Практична робота №18 Тема: Складання доповідної записки Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : оформити доповідну записку

Хід роботи:

1. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА — це службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці автор може:

- інформувати керівника про складні си­туації, важливі події або факти, що мали місце;

- доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

- повідомляти про перенесення термінів, дострокове завершення або припинення робо­ти з певних причин.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дору­ченням керівництва.

3. Залежно від адресата доповідні записки бувають внутрішні та зовнішні.

Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Внутрішню доповідну записку підписує автор, зовнішню - керівник установи.

4. Складіть внутрішню доповідну записку за такими даними:

• Директорові Концерну “ Укрметалургторг ” Ломову М. Г.;

• ДОПОВІДНА ЗАПИСКА ;

• 28.10. 2011 №5;

• Доводжу до Вашого відома, що головний бухгалтер ЦЗК м. Кривий Ріг вчасно не надав річний звіт і тим поставив під загрозу складання зведенного звіту до міністерства. Дата надання звіту була попередньо узгоджена з керівництвом ЦЗК.

Прошу Вашого втручання до вирішення цього питання.

• Головний бухгалтер Особистий підпис (автор документа).

5. Складіть зовнішню доповідну записку за такими даними:

• Міністерство освіти та науки, молоді та спорту України;

• дата документа (проставляють цифровим чи словесно-цифровим способом у день її підписання);

• №234;

• Генеральному директорові авіазаводу ім. Антонова Клименко Р. А.;

• ДОПОВІДНА ЗАПИСКА ;

• Про перевірку готовності баз відпочинку;

• Відповідно до доручення голови адміністрації Києво – Святошинського району про перевірку готовності баз відпочинку для дітей 15 травня цього року мною проведено огляд бази відпочинку вашого заводу. Усі житлові корпуси знаходяться у задовільному стані, проте:

1. спортивний майданчик потребує ремонту;

2. поламані стільці у їдальні слід замінити новими;

3. привести до належного вигляду газони.

Прошу взяти на контроль підготовку бази для прийому дітей на відпочинок.

• Завідувач райвно Особистий підпис (автор документа).

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

Практична робота №19 Тема: Складання службових листів Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : оформити службовий лист, лист-відповідь

Хід роботи:

1. Службові листи – це узагальнена назва великої групи управлінських документів які є засобом спілкування, обміну інформацією між підприємствами, установами, громадянами, які виникають в управлінській діяльності, а також засобом оперативного управління діяльністю певних організацій і установ.

2. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити

Службові листи оформляють на бланку для службового листа, виготовленого типографським способом чи за допомогою комп'ютерної техніки. Можливе проставлення відбитка кутового штампа, виготовленого з гуми чи спеціальних матеріалів.

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

- реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

- назва організації вищого рівня (06);

- повна чи скорочена назва організації — автора документа (07);

- назву структурного підрозділу або територіального відділення філії (08) посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, (а його керівник посадова особа) має право підпису документа;

- довідкові дані про організацію (09) містять поштову адресу, номер телефону, за необхідності номери факсів, телексів, ад­ресу електронної пошти та веб-сайта, для листів, що торка­ються фінансово-розрахункових питань, — номери рахунківу банку, дані про ліцензії, патенти;

- код організації (4) проставляють після реквізиту «Довідковідані про організацію» згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Змінні реквізити

Дату документа (11) проставляють у день підписання листа.

Реєстраційний індекс документа (12) визначають під час його реєстрації у журналі/картотеці реєстрації вихідної документації.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на

який дають відповідь «На № від .» (13) фіксують,відтворюючи необхідні дані зі службового листа, на який дають відповідь, зокрема реквізитів 12 та 11. В ініціативному листі ці відомості залишають незаповненими.

Адресат (16) вказує на спрямування службового листа ор­ганізації.

Резолюція (18) містить вказівки щодо виконання листа.

Заголовка до тексту (19) невеликі за обсягом службові листи формату А5 можуть не мати, а відразу розпочинатися з текстової частини (21).

19 - відповідає на запитання «Про що?», оформлюється від межі лівого берега з дот­риманням правила максимальної довжини багаторядкових рекві­зитів (28 друкованих знаків або 73 мм).

Відмітку про контроль (20) проставляють у разі потреби.

Текст (21) службового листа має бути організовано лаконічно, послідовно, переконливо, коректно. Відмітку про наявність додатка (22) .

Підпис (23)-. підписує службові листи переважно керівник установи.

Гриф погодження (24) у разі потреби проставляють на першому примірнику документа.

Візи (25) фіксують внутрішнє погодження проекту службового листа

Відбиток печатки (26) негербової проставляють у разі потреби засвідчення окремих груп листів.

Прізвище виконавця та номер його службового телефону (28) проставляють у нижній частині робочої площі документа розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів.

Відмітку про виконання документа та направлення його до справи (29) проставляють після виконання документа записом від руки на нижньому березі документа від межі лівого берега та в реєстраційних формах вихідної документації установи.

Відмітку про наявність документа в електронній формі (ЗО) проставляють за потреби у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надійдення документа до установи від адреса­та (31) проставляють у день одержання службового листа установою-адресатом документа, а отже, цей реквізит буде наявний ли­ше на першому примірнику документа (за винятком адресування кільком/багатьом адресатам).

3. Підготувати службовий лист Державної податкової інспекції у м. Ірпені (вул. Шевченка, 2 а, м. Ірпінь, Київська обл. 08200; тел.(04497) 63-445, факс (04497) 63-446) на адресу Державної податкової адміністрації у Київській області з проханням виділити в травні 2012 року 50 тис. грн. для придбання офісного обладнання. Прохання обґрунтувати тим, що у ІІ кварталі 2012 року передбачається завершити будівництво приміщення для ДПІ, а наявне канцелярське та інше обладнання, засоби оргтехніки застарілі і потребують заміни.

Проект листа підписується начальником ДПІ в день виконання завдання і реєструється в журналі вихідної кореспонденції.

Решта даних умовна.

4. Підготувати лист-відповідь ДПА у Київській області на попередній лист-прохання ДПІ в

м. Ірпені. Прийнято рішення виділити податковій інспекції у м. Ірпені для придбання офісного обладнання 40 тис. грн. в червні 2012 року.

Проект листа-відповіді підписується заступником Голови ДПА у Київській області через 12 днів після направлення прохання, реєструється в журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

Решта даних умовна.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.