4.Зберігання та передача інформації.

Управління суспільством, галузями народного господарства, підпри-ємством чи установою з погляду технології являє собою процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважну частину використаної у процесі управління інформації необхідно зафіксувати і зберегти. Для цього вико-ристовують різні матеріальні носії інформації – папір, магнітні стрічки і касети, дискети і диски, перфокарти, фотокартки, кінофільми тощо.

В останні часи за значного збільшення обсягів інформації доля її на паперових носіях в діловодстві зменшилась. Цьому сприяє розвиток сучасних технологій роботи з документами: застосування автоматизованого введення документів (включаючи рукописні ) в персональний комп’ютер (ПК) , текстового і графічного видів обробки інформації в документах, що дозволяє оперативно вносити в них необхідні зміни, впровадження електронного транспортування, доступ до необхідної ділової інформації через бази даних тощо. Сучасні системи автоматизації діловодних процесів дозволяють швидко сканувати документ, що надійшов, автоматично спростити процедуру його реєстрації і направити відповідальному працівнику. Алго-ритмом також передбачено, що така система пам ятає, де і у якому стані знаходиться той чи інший документ, і в разі потреби нагадає про необхі-дність завершення роботи з ним.

ЛЕКЦІЯ №6

Тема: Організація роботи служби діловодства

Мета:З’ясувати види, структуру, основні завдання служби діловодства; розкрити принципи керування службою діловодства установи; охарактеризувати вимоги до раціональної праці персоналу служби діловодства

План

1. Сутнісні особливості системи діловодства в Україні

2. Види служби діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції

3. Посадовий склад служби діловодства

4. Основні вимоги до керівника служби діловодства

Самостійне вивчення

Сфера використання молодших спеціалістів

1. Сутнісні особливості системи діловодства в Україні.

Забезпечення раціональної постановки діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.

Служба діловодства – це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів тимчасово до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

формування нормативно-правової бази;

становлення термінології;

розвиток принципів керування управлінською документацією;

класифікація уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої документації;

напрацювання методики підготовки та перепідготовки працівників служб діловодства.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, необхідно раціонально організувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

- вибір раціональної форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій

- правильне визначення кількісного складу працівників;

- нормування праці кожного;

-впровадження прогресивних методів управління персоналом задля функціонування служби діловодства як єдиної команди професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Види служб діловодства, їх організаційна структура, основні завдання та функції.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на її функції та обсяг робіт, що виконуються нею, є такі:

- розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад працівників установи;

- обсяг документообігу;

- прийнята форма організації діловодства;

- рівень механізації й автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діло-водства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних та внутрішніх документів за рік.