3.3 Функции менеджмента

Управленческая работа сложна, многообразна и трудоемка. Около одной десятой трудоспособного населения развитых стран занято в этой сфере деятельности. Для того, чтобы ее осуществлять профессионально и эффективно, необходимо соответствующая организация этой работы, опирающаяся на объективные законы. Одним из главных законов эффективности человеческой деятельности является необходимость разделения и специализации труда. Именно это положение определяет причину появления в теории и практике управления такой категории как «функция».

Функция выступает в качестве части содержания управленческой деятельности, на которой она расчленяется по двум основным признакам. Первый из них – это временная логическая последовательность выполнения управленческих работ, которая объективно вытекает из сущности этой деятельности. Второй признак отражает специфику объекта управления, т.е. его характер, отраслевую принадлежность. Таким образом, функции управления – это специализированные виды управленческой деятельности.

Временная последовательность выполнения управленческих работ закреплена в первом типе функций, называемых общими, универсальными или базовыми (рис. 3.3.1).

К -контроль А -анализ У -учет М -мотивация Р -регулирование К -координирование О -организация П -планирование Ц -целеполагание

Рисунок 3.3.1 – Последовательность осуществления общих функций управления

Общие функции присущи любому объекту управления, независимо от характера его основной деятельности, отраслевой принадлежности, величины и т.д.

Характеристика базовых функций управления. Общая функция «целеполагание» включает выработку стратегических, текущих и оперативных целей деятельности. Эта работа персонала управления имеет самое важное значение, которое определяется ролью целей, формирований системы управления. Особое внимание при этом должно быть обращено на реальность и реализуемость вырабатываемых целей, учет динамично изменяющихся внутренних и внешних условий функционирования организаций, перспективы изменения целей в будущих периодах.

В результате осуществления общей функции «планирования» должна быть создана аналитическая модель деятельности организации на тот или иной промежуток времени (неделю, месяц, квартал, год, четыре- пять лет). Эта модель выражена количественными параметрами, системой показателей финансово-хозяйственной деятельности, конкретными заданиями исполнителям и сроками их выполнения. Внутрифирменное планирование выполняет роль эффективного инструмента, обеспечивающего успешную деятельность, позволяет концентрировать ресурсы на приоритетных программах и проектах. При планировании деятельности широко используются маркетинговые исследования и разработки, что дает возможность определять и прогнозировать уровень конкурентоспособности продукции (услуг, работ), объем производства, динамику цен и др.

Планирование как управленческая деятельность представляет собой процесс выработки множества различных взаимосвязанных решений, касающихся будущей деятельности организации. При этом подразумевается, что желаемое состояние организации не наступит, если не выработать и не осуществить комплекс специальных мер. Особенность планирования является необходимость непрерывного пересмотра планов т.к. в сложной и динамичной рыночной сфере никакой план не может быть окончательным. В процессе планирования формируются конкретные цели и задачи деятельности организации, способы их осуществления, определяются для этого необходимые ресурсы и возможности их приобретения либо производства, порядок их распределения, обосновываются методики обнаружения ошибок и срывов плана, их предотвращение и исправления его реализации.

Значимость планирования заключается не только в наличии планов, разрабатываемых с опережением событий, сколько в процессе осуществления этой работы, дающей в определенной мере глубокое и полное представления о будущей деятельности, ее задачах и проблемах.

Одновременно функция «планирование» – это выработка направлений, путей, средств и мероприятий по реализации целей деятельности организации, принятие конкретных адресных плановых решений, касающихся непосредственно их подразделений и исполнителей.

Планирование – это инструмент управления, дает менеджеру практическую возможность осуществлять перевод организации, как хозяйственной системы, с исходного, базового уровня на качественно новый уровень развития путем маневрирования и сосредоточения сил и средств на приоритетных направлениях своей деятельности, а также определять перспективы развития будущего состояния организации.

Предпосылкой планирования деятельности организации является прогнозирование – выявление и предвидение объективных (реальных) тенденций, состояние развития организации, бизнеса в будущем, а также альтернативных путей этого развития и сроков их осуществления.

Прогноз должен дать бизнесмену представление о том, в каком направлении вести развитие, какими способами достигнуть цели, что будет получено в результате.

Функция «организация» представляет собой определенную совокупность специализированных управленческих работ, целью которых является объединение людей для совместной деятельности. В процессе их осуществления воедино соединяются факторы производства (рабочая сила, предметы и орудия труда, информация в виде способов и правил осуществления производственной деятельности) и управления (работники аппарата управления, технические средства выполнения функций, управленческая информация, финансы). В результате формируются работоспособные производственные и управленческие подсистемы в рамках организации либо учреждения.

