Практична робота №29 Тема: Підготовка копії документа Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : 1. Скласти лист

2. Завірити копію листа

Хід роботи:

1. Скласти лист за такими даними:

06 –ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ;

07 – КИЇВСЬКЕ ВИРОБНИЧЕ ОБ’ЄДНАННЯ «ЕЛЕКТРОН»;

09 – вул. Одеська, 94, м. Київ, 02790;

11- 13 грудня 2011 року;

12 – 01-04/73;

13 – пустий реквізит;

16 – Друкарня видавництва «Десна», вул.. Річкова, 3, м. Київ, 02498;

21- до ________ 20___ виготовити на папері друкарні бланки звітності в кількості по дві тисячі примірників кожного зі зразків. Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №000267483шг в Одеському відділенні Промбудбанку м. Києва, МФО 399168.

22 – зразок бланків на 5 арк. в 1 прим.

23 – Генеральний директор, Головний бухгалтер.

2. Завірити копію листа в день виконання практичної роботи.

Рекомендована література

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

2. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник.- 5-те вид.-К.:Либідь, 2006.- 384 с.

Практична робота №30 Тема: Складання етапів документообігу Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : 1. Скласти в табличній формі етапи документообігу.

2. Скласти раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами документних процесів.

Хід роботи:

1. Документообіг — це рух документів від моменту створення до завершення виконання чи відправлення. Службові документи у діловодстві установи, будучи, на противагу архівним, динаміч­ними, а не статичними, утворюють документопотоки:

- вхідні, вихідні, внутрішні документи;

- документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєс­трації;

- документи вищих організацій, документи, які спрямовані чи надходять підлеглим організаціям та ін.

“+” – етап присутній; “-“– етап відсутній.

Етапи	Вхідна кореспон-денція	Вихідна кореспон-денція	Внутрішні документи
Приймання документів	+	-	-
Первинна обробка документів	+	-	-
Попередній розгляд	+	-	-
Підготовка проекту документа	-	+	+
Погодження	-	+	+
Підпис, затвердження	-	+	+
Реєстрація	+	+	+
Розгляд документів керівником	+	+	+
Виконання документів	+	-	+
Контроль виконання	+, -	+, -	+, -
Відправлення за призначенням	-	+	-
Формування справ	+	-	+
Оформлення справ	+	-	+
Передача в архів	+	-	+
Знищення документів із закінченими термінами зберігання	+	-	+

2. Складіть раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

-зняття документів з контролю. Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Рекомендована література

1. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник.- 5-те вид.-К.:Либідь, 2006.- 384 с.

3. Іванова Т. Д. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник.- К.: Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.