Тема 5. Функція контролю

1. Зміст контролю як функції менеджменту.

2. Види контролю.

3. Процес контролю.

4. Удосконалення організації управлінського контролю.

1. Зміст контролю як функції менеджменту

Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності , оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій. Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривам діяльності та стимулюють її успіх [Тарнавська с. 240].

У менеджменті контроль можна визначити як процес спостереження за тим, як підприємство рухається до наміченої мети та коригування відхилень від прийнятого курсу в разі необхідності. Він виникає на певній стадії управлінського процесу, так як управління підприємством взагалі неможливе без нього. Контроль дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

За О. С. Петровим, контроль є «однією з функцій управління виробництвом і має аналітичний характер. Під час її використання здійснюється спостереження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої програми, порівнюються величини та значення параметрів, що контролюються з заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі» [Петров ст. 95]. Проте тут контроль виступає лише як засіб, фіксований зразок, за допомогою якого порівнюються результати із завданнями та вимогами. На практиці це зводить контроль до «простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (підсумків у звітах, платіжних відомостях, тощо)» [Тарнавська ст. 241].

Один із засновників науки управління А. Файоль дав чітке визначення поняття контролю. “На підприємстві контроль заключається в тому, щоб перевірити, чи все виконується відповідно до утверджених планів, розроблених інструкцій та принципів. Його ціль — виявити слабкі місця та помилки, вчасно виправити їх і не допустити повторення. Контролюється все: предмети, люди, впливи” [Управление — это наука и искусство / А. Файоль, Г. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд. — М., 1992. – 351 с. /С. 27]. А далі вчений додає, що «… контроль є найпершим обов`язком тих керівників, які відповідають за виконання будь-яких планів» [там само].

Контроль як одна із важливих функцій менеджменту є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв`язуючої ланки між керуючою і керованою системами [Гірняк ст. 109]. Функція контролю включає облік і аналіз інформації про фактичні результати діяльності всіх підрозділів організації, порівняння їх із планами показниками, виявлення відхилень та аналіз їх причин, здійснення певних операцій, пов’язаних з реалізацією планів та програм [Шегда ст. 138].

Поняття «контроль в управлінні» необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

• як систематичну та конструктивну діяльність керівників та органів управління, одну з управлінських функцій;

• як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв’язку;

• як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управлінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення [Тарнавська ст. 241-242].

Наприклад, завдяки організації механізму зворотного зв`язку орган управління одержує інформацію про хід справ. Менеджери оцінюють стан справ на підприємстві на основі звітів, які одержують від інших працівників організації, та аналізують отримані результати. У випадку успішного ходу справ контроль дає змогу підтримувати його, а якщо розвиток справ не задовольняє орган управління – вносити корективи. Управлінський контроль - це не якась разова акція. Це – неперервний процес, що включає спостереження та регулювання різних видів діяльності організації з метою полегшення виконання управлінських задач [Гірняк С.111.].

Відомо, що для досягнення головної мети в менеджменті використовують загальні управлінські чинники – функції, що застосовуються до будь-якого підприємства. До загальних функцій в системі менеджменту підприємства відносяться:

1. функція планування;

2. функція контролю;

3. функція організації;

4. функція мотивації. [Герчікова С.].

Слід підкреслити, що контроль як одна з функцій управління стоїть на другому місці після функції планування: якщо керівництвом не доведена мета до підлеглих, то суть контролю буде втрачена. Стратегічні плани відображають зміни як усередині організації, так і за її межами, і процес контролю дає змогу менеджерам упевнитися в тому, наскільки діє прийнята стратегія [Шегда ст. 138]. Планування повинне завжди враховувати реальні можливості та умови функціонування і розвитку підприємств, що постійно змінюються. Підвищується значення контрольної функції [Шегда ст. 138]

Контроль є фундаментальним елементом процесу управління. Адже ні планування, ні організацію, ні мотивацію неможливо розглядати, повністю відокремивши поняття контролю. Фактично всі вони є невід`ємними частинами загальної системи контролю того чи іншого підприємства.

Ознаками та характеристиками контролю є мета й завдання контролю, його типи та предмет, об’єкт та суб’єкт контролю. Н. П. Тарнавська та Р. М. Пушкар визначають мету контролю у забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у попередженні можливих помилок. Несприятливий розвиток подій слід виявити ще на ранньому етапі для того, щоб менеджер мав змогу запобігти цьому, дати нові вказівки, провести реорганізацію, посилити свій вплив на мотиви трудової поведінки і вирішити будь-яку з проблем, які виникають і можуть призвести до кризи. У будь-якій діяльності мета контролю полягає у перевірці того, чи все відбувається згідно з заздалегідь прийнятим планом, діючими інструкціями та встановленими принципами [С.242].

Мету контролю можна додатково коротко сформулювати як:

• констатацію та оцінку досягнених результатів комерційної діяльності та відповідні висновки;

• констатацію та оцінку здійснення та ефективності заходів, що перебувала в планах діяльності, а також відповідні висновки;

• багатосторонню констатацію та оцінку успішності ситуаційного управління, а також відповідні висновки;

• формування зворотного зв’язку для оцінки, стимулювання та інформування персоналу [Лейманн, С.94]

Завдяки уточненню мети контролю можливо зазначити, що він починається з контролю за результатами й продовжується оцінкою факторів, що сприяли або заважали їх отриманню. Найбільш вагомим, однак, є контроль за результатами, тому що саме результати є показниками успіху. [Лейманн, С.95]

Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості й синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну, профілактичну, захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни [Гірняк, С.110].

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об’єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних, тощо), а загальні - всебічна діяльність об’єктів, що контролюються.

Основними завданнями контролю є:

• визначення фактичного стану об’єкта та його частини в даний момент часу;

• прогнозування стану та поведінки об’єкта та його частини на визначений майбутній період часу;

• зміна стану та поведінки об’єкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхідні та оптимальні значення характеристик об’єкта чи його частини ;

• завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об’єкта від заданих, тобто тих, що передбачались;

• збір, передача, обробка інформації про стан об’єкта;

• забезпечення стійкого стану об’єкта при досягненні критичних значень характеристик об’єкта [Тарнавська С.242]

Об’єкт контролю – це те, що (хто) контролюється. Всередині підприємства об’єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Предметом управління є отримання запланованого результату. Отже, предмет контролю - це стан і поведінка об’єктів управління. Предметом контролю таких об’єктів як об’єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об’єкта контролю на конкретну дату. Цей стан описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також такими, що визначені у часі та просторі, закріплені відповідними стандартами. [Т. С.243] Об’єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці. [Гірняк. С.110].

Суб’єктом контролю може бути група людей або організація, що наділена відповідними повноваженнями. За характером стосунків суб’єкта та об’єкта контролю, розрізняють контроль внутрішній та зовнішній. При внутрішньому – суб’єкт та об’єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому – суб’єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об’єкта [Т. С.244]. Суб’єктами контролю можуть виступати державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємства і об’єднань [Гірняк. С.109].