Процеси документостворення

Елементи регуляторної культури документостворення

Елементи регуляторної культури документостворення:

1. Знання чинних законів

- Про Національний архівний фонд та архівні установи

- Про інформацію

- Про науково-технічну інформацію

- Про державну таємницю

- Про електронні документи та електронний документообіг

- Про електронний цифровий підпис

2. Дотримання інструкцій та правил

• Примірна інструкція з діловодства... (постанова КМУ від 17.10.77 №1153)

• Інструкція про порядок обігу, зберігання і використання конфіденційних документів... (постанова КМУ від 27.11.98 №1893)

• Інструкція з діловодства за зверненнями громадян... (постанова КМУ від 14.04.97№ 348)

• Правила роботи архівних підрозділів, органів державної влади... (Наказ ДКХУ від 16.03.2003)

3. Дотримання стандартів

-ДК 010-98 (Державний класифікатор управлінської документації) -ДСТУ 3843-99(Основні положення)

-ДСТУ 3844-99 (Вимоги до побудови формулярів-зразків)

-ДСТУ 4163-2003(Уніфікована система документації)

-ДСТУ 2732:2004(Терміни та визначення понять)

-ДСТУ 1СО 15189 (Інформація та документація)

4. Знання відомчих нормативних актів

• Правила ведення діловодства

• Інструкція з діловодства в органах державної служби, в міністерстві, відомстві

• Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів

• Закон про судоустрій

• Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади..., із зазначенням термінів зберігання документів

• Методичні рекомендації щодо розробки переліків документів із зазначенням термінів зберігання

• Примірні норми часу на основні види робіт в архівних підрозділах...

Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем документації, що також відносяться до цієї групи. Це перш за все державні стандарти, які визначають вимоги до створення до­кументів та побудови формулярів-зразків, а також збірники форм документів, затверджені наказами відповідних міністерств.

Питання для самостійного вивчення

Охарактеризуйте складові елементи регуляторної культури документостворення

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

4 Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання

0. Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання

Стратегії поведінки в конфлікті

Конфліктом називається зіткнення думок, поглядів, позицій, учинків і стосунків, що виникають між окремими людьми або групами при вирішен-ні різних питань, що стосуються виробничого, соціально-політичного й особистого життя.

По значенню для організації конфлікти діляться на конструктивні та деструктивні. Перші корисні для справи, а другі заважають їй.

Конфлікт легше попередити, ніж потім докладати значних зусиль для його вирішення. Тому управління конфліктами розпочинається з їхнього передбачення. А для цього необхідно знати причини, що найчастіше призводять до конфліктних ситуацій.

Найчастіше причинами конструктивних конфліктів стають: невдоволення оплатою праці; несприятливі санітарно-гігієнічні умови; погана організація праці, коли, наприклад, працівник одержує суперечні один одному розпорядження від різних керівників; суперечливі стосунки або цілі різних підрозділів організації.

Причинами деструктивних конфліктів є: порушення службової етики, трудового законодавства, несправедлива оцінка керівником підлеглих і результатів їхньої праці; порушення трудової дисципліни, правил внутрішнього розпорядку; нетерпимість до іншої думки; свідоме провокування конфлікту між підлеглими — керування за принципом «розділяй і пануй»; несправедливий розподіл робіт між виконавцями; нечітке формулювання розпоряджень; психологічна несумісність.

Для вирішення конструктивного конфлікту необхідно, насамперед, усунути причини, тобто об’єктивні недоліки виробництва й управління. Позитивне вирішення конструктивних конфліктів іде на користь справі. Саме тому вони й вважаються творчими. Керівник не повинен йти від цих конфліктів, а постійно працювати над їхнім вирішенням, займатися усуненням причин, що призводять до таких конфліктів. Спроба ж відхилитись від вирішення цих проблем призводить до їхнього поглиблення, до падіння авторитету керівника, виникнення відчуження між ним і підлеглими, до погіршення обстановки в колективі, до конфліктів, кадрових втрат і т. п.

Дії щодо профілактики конфліктів:

• постійна робота з поліпшення умов праці, удосконалення оплати пра-ці, поліпшення організації виробництва, створення належних побутових умов працівників;

• строге слідування не тільки духу, але й букві трудового законодавства;

• дотримання службової етики;

• урахування очікувань підлеглих.

Для більш ефективного вирішення конфлікту необхідно вибрати певний стиль поведінки. При цьому важливо враховувати власний стиль, стиль інших, утягнутих у конфлікт людей, а також природу самого конфлікту.

Власний стиль поведінки в конкретному конфлікті визначається тією мірою, якою учасник бажає задовольнити свої інтереси (діючи пасивно або активно) й інтереси іншої сторони (діючи спільно або індивідуально).

Питання для самостійного вивчення

1. Що таке конфлікт?

2. Які існують види конфлікту?

3. Назвіть дії щодо профілактики конфлікту.

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посіб.-К.: Кондор, 2003

2. http://www.pravo.vuzlib.net/book_z1266_page_62.html