3 Культура діловодства та її складові Напрями дослідження та складові культури діловодства

Складові культури діловодства

Визначаючи культуру діловодства як одну з субсистем суспільної діяльності, слід водночас мати на увазі, що вона є свого роду ідеальною проекцією досягнень людства щодо творення й організації руху документів. Поняття «культура діловодства» нині найбільше відповідає поняттю якості створення і підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи забезпечення соціального управління.

Таким чином, культура діловодства як інтегральне поняття відображає комплекс взаємозв'язаних заходів, методів і засобів (науково-методичного, техніко-економічного, соціального та організаційно-правового характеру) щодо роботи з документами. Це забезпечує реалізацію процесів створення і подальшого функціонування сучасних документно-інформаційних технологій, а також раціональну побудову діяльності служб діловодства з метою здійснення ефективного менеджменту. Зазначене є об'єктивною причиною для виокремлення основних складових культури діловодства, підсистемами якої можуть бути: культура документостворення; культура організації руху документів; інформаційно-технологічна культура; культура служби діловодства; культура управління діловодством. При цьому, звичайно, йдеться не про суто механічне поєднання процесів діловодства й керування ними, а про людиноцентристську парадигму, створення єдиних принципів, правил і норм комплексного забезпечення досконалості їх виконання.

Складові культури діловодства:

1. Корпоративна культура.

2. Інформаційна культура.

3. Культура управління службою діловодства.

4. Культура документостворення.

5. Культура організації роботи з документами.

6. Інформаційно-технологічна культура.

7. Культура організації служби діловодства.

Кожна з перелічених складових культури діловодства є невіддільною одна від одної, актуальною і потребує окремого розгляду та ґрунтовного аналізу. Ці складові можуть бути об’єктами дослідження культури загального діловодства, але ними воно не обмежується, оскільки досліджує подібні процеси, пов’язані зі створенням та обігом в установі спеціальних видів документації (фінансової первинно-облікової, зовнішньоекономічної, з матеріально технічного забезпечення) вже поза межами роботи з організаційно-розпорядчою документацією.

Питання для самостійного вивчення

1. Охарактеризуйте поняття «культура діловодства».

2. З’ясуйте складові культури діловодства.

Відповіді подайте у вигляді конспекту.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.

Культура діловодства як складова корпоративної культури

Ключові моменти оцінки рівня культури діловодства

Організації існують для того, щоб виробляти матеріальні блага і виконувати послуги. У більшості випадків виробництво пов'язане у певний технологічний ланцюг, для приведення в дію всіх ланок якого в організації створюється адміністративна система або система управління, де персонал виконує функції керівників і підлеглих. їх взаємозалежність є організаційною структурою, яка так чи інакше впорядковує організаційну поведінку працівників у розподілі повноважень і відповідальності.

Проте діяльність організацій не може здійснюватися на основі лише досконалого виконання технологічних операцій або управлінської ієрархії. В організаціях працюють люди, а звідси виходить, що в своїй діяльності вони керуються якимись конкретними цінностями, виконують визначені дії, дотримуються усталених правил організаційної поведінки тощо. У цьому розумінні кожне підприємство чи організація є конкретним соціокультурним простором.

В більшості випадків установа створюється для реалізації поставленої власником чи керівником мети, для виконання якоїсь справи. Спосіб, у який здійснюється господарська діяльність в організації і ведуться справи, надає організації індивідуального забарвлення, персоніфікує її. При цьому успіх функціонування, виживання і стратегічного розвитку організації, як складного і неповторного механізму, залежить від того, заради чого люди стали членами єдиного колективу, як будуються їхні взаємини, які цінності, усталені норми, принципи життя і діяльності вони поділяють, які їхні внутрішні символи, ритуали та герої.

У сучасній літературі існує досить багато визначень поняття організаційної культури як основи життєвого шляху кожної організації, підприємства чи корпорації. Американський фахівець з менеджменту Едгар Шейн дає таке визначення: «Організаційна культура — це набір прийомів і правил вирішення проблем працюючих, традицій, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність тепер. Ці правила і прийоми є відправним моментом у виборі співробітниками прийнятного способу дії, аналізу і прийняття рішень. Члени організації не замислюються над їх змістом; вони розглядають їх як споконвічно правильні».

Організаційну культуру можна подати як систему уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, які поділяють усі члени колективу. Це означає, що в установі кожен співробітник зв'язаний спільним поглядом на те, що являє собою його підприємство, яка в нього економічна і соціальна роль, яке місце воно займає серед своїх конкурентів, які його зобов'язання перед клієнтами тощо. Основна функція організаційної культури — створення відчуття ідентичності усіх членів організації, усвідомлення колективного «ми».

Дотримання організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим. Вона здійснюється в ході практичної господарчої діяльності та в ході виконання завдань, що стоять перед організацією, в тому числі завдань досконалого документаційного забезпечення управління, що визначають рівень культури діловодства в установі.

Таким чином, організаційну культуру можна подати як визначені колективні уявлення про цілі і способи підприємницької діяльності членів конкретної організації. Досліджуючи культуру діловодства як універсальне явище та елемент соціальної діяльності, що охоплює питання роботи з документною інформацією, створення документів, їх опрацювання, обіг і зберігання, побудову й управління службою діловодства, а також особисті знання і вміння керівника та виконавця, можна зазначити, що всі вони ґрунтуються на результатах досліджень низки наукових дисциплін.

Питання для самостійного вивчення

Подайте свою думку з приводу цього питання.

Відповіді подайте у вигляді тез.

Рекомендована література

1. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

2. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ, 2004.

3. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: Навч. Посібник. – К.: Кондор, 2007. – 194 с.