Глава 3.2. Основные правила ведения книги продаж

Главное предназначение книги продаж - формировать и подтверждать кредитовый оборот по счету 68 (субсчет "Налог на добавленную стоимость") для целей исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, а также представлять информацию, необходимую для заполнения налоговой декларации по этому налогу. Однако первая из названных функций не означает, что книгу продаж можно считать регистром бухгалтерского учета, так как ее наличие не заменяет и не отменяет необходимости иметь журнал-ордер по бухгалтерскому счету 68. Если по аналогии воспользоваться правилами налогового учета по налогу на прибыль, то книга продаж функционально представляет собой налоговый регистр, наличие которого не означает, что можно не вести соответствующий бухгалтерский счет (субсчет).

Ныне действующие Правила, так же как и прежний Порядок, содержат определенные требования к оформлению данных регистров. Так, книга продаж должна быть прошнурована, страницы ее - пронумерованы и скреплены печатью налогоплательщика. Иными словами, прошивка должна иметь наклейку с печатью (на задней обложке книги), предохраняющую от расшивания книги и несанкционированного изъятия или замены отдельных ее листов. В принципе можно, хотя и не обязательно, воспользоваться для этой цели мастичной печатью, позаимствовав "рецепт" ее изготовления в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. N 40. Согласно данному документу при опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея. Такую печать невозможно потревожить без ущерба внешнему слою клея.

Какого-либо дополнительного законодательно закрепленного требования к оформлению книги продаж помимо скрепления прошивки печатью не существует. В частности, Правила не содержат указаний о наличии одновременно с печатью подписей руководителя и главного бухгалтера. Впрочем, практика показывает, что эти подписи обычно ставятся, так как они призваны заверить количество листов в книге.

Следует напомнить также, что срок хранения книги продаж составляет "полных 5 лет с даты последней записи". Интересно, что имели в виду разработчики, говоря о "полных" годах хранения? Автор может предположить лишь одно: указанное уточнение имеет смысл, лишь если подразумевает, что хранение может быть прекращено тогда, когда пройдут пять "целых" календарных лет после совершения последней записи. Иными словами, если, например, последняя запись осуществлена 4 августа 2001 года, то эта книга должна храниться в течение 2002-2006 годов включительно, а уничтожить ее можно только начиная с 1 января 2007 года. Если бы формулировка звучала просто как "5 лет с даты последней записи", то дата возможного уничтожения книги наступила бы уже 5 августа 2006 года.

По мнению автора, эта тонкость с учетом того, что отчетным периодом по налогу на добавленную стоимость является месяц (в крайнем случае - квартал), очевидно, является совершенно излишней.