3.3. Документы и журналы документов.

Документы в системе 1C: Предприятие служат в основном для ввода и хранения информации о хозяйственных операциях, совершае­мых на предприятии. Документы хранятся в журналах документов и мо­гут относиться к одной из компонент системы («бухгалтерскому учету», «оперативному учету» или «расчету»), Количество журналов и докумен­тов, доступных для работы, а также их настройка осуществляется в конфигураторе и определяется правами доступа конкретного пользова­теля. Таким образом, пользователю могут быть доступны либо все до­кументы, содержащиеся в конфигурации (полные права), либо только их часть (ограниченные права).

Количество журналов и документов в конфигурации практиче­ски не ограничено. Один и тот же документ может отображаться в не­скольких журналах одновременно. Кроме того, один журнал, в свою очередь, может содержать несколько типов документов. Например, жур­нал «Касса» содержит два типа документов: «Приходный кассовый ор­дер» и «Расходный кассовый ордер», а журнал «Банк» содержит только один тип документов - «Выписка банка». Для отображения всех типов документов служит специальный журнал под названием «Общий жур­нал». Кроме документов в нем также отображаются и операции (см. п. 4.2.). Вообще под термином «документ» в системе 1С:Предприятие под­разумевается совокупность:

• структуры документа (количество, наименование и содержа­ние вводимых полей);

• вида и формы диалога для ввода документа;

• количество и вид печатных форм, формируемых при вводе документа (в большинстве случаев у каждого документа одна печатная форма);

• алгоритма изменения учетной информации (например, для документов компоненты «бухгалтерский учет» это алгоритм формирования бухгалтерских проводок).

Если не задана последняя составляющая документа, то при его вводе изменения учетной информации не происходит. Например, при вводе документа «Доверенность» бухгалтерские проводки не формиру­ются. Такие документы служат для ведения электронного архива доку­ментов.

Журнал документов открывается с помощью команды меню «Журналы» и выбора в нем необходимого типа журнала. Вид окна жур­нала документов «Касса» представлен на Рисунке 3.3.

Документ в журнале имеет два основных статуса, которые иллюстрируются в соответствии с пиктограммой.

В каждом журнале имеются стандартные кнопки и вспомога­тельные кнопки. Вспомогательные кнопки (их может и не быть) предна­значены для формирования специализированных отчетов по докумен­там, содержащимся в данном журнале. В нашем примере в журнале «Касса» вспомогательная кнопка «Кассовая книга» формирует кассовую книгу за указанный период. Стандартных кнопок три:

«Закрыть» - закрыть журнал документов

«Действия» - выполняет некоторые действия по выделенному в журнале документу (формирует отчет о движении данного документа, выполняет ввод другого документа на основании данного документа и др.)

«Реестр» - формирует реестр всех документов в журнале. Панель инструментов служит для выполнения основных дейст­вий в журнале документов, представленных в Таблице 3.2.

Новый документ можно ввести как из соответствующего журна­ла документов, так и используя команду меню «Документы» и выбрав необходимый документ из общего списка. При этом новый документ ав­томатически попадет в свой журнал, где с ним можно осуществить, дальнейшую работу.

Подробнее о работе с документами и с журналами документов см.в[1].