Применительно к управлению функция «организация» представляет собой процесс:

• закрепления вариантов разделения управленческого труда между персоналом организации;

• построение организационной структуры системы управления организации;

• создание в целом работоспособной организации, как системы;

• формирование устойчивой совокупности всех сторон деятельности организации (технической, экономической, финансовой, социальной и др.).

Ключевым моментом организации является выбор способов объединения людей в слаженную единую систему. Это достигается путем установления между ними зависимости на основе единства интересов в результатах совместной деятельности. Если зависимость между людьми носит устойчивый характер, это означает, что между ними установлены организационные отношения. Зависимость между людьми (субъектами организационных отношений) может формироваться следующим способами: путем наделения одного из субъектов властными полномочиями по отношению к другому (другим); на основе единства материальных (имущественных) интересов и ответственности за выполнение договорных обязательств этих субъектов; на основе установления и соблюдения единых социально-психологических, нравственных, этических установок или ценностей; путем различных комбинаций предыдущих способов. Таким образом, установление между людьми организационно-экономических отношений превращает разрозненных исполнителей в работоспособную систему, реализующую единую для них цель.

Последовательность осуществления функции «организация»:

• разделение целей и задач совместной деятельности людей;

• выявление потребностей в ресурсах для осуществления целей;

• установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и сроков выполнения работ;

• выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;

• установление между людьми организационно-экономических отношений.

Организация – координирование – регулирование в принципе представляют собой триединую функцию, но каждая из них осуществляется на разных временных стадиях управленческого цикла: организация – на этапе формирования системы управления, координирование – тоже на этой стадии, но после функции «организация», а регулирование – уже в динамике, т.е. в процессе функционирования системы управления.

Функция «координирование». После осуществления функции «организация» могут возникнуть некоторые несоответствия между всеми элементами созданной системы или механизма достижения целей. Тогда необходимо уточнить характер действий исполнителей, сделать их более согласованными, гармоничными, эффективными. Такая «тонкая настройка» системы, т.е. управленческая работа, получила название функции координирования совместной деятельности.

Согласованность частей системы путем установления между ними гармоничных связей осуществляется на основе рациональности, четкости взаимодействия исполнителей, оперативности и надежности.

Функция «регулирование» – это выполнение текущих мероприятий по устранению отклонений от заданного организацией режима функционирования. Осуществляется эта функция в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности. Кроме того, фундаментальной задачей этой функции является поддержание необходимого соответствия между всеми элементами системы, согласно ее целям. Причем, регулирование должно носить прогностический характер, т.е. обеспечивать предвидение возможных состояний и условий функционирования управляемых объектов.

Функция «мотивация» включает в себя разработку и использование стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности и их высоко-результативному труду. В практике менеджмента применяются материальные и моральные стимулы. При их выборе и обосновании руководствуются следующими принципами:

• обеспечение непосредственной зависимости величины стимулов от конечных результатов деятельности каждого работника и организации в целом;

• связь стимулов с целями деятельности организации;

• дифференциация величины стимулов в зависимости от вклада каждого работника в общее дело;

• единство интересов работника, организации и общества;

• сочетание материальных и моральных стимулов;

• сочетание стимулов с санкциями за низкопродуктивную работу.

Функция «учет деятельности» осуществляется для получения всеобъемлющей информации о состоянии деятельности (производственной, коммерческой, финансовой и т.д.). Выполняется путем измерения, регистрации и группировки данных, характеризующих объект управления. Различают оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

Функция «анализ деятельности» – это комплексное изучение деятельности с помощью аналитических экономико-математических методов для объективной оценки деятельности; выявления причин сложившегося состояния, динамики и закономерностей развития объекта управления; выявления взаимосвязей состояния объекта с различными факторами; количественной оценки эффективности деятельности; определения узких мест в развитии объекта (фирмы) и возможных путей улучшения сложившегося положения.

Важной задачей анализа является выявление степени живучести фирм, способности противостоять внешним и внутренним дестабилизирующим воздействиям.

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его действия и решения и не нуждаются ли они в определенной корректировке.

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль – это важная функция процесса управления. Его значение П.Друкер сформулировал так: «Контроль и определение направления – это слова-синонимы». Даже самая умная структура может не функционировать по причине отсутствия контроля. Даже самые хорошие работники могут не выполнять задания по причине отсутствия контроля. Таким образом, контроль является неотъемлемой чертой организации управления.

