4. Удосконалення організації управлінського контролю

Завдяки усуненню виявлених недоліків у роботі і об’єктивній оцінці діяльності працівників ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих. Ефективному контролю притаманні:

1. стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

2. орієнтація на досягнення конкретного результату;

3. систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації;

4. завчасність контролю, попередження порушень;

5. простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

6. об`єктивізація контролю і використання надійної інформації;

7. пристосування до міжнародних стандартів;

8. вміле використання категорій формальної логіки: мислення, судження, умовисновки;

9. поняття, визначення, силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез, тощо. [Гірняк С. 119]

Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в «хованку»: контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності. Тому німецькі вчені Вернер Зігерт та Лючія Ланг вважають, що:

1. Контроль не повинен зводитися до інцидентів. Нормальний контроль – це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в спілкування.

2. Тотальний контроль породжує неохайність. Є керівники, які вважають, що все, що не «пройшло через їх руки», може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

3. Таємний контроль викликає лише розчарування. Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

4. Контролюйте не тільки улюблену дільницю. Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

5. Контроль – не проформа. Керівник-демократ часто так задовольняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.

6. Не контролюйте через недовіру. Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.

7. Не тримайте своїх висновків при собі. Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітництва, не зволікаючи часом Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу. [Вернер Зігерт, Лючія Ланг. Керувати без конфліктів. Економіка.- Москва: 1990.- С.154. ]

Контролінг в організації

Незважаючи на те, що термін «контролінг» і є співзвучним до терміну «контроль», їх функції та форми різні. Зміст контролінгу як науки пов'язаний з управлінням, регулюванням діяльності не лише підприємства, але й бізнесу взагалі.

Сучасна економічна наука нерозривно пов’язана з таким поняттям, як «управлінський облік». Один з підходів до визначення цього поняття і є термін «котролінг». На даний момент управлінський облік розглядається як система збору та інтерпретації інформації про витрати, собівартість продукції, що зближує його до терміну «контролінг», оскільки при цьому великою увагою наділений нормативний характер подібної інформації та її значенню для отримання «зовнішньої звітності» підприємства. Термін контролінг не випадково має однаковий корінь зі словом «контроль», тому що це підкреслює зв'язок обліку з управлінням. Спрощено слід вважати, що це – широка система організації звітності з метою контролю за діяльністю підприємства. [Фольмут, 84 ]

За Е. Майєром, така система разом з вирішенням оперативних завдань, орієнтується і на стратегічні досягнення. Завдання контролінгу значно більші за обсягом від завдань управлінського обліку, який входить у систему контролінгу в якості однієї з складових. [Майєр, 7]

Контролінг – це система управління процесом досягнення кінцевої мети підприємства та результатів його діяльності, як система управління прибутком підприємства. Термін «контролінг» вперше був використаний у США, він охоплював сукупність завдань у сфері обліку та теорії фінансів. Потім контроль отримав ширше тлумачення, до нього увійшли також окремі питання фінансового контролю і оптимального використання фінансових ресурсів.[Тарнавська, 253-254]

Контролінг виник внаслідок того, що з плином часу різко збільшується обсяг інформації, яка надходить не лише з внутрішнього середовища (виробництво), але й з зовнішнього, змін у податковій політиці держави, вивчення ринкового середовища, тощо. Для систематизації цієї інформації необхідно було створити систему, яка б дозволила класифікувати та розподілити цю інформацію по тих структурних підрозділах організації, де вона необхідна. [Тарнавська, 254]

Контролінг є синтетичною дисципліною, яка на основі менеджменту, маркетингу, бухгалтерського обліку, аналізу господарської діяльності, систем контролю забезпечує спостереження, оцінку та коригування економічних процесів, що відбуваються на підприємстві. Він базується на системі нормування витрат, визначення залежності між обсягом реалізованої продукції, витратами та управління, інших показників, які характеризують рівень використання ресурсів усіх видів. [Пушкар, 7]

Метою контролінгу є розробка економічних показників ефективності використання об’єктів управління, відстеження цих показників та забезпечення інформацією усіх зацікавлених осіб щодо використання ресурсів у процесі постачання, виробництва і збуту продукції. [Тарнавська, 255] Інакше кажучи, контролінг є системою спостереження та вивчення поведінки економічного механізму конкретного підприємства і розробки шляхів для досягнення мети, яку воно ставить перед собою. [Пушкар, 61]

Контролінг виконує функцію внутрішнього контролю на підприємстві, визначає економічність роботи його окремих структурних підрозділів, а також здійснює сервісне обслуговування апарату управління, забезпечує інформацією, необхідною для прийняття рішень. Якщо контроль є однією з функцій управління, то контролінг є концепцією ефективного управління підприємстві та забезпечення тривалого його існування в умовах конкуренції. Отже, різниця між ними полягає в тому, що контроль спрямований у минуле і зорієнтований на виявлення помилок, відхилень, на пошук винних; а контролінг – у майбутнє, прагне так керувати процесами поточного аналізу і регулювати планові фактичні показники, щоб виключити помилки та відхилення. [Тарнавська, 255].

Об’єктами контролінгу є:

1. ресурси підприємства (матеріальні, засоби підприємства, персонал, інформаційні);

2. господарські процеси (інвестиційна діяльність, постачання, виробництво, збут, науково-дослідні і експериментальні роботи);

3. фінансова діяльність підприємства;

4. показники ефективності роботи підприємства. [Пушкар, 9]

По кожній з груп об’єктів контролінгу визначаються конкретні об’єкти з визначенням системи показників, по яких планується, обліковується, аналізується та контролюється певний аспект функціонування підприємства. [Пушкар, 9]

Функції контролінгу:

1. Контроль за станом економіки підприємства, тобто це - контроль рівноваги доходів та витрат. Рівновага здійснюється тим, що визначаються проміжки часу заданої величини, порівнюються з фактичними для того, щоб дізнатися, чи потрібно втручання, розробка заходів протидії для досягнення бажаного результату підприємства. Контролінг виступає як система регулювання затрат і результатів діяльності, що допомогла б уникнути неочікуваностей і «запалити червоне світло», коли загрожує небезпека.

