Практична робота №2 Тема: Складання інструкції з діловодства в митних органах

№

п/п

Ознаки класифікації

Види документів

Примітки та приклади

1

2

3

4

1

Спеціалізація

Загальні Спеціалізовані

З адміністративних питань. З фінансових питань. З комерційних питань.

2

Призначення

Розпорядчі

Організаційні

Інформаційні

Документи,які відображають питання оперативного управління організацією.

Документи,які регламентують діяльність організації, визначають її функції та функції її елементів.

Документи, в яких міститься інформація про факти,події, явища,що відбулись в організації та за її межами.

3

Місце складання

Внутрішні

Зовнішні

Документи, створенні на тому підприємстві ,де вони функціонують.

Документи,що надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям.

4

Напрям руху

Вхідні

Вихідні

Документи,створенні за межами організації та надіслані в організацію.

Документи,створені в організації,але використовуються за її межами.

5

Джерела

виникнення

Первинні

Вторинні

Характеризують стан підприємства(статистична звітність).

Отримані на основі аналізу відомостей,що наведенні в первинних документах

6

Форма

Стандартна

Індивідуальні

Створюються за чітко визначеними нормами та правилами,не допускаючи відхилення від зразків

Створюються за довільною формою.

7

Спосіб виготовлення

Типові

Трафаретні

Індивідуальні

Є текст – заяви:Заяви.

Частина тексту вже надрукована,інша вписується при заповненні.

Листи,відгуки,рецензії.

8

Техніка відтворювання

Рукописні

Відтворені механічн. способом

На аудіо і відеоплівці

На дискетах та СDдисках

Написані від руки

Надруковані

Аудіо - або відеозапис якоїсь події.

Створенні для роботи на комп’ютері.

9

Ступінь гласності

Цілком таємні

Таємні

ДСК(для служб.користування)

Загальнодоступні

Мають дуже обмежений доступ,зберігаються в спеціальних умовах

Зберігаються в окремих кімнатах,видаються співробітникам за спеціальним списком,їх реєстрація та облік ведеться у спец. книгах.

Зберігаються у сейфах,видаються для роботи у відповідність із затвердженим керівником списком

Документи,з якими можуть ознайомитись усі бажаючі.

10

Складність

Односкладні

Складні

Складаються з одного питання

Містять в собі два або більше питань.

11

Стадії створення

Оригінал

Копія

Документи,який створено вперше і належним чином оформлено.

Являє собою точне відтворення оригіналу. Розрізняють три види копій: відпуск, витяг, дублікат.

12

Термін зберігання

Постійне

Тривале

Тимчасове

75 років

Понад 10 років

До 10 років

13

Засоби фіксації(відбиття)

Письмові(рукописно

-друковані)

Графічні

Фоно- , фото- , документи

Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовленні на різноманітних апаратах і друкарським способом

Креслення,графіки,плани,схеми,цінні своєю ілюстративністю.

Дають можливість закарбувати ті об’єкти ,явища,процеси,котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо

14

Зміст

Організаційно – розпорядчі;

Фінансово-облікові;

Постачальницько - збутові

15

Найменування

Положення,накази,

Інструкції,звіти, акти,записки,листи

Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи,однакові за назвою, але досить різні за змістом.

16

Термін виконання

Дуже термінові

Термінові

Звичайні безстрокові

Вимагають виконання у строки,встановлені законом,правовим актом,керівником або підлягають визначеному способу відправлення,(телеграми,телефонограми з позначкою«терміново»

Не вимагають обмеженого часом виконання чи відправлення

17

Юридична сила

Справжні

Підробні

Дійсні, тобто такі які мають юридичну силу на даний момент. Недійсні, тобто такі, що втратили силу через закінчення строку дії.

Матеріальні підборки бувають тоді,коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості,роблять виправлення,підчистки.

18

Походження

Службові

Особисті

Стосуються інтересів підприємств, установ та організацій.

Стосуються певної особи і є іменними.

19

Ступінь обов’язковості

Директивні

Інформаційні

Потребують обов’язкової відповіді.

Виготовляються до відома.