Практична робота №26 Тема: Складання службової телеграми Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : оформити телеграму за зразком

Хід роботи:

1. Телеграма — це документ, який передається засобами телег­рафного зв'язку.

Передавання телеграм здійснюють відповідно до Правил корис­тування телеграфним зв'язком (далі — Правила), затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 4 березня 1997 р. № 208 (із змінами, внесеними відповідно до постанов Кабінету Мі­ністрів України від 22.04.97 № 380, від 06.05.01 № 450, від 13.09.01 №1171).

Телеграми, складені на підприємстві, візують, підписують, датують і засвідчують печаткою відповідно до загальних вимог що­до оформлення службових листів. Телеграма може бути написана ручкою, надрукована на друкарській машинці чи набрана на комп'ю­тері, без викреслювань та виправлень.

Телеграми пишуть або друкують лише з ли­цьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.

Ту частину телеграми, яку передають те­леграфом, пишуть або друкують великими літерами через два інтервали. Текст телеграми подають без абзаців. Переносити слова не дозволяє

Усі відомості, зазначені в нижній частині телеграфного бланка, друкують малими літерами, лише перше слово — з великої. Ці відомості в рахунок слів не включаються, каналами зв'язку не передаються і відправником не оплачуються. У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу , нижню частину відокремлюють су­цільною лінією.

2. Оформити телеграму за такими даними:

• ТЕЛЕГРАМА;

• ТЕРМІНОВА ХАРКІВ АТ 381236 ХІМПРОМБУД ГАЛЬЧЕНКУ;

• ПРОСИМО РОЗРАХУВАТИСЯ ОСТАННІ ПОСТАВКИ БЕНЗИНУ ДОГОВОРУ 513 НР 132 СТАНДАРТ ГНАТЕНКО;

• вул. Лесі Українки, 36, Ужгород 12303,

Акціонерне товариство «Стандарт»;

• Комерційний директор ________ Д. П.Гнатенко;

• Дата.

Зразок

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.

Практична робота №27, 28 Тема: Складання службової телефонограми Мета: Практично підтвердити отримані навички роботи з документами

Завдання : 1. оформити телефонограму за зразком;

2.самостійно скласти телефонограму.

Хід роботи:

1. ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий до­кумент, який містить інформацію, передану по телефону. Його складають тоді, коли не­обхідно терміново передати підвідомчій уста­нові розпорядження або повідомити адресата про ділову нараду, зустріч, засідання, збори, зміну у запланованому заході тощо.

Як правило, телефонограму складає, оформлює й передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва.

Оформлюють телефонограму на спеціаль­ному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику із зазначен­ням таких реквізитів:

07 – назва підприємства

10 – назва виду документа (ТЕЛЕФОНО­ГРАМА)

11 – дата документа (датою телефоно­грами є дата її передавання)

12- реєстраційний індекс документа 16 - адресат

21 – текст документа

23 – підпис

28 — прізвище та номер телефону осо­би, яка передала документ, а також прізви­ще і номеру телефону особи, яка прийняла документ.

Підписує телефонограму керівник підпри­ємства або відповідальний виконавець. Як­що телефонограму передають кільком адре­сатам, то складають список адресатів із за­значенням номерів їх телефонів.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим. Бажано, щоб його обсяг не перевищував 50 слів.

2.Оформити телефонограму за такими даними:

• ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ;

• ТЕЛЕФОНОГРАМА;

• Дата, №121/01-19, Київ;

• Начальнику Вінницького обласного державного архіву України;

• Нарада з питань використання Інформаційних технологій в документознавстві та архівознавстві переноситься з _______ на ______ 20___ року. Місце проведення наради – конференц-зал УНДІАСД (вул. Солом’янська, 24). Реєстрація учасників – з 9.00. Початок наради – о 10.00;

• Заступник голови _____________ І. В. Підгірна;

• Передав: Прийняв:

Секретар Соколовська Секретар Вороніна

Тел. 456-56-32 тел. 234-72-12

3.Самостійно скласти телефонограму за довільними даним

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

3. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – Х.: Фактор, 2006. – 402 с.