Практична робота №42 Тема: Оформлення справ Мета:Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : Оформити справу з власними документами для передачі в архів

Хід роботи:

1. Довідка до теми

Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. За­лежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення.

Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних пра­вил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:

• пересистематизацію документів справи;

• нумерацію аркушів у справі;

• складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису докумен­тів справи;

• складання засвідчувального напису;

• оправлення справи;

• оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

• внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстра­ційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).

2. Перегрупувати документи справи в прямій хронологічній послідовності.

3. Пронумерувати аркуші справи чорним графітним олівцем у верхньому правому куті

4. Скласти внутрішній опис документів справи.

5. Оформити підсумковий запис справи

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № ___________ за 20_ рік

№ п\п	Індекс справи	Дата документа	Заголовок документа	Номери аркушів справи	Примітка
1	2	3	4	5	6

Разом ________(цифрами)______________________(словами) документів

Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________(цифрами і словами)

Посада особи,

яка склала внутрішній опис

документів справи прізвище ______________ Ініціали,

дата

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

Практична робота №43 Тема: Складання акта про вилучення документів Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : заповнити уніфіковану форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

Хід роботи:

1. Довідка до теми

Після зведення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу проводиться складання акта про вилу­чення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Справи включають до акта про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, завершені у 2006 р., можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 р., з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 р. з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках до­кументів зі строками зберігання.

Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи. Структурні підрозділи відбирають справи, строк зберігання яких минув, для внесення до акта і подають про­позиції керівникові архіву або особі, відповідальній за архів.

Назви однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Без погодження актів з відповідними архівними установами знищен­ня документів є неприпустимим.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготів­лі вторинної сировини за накладними. В актах зазначаються дата здаван­ня документів, їх вага та номер накладної.

2. Заповнити уніфіковану форму акта про вилучення для знищення документів Миргородського художньо-промислового коледжу імені М. В. Гоголя Полтавського національного технічного університету імені Юрія Кондратюка (зразок форми знаходиться у викладача).

3. Дати відповіді на теоретичні питання.

• В скількох примірниках складають акт про вилучення документів для знищення?

• Як вносяться назви однорідних справ, відібраних для знищення?

• Чи дозволяється знищення документів без погодження актів з відповідними архівними установами?

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.