Лекция №6

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений (единоначалия), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организаций.

Различаются приказы: (1) по организационным вопросам, (2) по основной деятельности, (3) по личному составу и (4) кадровые приказы.

1. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.).

2. Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

3. Приказы по личному составу регулируют и фиксируют прием, увольнение и перемещение (перевод) работников.

4. Кадровые приказы фиксируют предоставление отпусков, вынесение взысканий и поощрений работников.

Подробнее о приказах по личному составу и о кадровых приказах см. в разделе «Кадровая документация».

Приказы оформляются на специальном бланке, бланке приказа или общем бланке предприятия с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Формуляр приказа содержит следующие обязательные реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если имеется);

• наименование предприятия;

• название вида документа;

• дата приказа;

• номер приказа (внутри своей группы);

• место издания;

• заголовок к тексту;

• подпись;

• визы.

Проекты приказов, подлежащих согласованию, оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле справа — «Проект».

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Заголовок — обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, отвечает на вопрос «о чем?», например:

О создании филиала в г.Выборге

Об увеличении уставного капитала общества.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей:

• вступительной, или констатирующей (преамбулы) и

• распорядительной.

Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт, ранее изданный другой организацией, то во вступительной части обязательно указывается его название, дата, номер, например:

В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденным Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г.Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ...

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то во вступительной части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, то во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, описываются либо перечисляются факты и события, послужившие причиной издания приказа.

Например:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института на ул. Металлистов, д.37а

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается с глагола в первом лице единственного числа ПРИКАЗЫВАЮ, печатающегося прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт распорядительной части, который содержит поручение, состоит из следующих обязательных элементов:

• наименование исполнителя или исполнителей (кому);

• предписываемое действие (что сделать);

• конкретный срок выполнения поручения (в какой срок).

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания или этапы каждый из них формулируется отдельным подпунктом по той же схеме. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет (полностью или частично) ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа их необходимо перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле. В этом пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

• во избежание повторений или противоречий согласовывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами;

• давать корректные формулировки, излагать информацию кратко, последовательно, четко, однозначно, не допуская возможности его двоякого толкования;

• намечать ответственных конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручения;

• обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в приказе наименований организаций;

• указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Текст проекта приказа должен быть написан ясным, доходчивым языком, с соблюдением грамматических правил. Следует избегать при его написании нечетких и неконкретных формулировок, не способствующих однозначному пониманию и неукоснительному выполнению предписываемых действий, например: «всемерно укреплять», «поднять уровень», «усилить контроль», «обратить внимание»

До представления руководству на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово Приложение (если приложений несколько, они нумеруются: Приложение 1; Приложение 2 и т.д.) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение,

например:

Приложение 1 к п.2 приказа от 14.07.98 № 56

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и пр.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Приказы имеют отдельную индексацию и нумерацию в пределах своей группы, группируются в разные дела. В регистрационный номерах приказов по личному составу и кадровых приказов присутствует буквенный индекс л/с и к.

Образец приказа по основной деятельности:

Открытое акционерное общество

«Связьинвест»

ПРИКАЗ

_______№__________

Москва

Об увеличении уставного

капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденным Советом директоров общества 16.07.1996,

ПРИКАЗЫВАЮ.:

1.Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3.Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор

подпись

Инициалы, фамилия

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

В существующей практике распоряжения издаются также руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются в соответствии с теми же правилами, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое распорядительное слово, разделяющее вступительную и распорядительную части.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания также составляются и оформляются аналогично приказам, с тем отличием, что ключевыми распорядительными словами в тексте указания могут быть ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке, с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как заголовок к тексту приказа (см. выше). Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

• Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

• Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

К нормативным документам в сфере кадровой работы относится Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который может быть использован для регламентации определенных видов работ, обоснования рационального разделения и организации труда и расстановки кадров, при проведении процедуры аттестации персонала.

К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения ее представляют совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. К настоящему времени ряд норм и положении ГСДОУ в силу объективных причин переработаны в новых условиях функционирования организаций (стандарт утвержден приказом Главархива СССР от23.05.1988 №33). Изменилась правовая база, пересмотрены многие стандарты, технические требования для организаций в области документирования.

