МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

МИРГОРОДСЬКИЙ ХУДОЖНЬО-ПРОМИСЛОВИЙ КОЛЕДЖ

ІМЕНІ М. В. ГОГОЛЯ

ПОЛТАВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО ТЕХНІЧНОГО УНІВЕРСИТЕТУ ІМЕНІ ЮРІЯ КОНДРАТЮКА

Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи

дисципліни «Основи офісного сервісу»

Галузь знань: 0201 «Культура»

Спеціальність 5.02010501 « Діловодство»

Миргород

2013

Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи дисципліни «Основи офісного сервісу» складені на основі варіативної компоненти Галузевого стандарту підготовки молодшого спеціаліста і навчального плану спеціальності: 5.02010501 «Діловодство»

Укладач: ________________ О. О. Заброда, викладач IIкатегорії

Методичні вказівки щодо виконання самостійної роботи розглянуто і схвалено на засіданні циклової комісії «Діловодство»

Протокол № від « » січня 2014 року.

Голова циклової комісії _________ О. О. Заброда

1. Пояснювальна записка

Самостійна робота студента є основним засобом оволодіння навчальним матеріалом у час, вільний від обов'язкових навчальних занять. Навчальний матеріал дисципліни, передбачений робочим навчальним планом для засвоєння студентом в процесі самостійної роботи, виноситься на підсумковий контроль поряд з навчальним матеріалом, який опрацьовувався при проведенні навчальних занять.

Самостійна робота студентів є невід’ємною частиною навчального процесу. Головна мета цієї роботи – засвоєння навчального матеріалу, розвиток у студентів логічного мислення і формування професійних навиків.

На самостійну роботу пропонуються теми з найбільш актуальних питань. Самостійна робота сприяє поглибленню професійних знань, більш ґрунтовному вивченню конкретної проблематики за програмою курсу.

Предметом вивчення курсу «Основи офісного сервісу» є організація повноцінної роботи офісу, тому велика увага під час вивчення предмета відводиться таким питанням, як:

• організація та планування робочого часу керівника та секретаря;

• обов'язки секретаря під час підготовки і проведення нарад, переговорів, ділових зустрічей, прийомів;

• діловий етикет спілкування;

• особливості роботи з іноземними партнерами;

• формування позитивного іміджу фірми тощо.

2 Тематичний план самостійної роботи

№ п/п	Найменування розділів, тем	Кількість годин
1	1 Діловод в системі управління Ціль задачі і функції секретарської діяльності	1
2	Організація діяльності керівника	2
3	Організація робочого місця	1
4	2.Технологія роботи Ділові зустрічі, збори, наради	2
5	Робота в приймальній керівника. Етичні та психологічні вимоги до публічних виступів	2
6	3 Культура діловодства та її складові Напрями дослідження та складові культури діловодства	2
7	Культура діловодства як складова корпоративної культури	1
8	Процеси документостворення	2
9	4 Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання Конфлікти, шляхи їх попередження та розв’язання	2
10	5 Професійна етика та діловий етикет
11	Етикет керівника	1
12	Особливості ділового іміджу	2
	Всього	18

3 МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ЩОДО ВИКОНАННЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ

1 СЕКРЕТАР – РЕФЕРЕНТ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ

Ціль задачі і функції секретарської діяльності

Організація роботи секретаря

Жоден заклад, організація, підприємство, фірма не можуть існувати без керівника, що виконує організаційно-розпорядчу діяльність. В той же час любий керівник потребує секретаря, що бере на себе його організаційне та інформаційне обслуговування, що звільняє його від нераціонального використання часу і вміючим підтримати високий авторитет керівника.

Секретар зв’язує керівника з зовнішнім світом та співробітниками фірми, організовує прийом відвідувачів, телефонні переговори, наради, вчасно отримує, опрацьовує, доповідає інформацію та документи, оформляє їх, зберігає та надає по вимозі.

Висококваліфікованому секретарю доручається підготовка документів. В невеликих організаціях на секретаря покладається вся організаційна і діловодна робота. На великих підприємствах секретар є в кожному структурному підрозділі.

Сьогодення вимагає секретарів з вищою або середньо-спеціальною освітою, знанням іноземної мови, навиками роботи на комп’ютері та стажем роботи.

Всі права та обов’язки секретаря записуються в посадову інструкцію. Це документ тривалого зберігання. Дійсний до заміни новим.

У практичній діяльності секретаря керівника підприємства ведення діловодства займає одне з чільних місць. До цього висновку можна прийти хоча б після ознайомлення з обов'язками представників цієї професії, що наводяться у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336. Цей документ, до речі, є основою для складання посадових інструкцій працівників на підприємствах різних форм власності.

Зокрема, кваліфікаційна характеристика передбачає наступні завдання та обов'язки секретаря:

• виконує функції, що включають організаційно-технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника підприємства;

• приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівни­кові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;

• веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки й прийняття рішень;

• приймає документи й особисті заяви на підпис керівником підприємства;

• готує документи й матеріали, необхідні для роботи керівникові;

• стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування;

• організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає й приймає інформацію по приймально-переговорних пристроях (телефакс, телекс і та ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв'язку;

• за дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів;

• виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад;

• здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль;

• веде контрольно-реєстраційну картотеку;

• забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі;

• друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи або, вводить поточну інформацію в банк даних;

• організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;

• формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву;

• копіює документи на персональному ксероксі.

Як бачимо, левову частину робочого часу секретаря присвячено саме діловодству.

Питання для самостійного вивчення

1. Роль секретаря в роботі установи

2. Вимоги до сучасних секретарів

3. Роль діловодства в роботі секретаря

4. Завдання та обов'язки секретаря

Відповіді подайте у вигляді тез.

Рекомендована література

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник.

К.: КНТ, 2006. – 280 с.

2. Кузнецов И. Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М. : Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”, 2004. – 560с.