Вправа 19.2. Включення в звіт обчислюваного поля і додавання заголовка, поточної дати, номера сторінки

1. Для включення в звіт розрахункового реквізиту Середній прохідний бал групи натиснемо кнопку Поле (Text Box) на панелі елементів і розмістимо елемент Вільний (Unbound) в розділ Примітка групи НГ (НГ Footer).

2. Визначимо у властивостях елемента Вільний (Unbound) вираз для розрахунку середнього значення. Для цього запишемо на вкладці Дані (Data) в рядок Дані (Control Source) функцію =Avg ([ПБАЛЛ]), в рядок Число десяткових знаків (Decimal Places) — 2, на вкладці Макет (Format) в рядок Формат поля (Format) — Фіксований (Fixed).

3. Відредагуємо підпис поля. Для цього виділимо підпис і викличемо його властивості. У властивостях на вкладці Макет (Format) в рядку Підпис (Caption) запишемо Середній прохідний бал групи.

Зауваження

Такі дії, як зміну підпису або введення виразу в полі можна виконати і не звертаючись до властивостей елементів.

4. Додамо в звіт поточну дату за допомогою вбудованої функції Now ().

Для цього створимо в заголовку звіту вільний елемент, натискуючи кнопку Поле (Text Box), і задамо у вікні його властивостей на вкладці Дані (Data) в рядку Дані (Control Source) функцію =Now(). На вкладці Макет (Format) в рядку Формат поля (Format) виберемо значення Повний формат дати (General Date). Підпис цього поля виділимо і видалимо.

5. Додамо в звіт номер сторінки в нижній колонтитул. Створимо вільний елемент і заповнимо в його властивостях на вкладці Дані (Data) рядок Дані (Control Source) виразом =[Page]. Відредагуємо підпис цього поля, записавши Стр в його властивостях на вкладці Макет (Format) рядку Підпис (Caption).

6. Введемо назву звіту СПИСКИ СТУДЕНТІВ в розділ Заголовок звіту (Report Header). Для цього скористаємося кнопкою панелі елементів Напис (Label). Встановимо потрібний шрифт напису за допомогою кнопок панелі форматування.

7. Для виведення назви звіту на подальших сторінках введемо його також в рядок Верхній колонтитул (Page Header). Для цього можна скопіювати назву з розділу Заголовок звіту (Report Header), вставити в рядок Верхній колонтитул (Page Header) і вибрати потрібний шрифт. Далі треба вказати Без заголовка (Not with Rpt Hdr) у властивостях звіту на вкладці Макет (Format) в рядку Верхній колонтитул (Page Header).

Вправа 19.3. Перегляд і друк звіту

1. Перейдемо з режиму конструктора звітів в режим попереднього перегляду, натискуючи кнопку Попередній перегляд (Report View). Для проглядання раніше створеного звіту потрібно у вікні бази даних вибрати потрібний звіт на вкладці Звіти (Reports) і натискувати кнопку Перегляд (Preview).

Зауваження

Звіт при перегляді відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукований. В режимі попереднього перегляду є своя панель інструментів. Для перегляду потрібних сторінок звіту можна використовувати стандартне поле номера сторінки в нижньому лівому кутку вікна звіту.

2. Виведемо звіт на друк за допомогою кнопки Друк (Print) панелі інструментів.

За допомогою команди Файл | Параметри сторінки (File | Page Setup) виберемо принтер, задамо формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію (книжкова, альбомна) і т.д.

Зауваження

Команда Файл | Друк (File | Print) дозволяє вибрати для друку окремі сторінки звіту або виділені записи, роздрукувати задане число копій, вивести звіт у файл, який повинен роздруковуватися в інший час.

На мал. 1 приведена перша сторінка розробленого звіту Списки студентів в режимі попереднього перегляду.

Звіт з підлеглою частиною на основі двох взаємозв'язаних таблиць

Багатотабличні звіти

Разом з однотабличними звітами Access дозволяє створювати складніші звіти, що забезпечують виведення даних з декількох взаємозв'язаних таблиць бази даних. Для виведення взаємозв'язаних даних в багатотабличний звіт автоматично використовуються зв'язки таблиць, встановлені в схемі даних БД.

Багатотабличні звіти можуть містити основну частину і частину, що включається, тобто підлеглий звіт. Для кожної з цих частин як джерело даних вибирається своя таблиця або декілька таблиць. Багатотабличні звіти можуть також включати поля з різних таблиць і при цьому не мають підлеглих звітів.

Найпростішим багатотабличним звітом є звіт для двох таблиць, що знаходяться в одно-багатозначних відносинах. В цих відносинах одна таблиця є головною, а інша — підлеглої. Побудова такого звіту має свої особливості залежно від вибору головної або підлеглої таблиці як основи звіту.

Розглянемо технологію створення багатотабличного звіту на основі таблиць КАФЕДРА і ВИКЛАДАЧ, який містить відомості про кожну кафедру і списки її викладачів.