7.5 Документационное обеспечение функции управления

И, наконец, разработанные процессы управления подлежат технологической регламентации, под которой понимается формальное закрепление оптимального процесса управления в нормативно-документационной форме, обладающей элементами обязательного соблюдения.

Таким образом, средством, содержащим в зафиксированном виде по установленным формам и правилам информацию, необходимую для реализации процесса управления, является документ. Современное состояние технического обеспечения в организациях позволяет использовать как традиционный (бумажные) документы, так и документы, изготовленные на технических носителях: фотографиях, кинолентах, магнитных, лазерных дисках и пр.

Документирование, или документационное обеспечение функций управления и различных видов работ, осуществляется, как: 1). процесс по фиксации, передаче, использованию и хранению соответствующей информации; 2). комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления.

Движение документов по заданным направлениям представляет собой документопоток. Прохождение документопотоков по подсистемам управления и их преобразование называется документооборотом и основывается на тщательно разработанной, стабильной маршрутной технологии и регламентации функциональных отношений. Организация документооборота на каждой организации должна обеспечить оперативное прохождение документов по подразделениям, исключая возвратные движения документов. Рациональная организация документооборота позволяет сократить количество обрабатываемых документов, упростить процедуры их оформления, повысить скорость процессов исполнения, что особенно важно в современных условиях.

В качестве основных факторов, влияющих на рациональную организацию документопотоков организации, можно выделить: наличие государственных стандартов и их соответствие международным нормам; применение автоматизированных систем обработки документов; организацию деятельности подразделений документационного обслуживания и создание системы стандартов организации, регламентирующих управленческую деятельность.

7.6 Технология принятия и реализации управленческого решения

Подготовка решения Постановка проблемы обратная связь реализация решения проверка правильности принятого решения Принятие решения Формулирование решения и выбор наилучшего организация исполнения и контроля

Рисунок 7.6.1 – Схема жизненного цикла управленческого решения

Увязка элементов процесса принятия решения в пространстве, во времени, по ресурсам и исполнителям, т.е. разработка технологии принятия и реализации управленческого решения позволяет ответить на следующие вопросы:

• что необходимо сделать;

• как, в какой последовательности делать;

• кому поручить исполнение;

• в какие сроки должна быть осуществлена работа;

• какими ресурсами располагает организация;

• с какой целью принимается решение;

• какой экономический, социальный и технический эффекты получит организация;

• каковы последствия реализации решения.

В условиях рыночной экономики решения предполагают также проведение анализа проблемных ситуаций, который включает сбор и обработку информации, формулирование проблемы, требующей разрешения

Таким образом, технология менеджмента является существенным фактором обеспечения его эффективности и поэтому ее рационализации должно придаваться соответствующее значение в системах управления.