Общее методическое руководство в сфере кадрового делопроизводства осуществляют архивные органы. С июня 2004 года Росархив продолжает свою работу по совершенствованию нормативно-методической базы и государственного управления архивным делом и осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

В настоящее время действует инструкция по делопроизводству (для министерств и ведомств), разработанная в 2000 году, которая включает:

• общий порядок подготовки и оформления документов (приказа, указания, инструкции, протокола и т.д.);

• требования к процедуре регистрации документов;

• правила формирования дел;

• составление описей и передача их на архивное хранение;

• порядок обработки документов, поступивших по каналам электронной почты и факсимильной связи;

• устанавливает размеры шрифтов и интервалов и т.д.

Стоит отметить, что типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако службы делопроизводства организаций любых форм собственности могут использовать ее как нормативную базу при создании системы делопроизводства.

Одновременно с развитием системы стандартизации и унификации в нашей стране (начиная с конца 60-х) начинаются работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды подверглись унификации (например, учетные формы), требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

Существуют несколько типов систем документации:

1. Унифицированная система банковской документации.

2. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

3. Унифицированная система отчетно-статистической документации.

4. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

5. Унифицированная система документации по труду.

6. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

8. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включает в себя: государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкций по их заполнению и применению.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персонала.

ЛЕКЦИЯ №6

Правила оформления документов; порядок заполнения типовых форм

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрованным, при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом,

• флаговым, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Помимо бланков для организаций могут проектироваться бланки ее структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Установлены следующие виды бланков:

• общий бланк,

• бланк для письма,

• бланк конкретного вида документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02 или 03, а также 06.

Бланк письма, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 04 и 07, а также, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19²).

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 05, 08 и 12, а также ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17 и 18.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 должны печататься на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рис. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и пр.).

Реквизит 19 (текст документа) печатается через 1,5 интервала, в то время как остальные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1,5-3 межстрочным интервалам.

При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки.

При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

Верхнее поле, равное трем мм, устанавливается только для первого листа. Остальные листы должны иметь верхнее поле, равное 20 мм.

Требования к бланкам документов

ГОСТ 16487-83 определяет бланк как «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной». Основные требования к бланкам документов изложены в ГОСТ Р.6.30-97, который введен в действие с 01.07.98.Сущность этих требований заключается в следующем.

Документы должны изготавливаться на бланках. При этом следует использовать 2 основных формата бумаги — А4 и А5 (ГОСТ 9327). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением гербов Российской Федерации и ее субъектов, порядок изготовления и учета которых регламентируется специальными нормативами.

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, письма, протоколы, акты и т.д. Требования данного стандарта являются рекомендательными.

ЛЕКЦИЯ №7

Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документа

№ п./п.	Реквизиты, отражающие юридическую силу документа
	Автор документа (наименование организации) 08
	Регистрационный номер (12)
	Дата документа (11)
	Гриф утверждения документа (16)
	Наименование вида документа (10)
	Текст документа (20)
	Подпись (22)
	Гриф согласования документа (23)
	Оттиск печати (25)

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, располагается под реквизитом 03 и пишется в строгом соответствии с наименованием, зафиксированным в ее учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре, положении о предприятии, свидетельстве Регистрационной палаты и т.д. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации помещают на бланке документа в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают лишь в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа должен содержать порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела, информацией об исполнителе и др. Например: 03-26/144, где 03 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре, 144 — порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, составляется из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять как 05.01.98.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются также часы и минуты.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

1. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи этого должностного лица, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия _____________В.В.Чернов 27.09.2006

2. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование этого документа, его номер и дату. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ директора завода от 22.07.2006 № 23

Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших (позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов, структуру текста и степень обязательности выполнения его требований), проставляется на общем бланке предприятия (отсутствует на бланках для писем) и располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование предприятия» вместо реквизита «Справочные данные об организации».

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Проставляется на всех документах, кроме писем и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Только на русском языке тексты документов пишутся при их направлении:

• в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде комбинации этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные вербально, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части принято указывать причину, основание, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству организации, и некоторых документах личного характера (доверенность, расписка) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю; прошу, доверяю).

В распорядительных документов коллегиальных органов информация излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил), в совестных распорядительных документах — от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

В тексте протокола информация излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие глагольные формы:

• от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

• от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

• от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает, Академия управления считает возможным).

Тексты служебных документов должны соответствовать требованиям официально-делового функционального стиля (см. тему 3).

Подпись

В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

Генеральный директор АО «Квант»

Личная подпись

В.В.Перов

или

Генеральный директор

Личная подпись

В.В.Перов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в наименовании должности указываются ученые степень, звание. Например:

Зав. кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления профессор, к.э.н.

подпись

Ю.А.Зорин

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц (например, финансовые документы). В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц (например, контракты), их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор АО «Турбо» подпись Г.Л.Светин

Директор АО «Синтез» подпись Б.Б.Громов

Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не их должности, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии Члены комиссии

подпись подпись подпись подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», приписку от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом; согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Зам. Председателя

Госстандарта

подпись П.В.Доронин

14.07.2006

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.07.2006 № 6

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и часть самой подписи. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

ЛЕКЦИЯ №8

Реквизиты, отражающие обработку и движение документов

№ п./п.	Реквизиты, отражающие обработку и движение документа
	Адресат (15)
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка) (13)
	Резолюция (17)
	Заголовок к тексту (ограничительная отметка) (18)
	Отметка о контроле (ограничительная отметка) (19)
	Отметка о наличии приложения (21)
	Визы согласования документа (24)
	Отметка о заверении копии (26)
	Отметка об исполнителе (27)
	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)
	Отметка о поступлении документа в организацию (29)
	Идентификатор электронной копии документа (30)

Адресат

Данный реквизит проставляется, в основном, на исходящих документах.

На внутренних документах адресат проставляется в том случае, когда документ предназначается для передачи руководителю (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из пяти составных частей:

1. наименование учреждения, организации или предприятия (в имен. падеже);

2. наименование структурного подразделения (в имен. падеже);

3. наименование должности получателя (в дательном падеже);

4. фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);

5. почтовый адрес.

Каждая из этих составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Парус» Отдел маркетинга Начальнику отдела Филимонову А.А. 117140 Москва, ул. Мира, д.57

Перед фамилией может быть проставлена также ученая степень и звание или воинское звание. Данный реквизит может содержать несколько адресов, но не более четырех. В случае, если документ отправляется сразу в несколько однородных организаций, то они указываются обобщенно:

Директорам школ Невского района

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл. ,Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв. 12 Калинину И.П.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит является необходимым для тех документов, на которые дается ответ. Дата и номер для ссылки полностью переписываются из бланка инициативного документа, на который дается ответ. Оформляется данный реквизит следующим образом:

На № 03-29/68 от 15.04.2006

Резолюция

В данном реквизите фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа после реквизита «Адресат». Резолюция может быть также оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Включает: фамилия и инициалы исполнителя (в дательном падеже); содержание поручения (часто - в форме инфинитивной конструкции); срок исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. Например:

Сергееву К.К. Подготовить проект договора к 15.08.2006 подпись 25.07.98

В случае, если исполнителей указано несколько, ответственность за исполнение документа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. В ряде случаев отдельные составные элементы резолюции могут отсутствовать. Например:

Отказать. Подпись 26.09.2006

Заголовок к тексту

Включает краткое содержание документа. Согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем? (о ком)?» или «чего (кого)?». Например:

приказ - о командировании специалистов в Индию,

положение - о филиале предприятия,

протокол - общего собрания акционеров,

должностная инструкция - секретаря-референта.

Место данного реквизита — слева, ниже всех дотекстовых реквизитов. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручен6ию руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом или фломастером, либо специальным штемпелем «Контроль». Располагается на уровне заголовка, на левом поле документа.

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение	1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз.
	2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение

Договор аренды от 03.06.2006 № 8 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложение высылается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. В 1 экз. в первый адрес.

В приложении на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дату и номер документа. Например:

Приложение 1 к приказу директора АО «Заря» от 24.08.2006 № 18

Визы согласования

Внутреннее согласование обычно оформляется при помощи визы согласования. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Главный бухгалтер

подпись О.Г.Лукьянова

12.07.2006

Существует также краткий вариант оформления визы, когда она состоит лишь из личной подписи и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или если он не согласен с документом, то свои замечания он должен оформлять на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется внизу на последнем листе первого экземпляра³). На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении и подшит в дело.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись «Верно»; наименование должности сотрудника, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

Верно Инспектор отдела кадров	подпись	Ю.Ю.Быстрова
01.01.2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Белова

924 43 25

или:

Белова Мария Игнатьевна

924 43 25

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данный реквизит включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 25.06.2006

Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:

АО «Эталон»

27.06.2006

Вх. № 43

Отметка для автоматического поиска документов

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые признаки.

ЛЕКЦИЯ №9