Організація діяльності керівника

Закономірності і особливості ефективної роботи

Спеціальні навички, якими повинен досконально володіти секретар:

• машинопис, включаючи правила друку ділових листів з використанням типових форм;

• правила використання переговорних пристроїв та експлуатації обчислювальної техніки.

Ефективне виконання секретарем своїх обов’язків неможливо без попереднього засвоєння визначеного об’єму професійних знань.

Відомості, необхідні секретарю, знаходяться в нормативно-методичних документах, перелік яких як правило включає:

1) документи, що регламентують роботу офіса керівника так і діяльність підприємства;

2) документи, що відображають структуру підприємства і керівний склад;

3)документи по організації діловодства та архівної справи;

4) стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

Крім цього секретар повинен знати:

• основи етики та естетики, включаючи правила ділового спілкування;

• основи організації праці та управління, включаючи правила внутрішнього трудового розпорядку;

• основи адміністративного права та законодавство про працю, включаючи правила і норми охорони праці.

Питання для самостійного вивчення

1. Які фактори впливають на ефективність роботи?

2. Якими навичками повинен володіти секретар?

3. Відомості, необхідні секретарю.

Відповіді подайте у вигляді конспекту

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник.

К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М. : Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.

Організація робочого місця

Допоміжні засоби оптимізації роботи

Оптимізація роботи секретаря залежить від значної кількості самих різних факторів. До незамінних “помічників” відносяться : офісна службова бібліотека; записні книжки; ділові календарі; щоденники.

Офісна службова бібліотека

Основні вимоги до неї:

• бути компактною, містити в першу чергу профільну літературу для вашого підприємства;

• враховувати особливості організаційної взаємодії секретаря та керівника;

• бути актуальною за змістом;

• постійно знаходитися на відстані витягнутої руки.

Основну частину такої бібліотеки складають енциклопедичні та довідкові посібники, а також періодичні видання.

В першу чергу на поличках вашої службової бібліотеки повинні бути:

- словники;

- довідники з основних профільних термінів;

- енциклопедії;

- збірники нормативно-методичних документів, законодавчих та правових актів;

- організаційні документи;

- періодичні видання по профілю діяльності підприємства;

- автодорожні атласи та карти;

- та інші.

Якщо не має можливості докорінно змінити інтер’єр приймальні, то зробити своє робоче місце зручним та красивим в ваших силах. Якщо нам подобається наше робоче місце, то є бажання плідно працювати. Не варто забувати, що однією з головних умов ефективної праці секретаря є порядок на робочому місці. Як відомо, порядок звільняє думки, зберігає час.

Підтримка порядку не лише полегшує вашу працю, доводить ваші операції до автоматизму, економить час, але і запобігає втраті документів.

Нагромаджені папери не лише зменшують робочу площу столу, але і відволікають від вирішення службових питань. Робіть періодично прибирання на своєму столі.

Для виконання даного завдання рекомендується виконати одне із завдань:

• написати доповідь;

• зробити реферат;

• зробити презентацію.

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник. К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Інтернет