Лекція №1 розділ 1. Основні поняття і термінологія

Тема: Вступ

Мета:З’ясувати методи та основні джерела для вивчення курсу; розкрити мету та об’єкт вивчення; охарактеризувати сучасний стан

План

1. Діловодство як навчальна дисципліна

2. Зміст та структура курсу

3. Об’єкт, предмет, мета

4. Джерела

1. Діловодство як навчальна дисципліна

Діловодство — дисципліна практичного спрямування, яка вивчає процеси створення організаційно-розпорядчих документів та функ­ціонування службових документів. Навчальний курс "Діловодство" зорієнтовано, передусім, на напрацювання студентами раціональних методик документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в органах державної влади, орга­нах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та органі­заціях усіх форм власності.

Зауважимо, що управління — це складний соціально-економіч­ний процес, що відбувається у різних сферах суспільного життя — політичній, економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним, управління постійно потребує спрямування со­ціуму (людини як соціальної істоти). Єднальною ланкою між керо­ваною і керуючими системами управління виступає управлінська інформація, яка, затвердженням професора С. Г. Кулешова, "відби­ває зміст дій управління". Значна частина управлінських рішень потребує документування, тобто створення документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе функціонування жодно­го органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підпри­ємства, установи та організації (далі — установи).

2. Зміст та структура курсу

У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:

♦ документування управлінської інформації у різних документ-них формах — розпорядженнях, рішеннях, наказах, протоко­лах, актах тощо;

♦ організація технологічних процесів діловодства, таких, як:

— складання номенклатур справ;

— приймання, розгляд і реєстрація документів;

— розтиражування документів;

— оброблення та надсилання документів;

— контроль за виконанням документів;

— групування виконаних документів у справи;

— оперативне зберігання документів та користування ними;

— підготовка справ до передання на державне зберігання.

Документування і організація роботи зі службовими документа­ми потребують попередньої науково-теоретичної підготовки, атому їм передує розділ "Загальні засади організації діловодства". Теорія і практика діловодства покликані забезпечити комплексну систему знань, умінь, навичок з документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами.

3. Об’єкт, предмет, мета

Об'єктом вивчення курсу "Діловодства" є організаційно-розпо­рядча документація, яка утворюється в управлінській діяльності ус­танов, та функціонування службової документації в установах.

Зверніть увагу, до першої складової об'єкта діловодства входять організаційно-розпорядчі документи (документи, що стосуються органі­заційної та розпорядчої функцій управління), до другої — службові документи (документи, створені в установі або одержані у процесі її діяльності), що виступають засобом і результатом діяльності установи.

Слушним є те, що для різних наук може бути один і той же об'єкт дослідження, проте у відмінних аспектах. Отже, організацій­но-розпорядча документація може розглядатися як об'єкт документ-ної лінгвістики, управлінського документознавства та діловодства.

Предметом досліджень у теорії діловодства переважно виступає опрацювання питань еволюції і сучасного стану організаційно-розпо­рядчої документації та організації роботи зі службовою документа­цією у межах діловодства.

Тож відразу з'ясовуємо: процеси документування в діловодстві стосуються організаційно-розпорядчих документів, проте, визначаючи документообіг установи, документопотоки, особливості форму­вання документів у справи та їх зберігання, йдеться про сукупність службових документів, тобто увесь документний масив системи управління, в якому однією із складових виступає організаційно-роз­порядча документація.

Метою курсу "Діловодство" є опанування знань й вироблення прак­тичних умінь і навичок підготовки організаційно-розпорядчих доку­ментів та реалізації технологічних процесів діловодства відповідно до нормативно-правових актів з діловодства та національних стандартів.

Завданнями курсу є вивчення:

— теоретичних засад функціонування організаційно-розпорядчих документів у системі управління як динамічного об'єкта;

— сукупності організаційно-розпорядчої документації як однієї зі складових уніфікованої системи управлінської документації;

— вимог до побудови уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів;

— технологічних процесів створення організаційно-розпорядчих документів;

— організації діловодних процесів в роботі зі службовою документацією. Методологічною основою курсу є сукупність дослідницьких методів управлінського документознавства.

Все ж пріоритетними для діловодства є методи дослідження, що мають практичне спрямування. Одним із поширених методів отри­мання інформації про установу, що може стати чинником ефектив­ної організації праці працівників служб діловодства, є аналіз доку­ментів, адже організаційно-розпорядчі документи з різним ступенем повноти відбивають діяльність трудових колективів. Аналіз статуту, структури, штатного розпису, положень про структурні підрозділи установи, посадових інструкцій працівників, наказів та розпоряд­жень керівництва, протоколів засідань колегіальних органів та за­гальних зборів колективу та інших організаційно-розпорядчих доку­ментів у сукупності дає змогу виявити роль різних управлінських акцій в організації діяльності установи в цілому, знайти й унемож­ливити труднощі і недоліки, які є в роботі апарату управління і всього трудового колективу.

Крім того, у дослідженні проблем організації діловодства ваго­мими є економіко-статистинні методи дослідження: фотографія робочого дня, робочого часу, виробничого процесу, використання обладнання, маршрутна фотографія, самофотографія тощо.

Історико-порівняльний метод дає можливість розглянути доку­менти та службу діловодства в історичному аспекті, виокремити най­характерніші риси і тенденції розвитку діловодства сьогодення, дав­ши їм історичне обґрунтування, або ж виявити тенденції появи нових знань, технологій у порівнянні зі старими. Соціологічний метод дає можливість відтворити соціальні аспекти діяльності служб діловод­ства, організаційної та корпоративної культури установи, управлін­ня кадрами.

Проте жодний із названих методів не є універсальним; організа­ція досліджень потребує комплексного підходу до використання ме­тодів залежно від дослідницьких завдань.