Тема 3. Організації в системі менеджменту

1. Організації, їх суть, класифікація та загальні риси.

2. Закони розвитку організації.

3. Життєвий цикл організацій.

4. Середовище організацій.

5. Типи організацій в Україні.

1. Організації, їх суть, класифікація та загальні риси

Намагання людей об'єднатись у групи, а надалі в ор­ганізації зумовлене необхідністю задоволення їх потреб у захищеності, причетності, взаємопідтримці, спілкуван­ні тощо. Об'єднання зусиль індивідів у будь-якій сфері на засадах спеціалізації і розподілу праці з метою підви­щення продуктивності і результативності виконуваних робіт спричинило необхідність визначення ролей, функ­цій, обов'язків кожного із членів організації.

У процесі виробничо-господарської діяльності праців­ники об'єднуються з метою виконання місії, цілей та зав­дань організації. Саме це забезпечує ефективне викорис­тання ділових якостей кожної людини.

Організація – група людей, діяльність якої свідомо, керовано або спонтанно координується для досягнення певної мети.

Класифікація організацій:

За способом і метою утво­рення організації поділяють на формальні і неформаль­ні. Формальні організації – групи працівників, діяль­ність яких свідомо планується, мотивується, контролю­ється та регулюється для досягнення певної мети. Такими організаціями є підприємства, відділи, підрозділи, служ­би, комітети, факультети, кафедри тощо. (Формальні орга­нізації називатимемо просто «організаціями»). Нефор­мальні організації – це групи працівників, що виника­ють і функціонують спонтанно. Найчастіше вони входять до складу формальної організації, створюються на основі спільних інтересів. Неформальними організаціями є гру­пи любителів певних видів спорту, туризму, мистецтва, економічних підходів тощо.

За кількістю цілей виділяють прості організації (ма­ють одну ціль) і складні організації (ставлять перед со­бою комплекс взаємопов'язаних цілей), яких в економі­ці переважна більшість.

За величиною виокремлюють великі, середні та малі організації (підприємства).

Офіційно зареєстровані організації отримують ста­тус юридичної особи (офіційне визнання, атрибути дер­жавної реєстрації, рахунок у банку, форма підприєм­ництва тощо). Усі інші організації є неюридичними осо­бами.

За формами підприємництва організації поділяють на підприємства, господарські товариства, банки, стра­хові компанії, інвестиційні фонди тощо.

За характером адаптації до змін виділяють механіс­тичні організації (характеризуються консерватизмом, не­гнучкою організаційною структурою управління, автократизмом у контролі та комунікаціях, фетишизацією стандартизації тощо) і органістичні (характеризуються динамічністю, гнучкістю організаційних структур управ­ління, розвинутим самоконтролем, демократизацією ко­мунікацій тощо).

Організація як система.

Організація є системою, тоб­то сукупністю взаємопов'язаних, взаємодіючих елемен­тів, які складають цілісне утворення, наділене власти­востями, відмінними від властивостей його складових.

На сучасному етапі всі організації розглядають як від­криті системи, тобто системи, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, а й із зовнішнім середо­вищем. Відкрита система характеризується:

• цілісністю (зміна однієї складової зумовлює зміну інших);

• одноосібністю (кожну складову можна розглядати окремо);

• перспективністю (розвиток у напрямі вдоскона­лення);

• незалежністю (можливе відокремлення підсистем);

• спеціалізованістю (здатність виконувати певні ро­боти);

• перетворенням вхідних елементів на вихідні;

• централізацією (одна зі складових стає домінуючою);

• зростанням (тяжіння до розширення, збільшення);

• циклічністю розвитку;

• рівновагою;

• непередбачуваністю причин можливих збурень.

Відкрита система має вхід та вихід. Входом для ор­ганізації як системи є всі види ресурсів (матеріали, ка­пітал, робоча сила, інформація тощо), виходом – про­дукція, послуги, прибуток, соціальна відповідальність, освоєння ринку, забезпечення працівників.

Організація складається з керуючої та керованої під­систем, щодо яких частіше вживають термін «система».

На рис. 1. подано процес функціонування організації як відкритої системи.

У процесі функціонування утворюється ефект синергії (зростання сукупної ефективності управлінської діяль­ності внаслідок поєднання, інтеграції та взаємодії керую­чої та керованої систем). Синергія створює умови, за яких загальний ефект перевищує суму показників віддачі окре­мих підсистем організації, які діють незалежно.

Організації, незалежно від їх специфіки, характери­зуються такими загальними особливостями:

• визначенням місії та цілей;

• наявністю ресурсів: люди, капітал, матеріали, тех­нологія, інформація;

• залежністю від зовнішнього середовища (економіч­них і правових умов, громадських організацій, міжна­родних подій, законодавчих актів, конкурентів, техні­ки, менталітету суспільства тощо);

• горизонтальним поділом праці (визначенням кон­кретних завдань), який зумовлює утворення відповід­них підрозділів і служб;

• вертикальним поділом праці, спрямованим на ко­ординацію роботи, тобто на здійснення процесу управ­ління;

• необхідністю управління;

• наявністю формальних і неформальних груп;

• здійсненням певних видів діяльності (виробни­чої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково-дослідної тощо).

Рис. 1. Процес функціонування організації як відкритої системи

Усі складні організації мають загальні характеристики. Ці загальні риси допомагають зрозуміти, чому, щоб добитися успіху, організацією необхідно керувати.

1. Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації вміщує пере­творення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які ви­користовуються організацією – це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація.

Наприклад, організація "Мак Дональдс" (виробництво і обслуговуван­ня): Матеріали – м'ясо, картопля, булочки, папір. Технологія – механізоване приготування їжі (кухонне обладнання). Люди – управляючі ресторанами, бухгалтери, м'ясники, продавці на роздачі. Інформація – звітність щодо реалізації, облік на складах, звіт щодо затрат на придбання продуктів для виготовлення продукції.

Цей приклад показує взаємозв'язок між цілями і ресурсами.

2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією з найважливіших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна з організацій не може бути "острівцем у собі". Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища – як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти.

Термін "зовнішнє середовище" враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей в суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і зале­жить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. Найкращі керівники в компанії "ІВМ" нічого не можуть зробити, щоб утримати маленьку японсь­ку компанію від виходу на ринок з новою інтегральною схемою, яка ро­бить деякі види продукції "ІВМ" застарілими.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість факторів зовнішнього середовища. Щоб досягти успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині.

3. Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації є розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл вели­кого обсягу роботи на численні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації виробляти значно більше продукції, ніж якби та ж кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонталь­ного розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, мар­кетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які мають бути успішно здійснені, щоб фірма досягла поставлених цілей.

4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви.

Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи – це групи лю­дей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнен­ня загальної мети. Таким чином, за своєю суттю, великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взає­мопов'язаних організацій і численних неформальних груп, які ви­никають спонтанно.

5. Вертикальний розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить суть управління.

6. Необхідність управління. Для того, щоб організація могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації.