3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ-це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.”

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми,забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо,що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документів та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю проконтро-лювати його виконання,зберегти,знищити.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами,бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, орга-нізації чи підприємства,знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості,що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Поява слова «документ» в українській мові пов’язана з діяльністю росій-ського царя Петра l наприкінці ХVll-на початку ХVlll ст., котрий віддавав пере-вагу всьому іноземному, запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, мали юридичну силу.

У наш час термін «документ» є загальною назвою всіх юридично значущих джерел інформації. У сучасній літературній мові слово «документ» має кілька значень:

1. Матеріальний об єкт, у якому міститься та чи інша інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта).

2. Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось;

у праві –складений відповідно до закону акт, що засвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту,заповіт).

3. Офіційне посвідчення особи (паспорт).

4. Історично достовірні писемні джерела (грамота, малюнок).

Управлінський документ містить інформацію,що виникла й викорис-товується у сфері управління. Тут документ є насамперед зафіксованим пись-мовим способом носієм інформації і водночас своєрідним «матеріалом», «сировиною для обробки». Ця сировина повинна бути доброякісною: швидко й продуктивно давати інформацію. Це стосується передусім цифрової (планлвої та облікової) документації, обробка якої повністю комп ютеризована,а також документації організаційно - розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Частина документів – планування, звітність, ділове листування – призначені для безпосередньої управлінської діяльності, тому вони мусять бути особливо зручними для користування.

Документ має такі властивості:

є носієм і сам слугує джерелом необхідної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше;

має правову вагу, господарське значення , оскільки сам може служити письмо-вим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;

уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі і доборі слів,їх поєднанні, розташуванні; творчість як така відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотриму-ватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стан-дартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Усі ділові папери різняться за своїм призначенням, конкретною функцією, тому міра регламентації та стандартизації їх буде різна. За цією ознакою документи поділяються на три групи.

Документи, котрі відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується, документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра-вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виго-товляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом )

Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності і швиткості їх використання, обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення ).

Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст де мовні засоби автор-укладач добирає сам (харарактеристика, рапорт, лист)

На відміну від інших рис ділового стилю, які закріплені традицією, стандартизація й трафаретизація закріплені ще й законом – оформлення документів визначено стандартами, розробленими державним комітетом стандартів.