Лекція №5

Тема: Функції та способи їх утворення документів, носіїв інформації

Мета: Визначити термін «документ»;функції документа; ознайомити студентів з суспільною

роллю та соціальним призначенням документа.

План

1. Загальні функції документа.

2. Спеціальні функції документа.

3. Суспільна роль та соціальне призначення документа.

4. Забезпечення документної комунікації.

5. Зберігання та передача інформації.

1.Загальні функції документа.

Документ- це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяль-ність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”. Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” (ДСТУ 2734-94) документ-це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафік-сованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

Серед функцій документа виділяють загальеі і спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати інформацію-причина укладання будь-якого документа;

соціальна: документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява

спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна: документ є засобом зв’зку між окремими елементами

офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де

знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку

суспільства.

2. Спеціальні функції документа.

Спеціальними функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені

спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові

нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції

на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути

будь-який документ);

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про

розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів,які створю-

ються в суспільстві і тільки після того, як вони виконають свої оперативні

функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Будь-який документ є складовою частиною відповідної системи докумен-

тації.

Система документації-це сукупність (спільність) певних документів,

взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяль-

ності та єдиних вимог до їх оформлення (укладення).

Можна виділити функціональні системи документації, що мають міжгалузеве значення, але можна розглядати і галузеву систему документації і цілому. У ній знайде відображення специфіка будь-якої сфери діяльності.