Необходимость контроля в организации обусловлена следующими обстоятельствами:

• неопределенностью и изменчивостью внешней и внутренней среды. Это приводит к тому, что планы и структуры, вполне реальные и пригодные в момент их формирования, через определенное время оказываются неприменимыми или малоэффективными. Поэтому надо контролировать (т.е. постоянно сопоставлять цели организации с внешними факторами и внутренними возможностями);

• необходимостью предупреждения возникновения кризисных ситуаций – для того, чтобы избежать кризиса или банкротства. Функция контроля позволяет решить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Руководитель с помощью контроля получает способность фиксировать свои просчеты и исправлять их до того, как они начнут мешать достижению организацией своих целей.

• Необходимостью поддержания успеха. Контроль помогает определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению целей организации, какое направление необходимо поддержать, кого из сотрудников поощрить и т.д.

Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что он должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей.

Различают три вида контроля – предварительный, текущий и заключительный. Они имеют одну и ту же цель – способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они по времени осуществления (рис. 3.3.2).

бизнес-процесс; трудовой процесс; производственный процесс. материальные товары трудовые услуги финансовые организации ресурсы предварительный текущий заключительный контроль контроль контроль

Рисунок 3.3.2– Виды контроля в системе менеджмента организации

В современных условиях в организациях появляются новые формы осуществления функций контроля – например, мониторинг и контроллинг.

Мониторинг – это система постоянного наблюдения, сбора, обработки информации за отдельными составляющими внешней или внутренней среды организации. Эту функцию, как правило, вменяют определенной должности и ее выполнение закреплено в должностной инструкции работника (либо организуют отдельное подразделение).

Контроллинг – это система непрерывного планирования, контроля и анализа за прибылью организации. По сути, это соединение функций финансового планирования и финансового контроля и их информационное обеспечение. Главной целью контроллинга является эффективное управление прибылью организации. Контроллинг определяют как внутренний финансовый контроль, который представляет собой организуемый в организации процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений в области финансовой деятельности с целью реализации финансовой стратегии. Это внутрифирменная система интегрированного информационного обеспечения, планирования и контроля.

Необходимость появления в организациях контроллинга обусловлено следующими причинами:

• повышением нестабильности внешней среды. что выдвигает дополнительные требования к системе управления (смещение акцента с контроля прошлого на анализ будущего, увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости организации, необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости организации и избежанию кризисных ситуаций);

• повышением значимости информации в управлении, требующим построения специальной системы информационного обеспечения управления;

• необходимостью координации внутренних процессов в организации.

Контроллинг как функция, ориентированная на будущее, служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Контроллинг выступает в качестве эффективного инструмента, представляющего реальные шансы выстоять в конкурентной борьбе.

Второй тип функций получил название конкретных, так как они присущи определенным объектам управления, а их объем, содержание и число зависят от величины объекта управления, вида его деятельности и отраслевой принадлежности.

Для организаций социальной сферы характерны следующие конкретные функции:

Перспективное и текущее технико-экономическое планирование деятельности; Оперативное управление основным и вспомогательным производством; Управление материально- техническим обеспечением организации; Управление маркетингом; Управление стандартизацией продукции и услуг; Управление бизнес-процессами; Управление качеством продукции и услуг; Управление затратами и ресурсами; Управление производительностью труда; Управление трудом и мотивацией деятельности персонала; Управление персоналом; Управление творческой деятельностью персонала; Управление социальным развитием организации; Управление охраной окружающей среды; Управление финансами; Управление учетом и отчетностью; Управление развитием производства и услуг; Управление управленческой деятельностью; Управление делопроизводством; Управление правовым, техническим и информационным обеспечением управленческой деятельности; Управление реализацией продукции и услуг.

Взаимосвязь общих и конкретных функций управления. Если рассматривать общие функции как присущие организации в целом, т.е. в качестве охватывающих все содержание их управленческой деятельности, то их объем будет включать также и содержание конкретных функций. Каждая в отдельности общая функция в таком случае будет состоять их всех конкретных функций, но только в части, относящейся к профилю содержания данной общей функции управления. В свою очередь, каждая из конкретных функций управления в обязательном порядке будет включать весь набор общих функций управления, но только связанных с управлением данной конкретной функции, т.е. определенной сферы управленческой деятельности. Таким образом, общие и конкретные функции представляют собой одно и то же содержание управленческой деятельности, но расчлененные на различные части по разным признакам.

В зависимости от объема, конкретных целей и задач управленческой деятельности, в управлении осуществляется компоновка функций путем сокращения или увеличения их числа по сравнению с типовым, расчленения или объединения, выделения отдельных блоков управленческих работ и объединение их в отдельные автономные функциональные подсистемы, введение новых и изъятие морально устаревших функциональных подсистем.