні навантажень на працівника шляхом рівномірного розподілу посадових обов'язків між усіма працівниками служби діловодства. Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення не­обхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відпо­відає потребам і стратегії установи. Окрім того, персонал служби діловодства має бути єдиною командою, котра чітко визначила цілі та має сплановану стратегію, чіткий розподіл посадових обов'язків. Той хто хоче досягти мети, повинен її добре уявляти. "Хто не знає, куди направляється, дуже дивується, коли потрапляє не туди",— писав Марк Твен.

Мета діяльності та функції служби діловодства, завдання, обо­в'язки, права і відповідальність працівників обумовлюються в ко­лективному договорі, положеннях про персонал, про структурний підрозділ, посадових інструкціях, трудових договорах, контрактах та угодах, укладених з працівниками. Кожний працівник, який підпи­сав трудовий договір, контракт чи угоду, має знати:

- умови праці,

- розмір заробітної плати,

- правила внутрішнього трудового розпорядку,

- порядок переміщення з посади на посаду, звільнення, заохо­чення,

- види доплат,

- графіки понаднормового часу, вихідних і відпусток,

- методи вирішення конфліктів тощо.

Знання цих відомостей покликано забезпечувати чітке виконання посадових обов'язків, стимулювати працівника до активної продук­тивної праці, поліпшувати організацію цієї праці, створювати спри­ятливу атмосферу. Працівник, задоволений умовами праці, буде дбати про виробничі показники, реалізацію цілей та стратегії установи. Окрім того, кожний працівник повинен дбати про престиж устано­ви. У контексті реалізації стратегії установі потрібні, в першу чергу, працівники, які:

- прихильні до цілей установи,

- компетентні у роботі;

- забезпечують економію витрат та можливі стратегічні зміни;

- наділені навичками, які є джерелами конкурентної переваги цієї установи у мережі подібних установ.

Оцінка працівника визначається такими критеріями, як мораль, ставлення до роботи, активність, ініціативність, вміння працювати у команді та самостійно, здібності опанування суміжних спеціальнос­тей, адекватне сприйняття змін.

Важливим чинником організації раціонального використання тру­дових резервів є нормування праці. При нормуванні технологічних операцій документування й організації роботи з документами вико­ристовують нормативи часу на виконання відповідних операцій, нор­мативи чисельності працівників, а також нормативи керованості у співвідношенні з кількістю працівників.

В основі нормування праці лежить норматив часу — величина витрат часу на виконання визначеного виду робіт при забезпеченні певних організаційно-технічних та санітарно-гігієнічних умовах праці.

Нормування праці персоналу необхідно для підвищення ефек­тивності роботи установи. Виміри і нормування трудових витрат при правильному використанні можуть слугувати:

- визначенню витрат на роботу усього персоналу установи;

- удосконаленню методів праці;

- заохоченню працівників до виконання посадових обов'язків; - рівномірному розподілу навантажень у робочому часі;

- поліпшенню планування роботи установи;

- визначенню потреб у штатних одиницях;

- визначенню необхідності понадурочних робіт;

- складанню бюджету установи;

- поліпшенню виконавчої дисципліни;

- скороченню необхідності прийняття необгрунтованих рішень;

- забезпеченню раціонального використання технічних засобів;

- вирішенню питань підвищення кваліфікації працівників. При оцінюванні фактичних затрат праці використовуються як

загальні методи вивчення трудових процесів в апараті управління, так і спеціальні, які дозволяють шляхом розрахунку й аналізу виз­начити трудові затрати з окремих видів документів і документних операцій у цілому. Типові норми часу на документальні операції розробляються на основні фотохронометражних спостережень (фо­тографії робочого дня, хрономентаж) і передового досвіду роботи. Ці норми враховують час на підготовчо-завершальну роботу, органі­заційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок (вра­ховуючи фізкультурні паузи) та особисті потреби. Сьогодні ми мо­жемо послуговуватися нормативами часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах, нормативами на окремі види робіт з управління кадрами. Розроблення єдиних норм часу на часто повто­рювані роботи з документування управлінської діяльності та органі­зації роботи зі службовими документами триває, сподіваємося, най­ближчим часом досягне свого завершального етапу.

Проблема оптимізації праці у сфері документування та органі­зації роботи з документами має дещо психологічний характер, адже працівники служби діловодства значний час витрачають на подолан­ня внутрішніх суперечностей, а також відволікання на справи, які здаються терміновими, за рахунок часу, відведеного на виконання дійсно нагальних і важливих завдань. Для працівників служби діло­водства визначальною професійною рисою має бути вміння визна­чати першочергові завдання й встановлювати послідовність їхнього виконання.

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

Кваліфікація працівника служби діловодства визначається сукуп­ністю загальної чи спеціальної освіти, а також професійного досві­ду, набутого з роками під час виконання у відповідних організацій­них і технічних умовах професійних обов'язків різної складності. Проте і цього виявляється недостатньо. Адже у зв'язку із впровад­женням систем автоматизації діловодства та документообігу, швид­коплинним удосконаленням технічних засобів і пристроїв, що засто­совуються у діловодстві, періодичними нововведеннями у програмне забезпечення комп'ютерної техніки, працівники служб діловодства повинні постійно підвищувати свою кваліфікацію. Підвищення кваліфікації може відбуватися:

- на практичних конференціях, семінарах чи лекціях, організо­ваних установами вищого рівня, спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної спра­ви та діловодства, галузевими науково-дослідними інститута­ми, державними архівами;

- шляхом ознайомлення з передовим досвідом у галузі діловод­ства й архівної справи, у тому числі іноземним, під час стажу­вання в інших установах;

- шляхом самостійного опрацювання нормативно-правової бази і відповідної спеціальної літератури.

