4. Види документних ресурсів.

Документний ресурс - це єдність потоку й масиву документів, що відображають процеси й результати всіх сфер цілеспрямованої діяль­ності людинй. Він виступає інформаційним пo суті, але документним за фізичним утіленням.

Існують різні способи структурування документних ресурсів - залежно від головної основи, або ознаки ділення, яка виступає визначальною.

Так, за ступенем організованості документний ресурс може бути впорядкованим жорстко чи слабко. У першому випадку ми маємо високоор­ганізовані документні ресурси, які мають статус документного фонду (бібліотеки, архіви, музеї, служби науково-технічної інформації), а у дру­гому - ресурси залишаються на стадії документного мосиву (канцелярські служби, бухгалтерії, відділи кадрів).

За місцем створення й функціонування розрізняють такі документні ресурси: генеративні, транзитні та термінальні.

Генеративні документні ресурси - виникають на стадії створення документів. Адже будь-який документ колись і кимось створювався. Це, власне, весь існуючий масив документів, які функціонують у суспільстві та беруть участь у соціальних комунікаціях. Ці ресурси створюють уста­нови, автори, організації, книговидавці та засоби масової інформації.

Транзитні документні ресурси - це ресурси, що пересилаються, транспортуються, ретранслюються з одного пункту до іншого, насампе­ред, із пунктів їх виникнення до пунктів доставки; це ресурси, що руха­ються, тому вони утворюють документний потік. Каналами передачі таких ресурсів є пошта, кур'єрська доставка, книжкова торгівля.

Термінапьні документні ресурси - це закінчені ресурси, що збира­ються у пунктах обробки, переробки, збереження. Вони становлять документний масив, документний фонд. Їх доцільно поділити на кілька груп.

Перша - це бібліотеки, архіви, музеї, служби науковo-технічної інформації. Вони обслуговують юридичних і фізичних осіб, чия діяльність про­ходить поза межами цих установ і не пов'язана з формуванням та збере­женням цих ресурсів.

Друга група розглядає документний масив як основний об'єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси виступають лише засобом використання, а не засобом створення інформації. Наприклад, основними документами для шкіл є підручники, але вони використовуються з метою освіти. Третю групу становлять документні ресурси, які в обов'язковому по­рядку існують у будь-якій соціальній установі; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяльність та управління.

5. Нормативні документи і джерела

При вирішенні питань організації діловодства на підприємствах, установах і в організаціях слід керуватися державними стандартами на управлінську документацію. Вони розроблені на основі Єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) - це комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують однакову (одноманітну) і раціональну організацію діловодства.

ЄДСД передбачає вирішення таких питань:

 організації та ведення документаційного забезпечення управлінської діяльності;

 раціональної організації документообігу та поточного зберігання доку-ментів;

 економіки, планування та організації праці персоналу, який займається діловодством;

 автоматизації та механізації управлінської діяльності.

Створена ЄДСД у 1973 році. Її основне завдання - раціоналізація та уніфікація документаційних процесів в управлінській діяльності, що повинно сприяти підвищенню ефективності управління в цілому. В межах ЄДСД були розроблені стандарти на уніфіковану систему організаційно  розпорядчої документації (УСОРД).

Основні положення ЄДСД та ГОСТи на УСОРД  основні нормативно  методичні документи, на підставі яких здійснювалося діловодне обслуговування у 70  80 роки.

Впровадження електронно  обчислювальної техніки в управління вима-гає перегляду основних положень ЄДСД із врахуванням змін технології скла-дання та обробки документів.

Підготовлена нова редакція ЄДСД  Єдина державна система докуме-нтаційного забезпечення управління (ЄДСДЗУ). Вона базується на широкому використанні електронно  обчислювальної техніки і дозволяє перейти до нової інформаційної технології у вирішенні управлінських питань. Одно-часно враховуються і можливості ручної обробки документів.

Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є підґрунтям для опанування цієї дисципліни.

Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законо­давчі та нормативно-правові акти, що регулюють організацію діло­водства й архівної справи, а саме: Закон України "Про національний архівний фонд та архівні установи" [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-Хll; "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Авто­номної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", зат­верджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 тощо. Найближчим часом буде прийнято законопроект "Про діловодство", який стане основним законодавчим актом, регу­люючим органі-зацію діловодства в Україні.

Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які да­ють можли-вість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними правилами підготовки і оформлення організаційно-роз­порядчих документів. Це, насамперед, ДСТУ 4163—2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організацій­но-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку-ментів" та ДСТУ 2732—9.4 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визна­чення". До речі, на заміну останнього найближчим часом буде вве­дено новий Національний стандарт України під тією ж назвою.

Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період становлення, про-те має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна піднести матеріали науково-практичних конференцій.

До четвертої групи джерел належать публікації з питань органі­зації ділово-дства у таких періодичних виданнях: "Науково-інформа­ційний бюлетень Архі-вного управління УРСР", що 1965 року дістав назву - "Архіви України" (вихо-дить досі); "Студії з архівної справи та документознавства" (видання Україн-ського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства); журнали "Секре-тар-референт" і "Довідник кадровика" (спеціалізовані видання Ви­давничого дому "МедіаПро").