8.3 Проектирование систем менеджмента

Деятельность любой организации происходит в динамичной внешней среде, и способность предприятии адаптироваться к ней во многом определяет его жизнеспособность и эффективность. Поскольку связь с внешней средой осуществляет прежде всего система управления организацией, то именно ее адаптивность во многом определяет результативность деятельности всей организации. Можно говорить о двух типах адаптации систем управления:

• во-первых, реактивная адаптация, когда изменения в системе являются ответом на произошедшие внешние изменения, а сама организация выступает в роли догоняющего;

• во-вторых, проактивная адаптация, когда система управления прогнозирует направления динамики внешней среды, изменяется сама и проводит изменения управляемой подсистемы.

Механизмом проактивной адаптации является проектирование. Применительно к системам менеджмента основную цель проектирования можно определить как создание системы управления, позволяющей эффективно использовать в интересах организации особенности внешней среды, активизируя собственные сильные стороны и сводя к минимуму влияние собственных недостатков на конечные результаты деятельности. При этом можно назвать два основополагающих критерия оценки деятельности организации и, соответственно, ее системы управления: целесообразность и эффективность. Под целесообразностью понимается умение делать нужную работу, а под эффективностью – умение экономично использовать имеющиеся ресурсы. Целесообразность несравненно важнее эффективности, поскольку организация изначально должна делать то, что нужно потребителям, и только в этом случае имеет смысл говорить об эффективности ее деятельности.

Процесс проектирования систем менеджмента (рис.8.3.1) – это преобразование информации о состоянии и перспективах развития внешнего окружения предприятия, его миссии, целях деятельности и избранных стратегиях их достижения, жизненных целях и ценностных ориентациях его владельцев и (или) руководителей, объективных законах развития организаций и их систем управления; достижений науки управления и других гуманитарных наук во взаимосвязанные модели основных компонент системы управления организацией, к которым относятся:

• принципы управления организацией;

• функции подразделений и организационные роли работников аппарата управления;

• обеспечивающие подсистемы (или средства) управления;

• организационная структура управления;

• процесс управления и механизм принятия и реализации управленческих решений;

• организационная культура организации.

Рисунок 8.3.1 – Входы и выходы процесса проектирования

Систем управления

В основу проектирования систем менеджмента могут быть положены следующие принципы:

1. Принцип единства цели, которому система менеджмента является эффективной, если она способствует сотрудничеству людей при достижении целей организации.

2. Принцип эффективности, согласно которому система является эффективной, если она способствует достижению людьми целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках. При этом под издержками понимаются не только затраты материальных и финансовых ресурсов. Сюда также относится индивидуальная и групповая удовлетворенность или неудовлетворенность сотрудников существующей системой управления.

3. Принцип необходимого разнообразия, согласно которому сложность управляющей системы должна быть не меньше, чем сложность управляемого объекта. При построении систем менеджмента организациями (предприятиями) это может достигаться за счет: 1) выделения различных подсистем менеджмента, каждая из которых решает свою задачу на относительно самостоятельном участке, т.е. производится функциональное разделение управленческого труда; 2) построения аппарата управления по иерархическому принципу, выделяя уровни менеджмента; 3) использования высоких информационных технологий для обработки больших объемов управленческой информации.

Процесс проектирования системы менеджмента можно рассматривать с двух точек зрения: содержательной и организационной.

Рассматривая процесс проектирования с содержательной точки зрения, можно выделить основные его этапы:

1. Формулирование принципов управления организацией исходя из: объективных законов развития организаций; жизненных ценностей руководителей (владельцев) предприятия; достижений гуманитарных наук; целей организации.

2. На основании целей организации, выбранной стратегии их достижения, его возможностей, состояния и динамики развития внешней среды определяются работы (функции), которые система управления должна выполнять для достижения своих целей.

3. На основании содержания функций управления организацией определяются: а). функциональные обязанности сотрудников; б). средства (технические, информационные, организационные), необходимые сотрудникам аппарата управления для выполнения своих функций; в). методы и средства связи между сотрудниками аппарата управления. Таким образом, определяются организационные роли, из которых строится организация.

4. Формирование на основе организационных ролей рабочих команд (подразделений).

5. Объединение рабочих команд (подразделений) в единую структуру посредством установления между ними связей и определения технических средств, посредством которых эти связи осуществляются. Одновременно с этим происходит наделение руководителей подразделений полномочиями, достаточными для выполнения возложенных на них задач. Таким образом, формируется организационная структура управления предприятием.

6. Параллельно проектированию организационной структуры осуществляется создание предпосылок для формирования организационной культуры, которая определяет: 1) отношения между людьми в организации; 2) характер взаимоотношений между организацией и персоналом, которые касаются организации работ, методов управления, мотивации и контроля персонала; 3) принципы взаимодействия организации с внешним окружением, которые касаются отношения к своим клиентам, методов конкурентной борьбы и т. п. Формируется организационная культура исходя из: 1) представлений руководителей предприятия о том, как должно осуществляться управление; 2) скорости изменений во внешней среде; 3) принципов управления.

7. На основании организационной структуры и средств управления проектируются процессы управления в организации и формируются механизмы выработки, принятия и реализации управленческих решений.

При проектировании систем управления следует учитывать, что функции управления, процедуры принятия и реализации управленческих решений, которые находят свое воплощение в процессе управления, отражают динамику системы управления, а организационная структура управления, которая включает в себя организационные роли, существующие между ними должностные и информационные связи, отражает статику системы.

Статичность и динамичность системы менеджмента взаимообусловлены. С одной стороны, в организационной структуре должны закрепляться выполняемые функции, но, с другой стороны, именно организационная структура определяет порядок выполнения управленческих операций, т.е. по сути, задает ход процесса управления, который, в свою очередь, определяет содержание функций (рис. 8.3.2).

Рисунок 8.3.2 – Взаимозависимость процесса, функций