Форму, програму та термін занять з підвищення кваліфікації виз­начає в кожному окремому випадку установа-оріанізатор цих за нять, виходячи з поставлених перед нею завдань й враховуючи рівень освіти та досвіду роботи працівників.

На семінарі мають бути присутніми лише ті працівники, які дійсно потребують підвищення кваліфікації. Семінар проходить у вигляді пояснень з практичною демонстрацією нововведень, при цьому пра­цівники можуть задавати питання та висловлювати власну думку щодо почутого. Проводити семінар повинен кваліфікований фахі­вець іншої установи, який має певний досвід у галузі діловодства та суміжних дисциплін. Семінар може тривати від кількох годин до кількох днів, залежно від обсягу і складності подання інформації.

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже про­водиться кваліфікованим фахівцем безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди слід зважувати на те, що:

- навчання проводиться з відривом від виконання безпосеред­ньої роботи; на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

- працівники не зможуть відразу опанувати весь обсяг отрима­ної інформації.

Важливе значення має так зване "внутрішнє" підвищення квалі­фікації у межах установи. Воно може проводитися у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Постійне вдос­коналення знань, умінь, навичок — неодмінна умова успішної діяль­ності працівника служби діловодства, адже нормативно-правова база й програмне забезпечення комп'ютерної техніки перебуває у не­впинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Новим управлінським структурам України, вільним від адмініст­ративно-командної системи, належить критично проаналізувати органі­зацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найціннеше, вийти на цивілізований шлях розвитку, в яко­му управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури.

ЛЕКЦІЯ №7

Тема: Організація роботи служби діловодства( продовження)

Мета:З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства

План

Самостійне вивчення

Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства

ЛЕКЦІЯ №9,11,12,13

РОЗДІЛ 2. Нормативно – методична база діловодства

Тема: Нормативна база документування управлінської інформації

Мета:З’ясувати хто визначає державну політику у сфері архівної справи і діловодства; розкрити зміст і структуру нормативно-правових актів; охарактеризувати нормативну базу діловодства

План

1. Закон України “ Про Національний архівний фонд і архівні установи ”

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена

3. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій

4. Примірні норми часу на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій

5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання

6. Національний стандарт України “ Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.(ДСТУ 4163-2003).

7. Керування документаційними процесами

Самостійне вивчення

Робота з нормативними документами

. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності.

2. Уніфікована система ОРД, загальні положення.

3. Документи УСОРД.

ЛЕКЦІЯ №15

Тема: Єдина державна система діловодства

Мета:З’ясувати поняття ЄДСД, її основне завдання

План

1. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності

1. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення

управлінської діяльності

Найбільш важливі питання діловодства в закладах визначають основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Вона являє собою систему документаційного забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД - науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламен­тують діловодні процеси.

Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відпо-відних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула чинності інструкція з діловодства Національного університету "Львівська політехніка".

Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів.

ЄДСД охоплює:

- єдині правила складання та оформлення документів;

- раціональні принципи документообігу;

- єдині правила створення реєстраційно-довідкового апарату;

- правила створення номенклатур і принципи формування справ;

- правила підготовки справ до зберігання і використання;

- рекомендації для підвищення ефективності праці в діловодстві;

- впровадження механізації та автоматизації в діло­водстві.

Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші – рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлін­ського апарату, передовий досвід організації діловодства.

ЄДСД передбачає такі основні напрямки вдосконалення діловодства:

- встановлення раціональної організації, використання сучасних форм і методів роботи з документами;

- уніфікація та стандартизація документів;

- механізація ділових процесів, використання комп'ютерних технологій.

Діловодство слід вдосконалювати на основі єдності форм документів і методів їх опрацювання в різних закладах.

Діловодство організовують залежно від виду установи, особливостей роботи і обсягу документообігу, згідно з доцільними для кожного закладу нормативами і рекоменда­ціями. З метою вибіркового застосування основних положень ЄДСД встановлено чотири категорії закладів:

I- з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік;

II-від 25 тис. до 100 тис.;

ПІ - від 10 тис. до 25 тис.;

IV - до 10 тис. документів на рік.

Відповідно до категорії в установі визначають структуру діловодної служби, номенклатуру і кількість технічних засобів, форми організації і реєстрації документів.

За загальний стан діловодства в закладах відповідають їхні керівники. Згідно з вимогами ЄДСД відповідальність за організацію діяльності окремих ділянок діловодства в закладах І і II категорій покладено на керівників канцелярій. У закладах III і IV категорій, де немає канцелярій, - на секретаря або діловода, на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У закладах III і IV категорій, а також структурних підрозділах закладів І і II категорій можна призначати спеціальних осіб, які відповідають за дотримання вимог ЄДСД, зокрема за правильне формування справ і збереження документів.