2. Сервісна функція надає необхідну інформацію керівництву. Інформаційне забезпечення контролінгу реалізується за допомогою систем:

• звітності;

• нормування;

• контролю.

Ця функція орієнтована на досягнення цілей деяльності підприємства.

3. Управлінська функція, що полягає у переоцінці стратегії, коректування цілей.

4. Функція підготовки (розробки) методології прийняття рішень і їх координації, а також контролю сприйняття цієї методології керівництва. Здійснюється з використанням даних по відношенню до загальних результатів діяльності для забезпечення функцій управління.

5. Контроль економії роботи: підрозділи цікавляться рівнем витрат, проте їх не цікавить процес формування даних витрат.

[ Фольмут, 90]

Контролінг як самостійна управлінська функція має складну організаційну структуру. Вона включає в себе два компоненти – горизонтальну та вертикальну структури. Вертикальна структура охоплює послідовність процедур контролю відповідно до логіки і направлення управлінського циклу. В ньому можна виділити:

• стратегічний контроль;

• тактичний контроль;

• оперативний контроль. [Івашкевич, Зайцев,16]

Горизонтальна структура охоплює функціональні компоненти. Вона передбачає оцінку результативності в комерційній, виробничій, фінансовій та комунікативній діяльності, що включають в себе як сукупні показники діяльності підприємства, так і показники, що характеризують окремі аспекти підприємницької діяльності. І вертикальна, і горизонтальна структури контролю передбачають реалізацію функцій контролінгу. [Івашкевич, Зайцев,17]

Принципи та сфера застосування контролінгу

Концепція контролінгу передбачає розробку філософії поведінки фірми, використання принципу прямого і зворотнього зв’язку в біокібернетичному контурі регулювання, розробку енергетичного балансу оточуючого середовища, створення системи обліку витрат, активізацію нематеріальних факторів (комунікації, мотивація, стимулювання праці). [Майєр, 79]

Контролінг можна визначити як систему перевірку того, наскільки успішно підприємство просувається до своєї мети. У випадку відхилень від мети приймається коригуючи дії, а метою є підтримання ефективного функціонування підприємства. В зв’язку з вищенаведеним, контролінг базується на таких принципах:

• планування (визначення чітких стандартів діяльності підприємства);

• облік (визначення фактичного стану об’єктів спостереження);

• аналіз (визначення того, чи відповідає фактичний стан об’єкту встановленим стандартам);

• прийняття рішень (визначення проблем у ситуаціях, які вимагають коригуючи дій). [Пушкар, 56]

У системі контролінгу центральне місце належить бухгалтерському обліку, який формує базу даних, визначаючи зміст, відбір та оцінку даних, комплекс економічних показників, що характеризують кількісний та якісний стан об’єктів, а також фактори, що впливають на їх функціонування. Уточнюється, наскільки повно треба відображати діяльність кожної структурної одиниці підприємства, а також ступінь деталізації фактичних даних, який визначається можливістю збору даних та потребою в них збоку апарату управління та лінійного персоналу. Така інформаційна база ж вихідним пунктом планування. Розроблені норми, нормативи, стандарти, базові показники ефективності використання ресурсів служать для прогнозу розвитку підприємства та отримання прибутку або досягнення тієї мети, яку ставить перед собою адміністрація.

Контролер є керівником служби контролінгу, в підпорядкуванні якого знаходиться бухгалтерія. Він є головною особою з питань інформації, здійснює контроль специфічним чином – за допомогою звітності та інтерпретації даних, необхідних для прийняття рішень. Завдяки отриманій інформації та ї аналізу, контролер впливає в значній мірі на рішення і відіграє значну роль у просуванні підприємства до стратегічної мети. Таким чином, контролінг є системою, яка створюється для відстеження ситуації в зовнішньому та внутрішньому середовищі підприємства, а тому вона проектується. [Тарнавська, 258]

Контролінг (переважно у формі спеціалізованих служб контролінгу) може бути в перспективі впроваджений на таких господарюючих суб’єктах, як:

1. Великі підприємства чисельністю працюючих понад 100 осіб. Це пояснюється складністю структури управлінського апарату і виробничого процесу на таких підприємствах, великою кількістю факторів, що впливають на кінцеву мету підприємства, складністю комунікаційних зв’язків, необхідністю відстеження показників ефективності роботи всередині підприємства і за його межами.

2. Різного роду об’єднання (концерни, асоціації, консорціуми, групи об’єднаних підприємств, спілки, міжнародні корпорації), де контролінг сприятиме консолідації сил усіх учасників об’єднання для досягнення спільної мети. [Пушкар, 59-60]

Що стосується підприємства з чисельністю працюючих 200 – 1000 чоловік, тут, у принципі, відсутні передумови для впровадження контролінгу через низький рівень підготовки бухгалтерів, відсутність методик, тощо. На дрібних підприємствах повинні використовуватися звичайні форми контролю за використанням ресурсів у системі бухгалтерського обліку. [Пушкар, 60]

Слід зазначити, що впровадження контролінгу в систему управління бізнесом дозволить підвищити рівень аргументації рішень, що приймаються, забезпечивши цим самим стійкість підприємств у динамічних умовах зовнішнього середовища і ,в першу чергу, в умовах конкуренції.