Практична робота №35 Тема: Заповнення журналів реєстрації Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : 1. Заповнити журнал реєстрації вихідної та вхідної кореспонденції.

2.Заповнити журнал реєстрації наказів керівника установи з основної діяльності.

3. Дати відповіді на теоретичні питання

Хід роботи:

1. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одно­го структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в уста­новах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.

Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.

Заповнити журнали реєстрації, відповідно до завдання за зразком.

2.Дати письмові відповіді на теоретичні питання :

• Які існують форми реєстрації документів, залежно від обсягу документообігу?

• Сформулюйте мету реєстрації документів.

• Реєстрація документа – це…..

• Основні правила реєстрації документів.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

Практична робота №36

Тема: Оформлення на документі реквізиту 29 “Відмітка про виконання і направлення документу до справи”

Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : 1. Напишіть лист до Холдингової компанії Київміськбуд

2. Оформіть на документі реквізит 29 “ Відмітка про виконання і направлення документу до справи ”

Хід роботи:

1.Надішліть повідомлення до Холдингової компанії Київміськбуд, зокрема заступникові директора п. Крамаренку Костянтину Сергійовичу, з пропозицією укласти договір на капітальний ремонт вбудованого арендованого приміщення площею ________ кв. м по вул.__________________________.

Зверніться з проханням призначити ділову зустріч для огляду приміщення та обговорення умов договору у зручний для партнера час.

Додайте реквізити, яких не вистачає.

2.Оформіть на документі реквізит 29 “ Відмітка про виконання і направлення документу до справи”, відповідно до вимог. Проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа після його виконання для формування документів у справи.

Наприклад :

До справи № 05-17

Долучено до листування

з Холдингової компанії Київміськбуд

підпис розшифровка

дата

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.