4.2 Внешняя и внутренняя среда организации

Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают четкое взаимодействие ключевых факторов внутренней и внешней среды.

Внутренние факторы для организации являются чем-то известным, частично возникают в результате предыдущих управленческих воздействий, и могут в какой-то мере контролироваться.

Факторы внешней среды характеризуются как совокупность переменных, которые находятся за пределами организации, практически не контролируются и не являются объектом непосредственного воздействия со стороны аппарата управления организации.

Внешние факторы воздействия

При изучении внешних факторов воздействия выделяют два их типа: факторы прямого воздействия, иногда называемые ближайшее окружение, и факторы косвенного воздействия, иногда называемые общее окружение.

К факторам среды прямого воздействия относятся:

1. Поставщики.

2. Законы и государственные органы.

3. Потребители.

4. Конкуренты.

5. Собственники.

К факторам среды косвенного воздействия относятся:

1. Состояние экономики.

2. Политическое окружение.

3. Технологическое окружение.

4. Социально-культурное окружение.

5. Международное окружение.

Характеристика внутренней среды организации

Развитие организации подвержено влиянию факторов, действующих как во внешнем окружении, так и внутри самой организации. Несмотря на всевозрастающее значение факторов, внутренние являются определяющими в функционировании и развитии организации.

В качестве основных внутренних переменных организации правомерно рассматривать следующие:

1. Цели.

2. Задачи.

3. Структуру.

4. Технологию.

5. Человеческие ресурсы.

6. Организационную культуру.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми (т.е. являются результатом деятельности менеджмента организации).

Внутренняя среда – это взаимосвязанная совокупность элементов, выделенная из внешней среды и объединенная единством целей и общими правилами поведения. Внутренняя среда организации характеризуется составом входящих в нее элементов и взаимосвязями между ними. Внутренняя среда пронизывается организационной культурой, которая является ее интегрированной характеристикой и отражает систему ценностей, культивирующих нормы деловых взаимоотношений и поведения внутри организации и взаимодействия с организациями внешней среды.

Принципиальное отличие внутренней среды организации от ее внешнего окружения состоит в том, что переменные внешней среды не подвластны руководителю организации – он не может ими непосредственно управлять. Но именно внешняя среда очень динамична и изменчива. Она вносит коррективы и заставляет менеджмент организации активно адаптироваться к этим изменениям. Таким образом, организация вынуждена менять свою внутреннюю среду из-за необходимости адаптации к изменениями внешней среды. Способность организации менять свои внутренние переменные зависит от внутриорганизационной культуры.

Цели организации. Организация – это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнять коллективно то, что они не могут сделать индивидуально.

Цель – это конкретное конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться коллектив, работая вместе. Цели характеризуются разнообразием. В качестве целей может быть провозглашено получение прибыли организацией, увеличение доли рынка, создание положительного имиджа, улучшение социально-психологического климата в коллективе и др. Иногда цель организации определяется не прибылью организации: удовлетворение потребителя, условия благосостояния работающих и развитие добрых отношений среди персонала, социальная ответственность и имидж организации, лидерство в НТП и др. Цели подразделений должны вносить конкретный вклад в цели организации как целого и не вступать в противоречие с целями в других подразделениях.

Структура организации как внутренняя переменная обозначает логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Рассмотрим три основных понятия структуры:

1. Специализированное разделение труда – т.е. закрепление конкретных видов работы за специалистами, которые способны выполнить ее лучше всех с точки зрения целей организации. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени – возможности ее успешной деятельности, преимущества перед конкурентами.

2. Объем управления – означает число лиц, подчиненных одному руководителю. Если одному руководителю подчиняется довольно большое число людей, то возникает плоская структура управления. Если сфера контроля узкая, т.е. руководителю подчиняется мало людей, то возникает многоуровневая структура (высокая).

3. Необходимость в координации – объективно возникает в силу того, что существует горизонтальное и вертикальное разделение труда. Если руководители не создадут нормальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе.

Задачи. Задача – это предписанная работа, серия работ, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее установленные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а должности. Это находит выражение в должностной инструкции. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

В современных организациях задачи формулируются как бизнес-процессы в выполнении которых задействован не один человек, а цепочка взаимосвязанных подразделений. Каждая из таких цепочек работает, ориентируясь на комплексную задачу. Это позволяет координировать задачи организации и добиваться слаженности работы коллектива в достижении общих целей.

Технология. Технологию определяют как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги. В организациях можно встретить примеры разных организационных типов производства, поэтому группировка организаций носит достаточно условный характер и давать характеристику можно по преобладающему принципу.

Существует классификация технологии по Томпсону, в соответствии с которой выделяют многозвенные технологии (например, сборочные технологии в автомобилестроении), посреднические технологии (характеризуются встречами групп людей, которые взаимозависимы или хотят быть взаимозависимыми, например, клиентов и покупателей, – банковское дело); интенсивные технологии (характеризуются применением специальных приемов и навыков для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство, – больница, монтаж фильма).

Никакой тип технологий не может считаться лучшим, каждый имеет свои преимущества и области использования.

Человеческие ресурсы – это самая главная переменная организации. Люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Существуют три основных аспекта человеческой переменной:

• поведение отдельных людей;

• поведение людей в группах;

• характер поведения руководителя, его лидерство, влияние на отдельных людей и группы.

Вероятность того, что два человека будут вести себя одинаково в одной и той же ситуации, практически равна нулю, т.к. число потенциальных характеристик человека безгранично. Наиболее значимыми характеристиками человека являются:

• способности, предрасположенность, одаренность – т.е. имеющийся потенциал человека в выполнении конкретной работы. Это результат врожденных качеств, знаний и приобретенного опыта;

• потребности. С точки зрения управления, организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работников достигается через реализацию целей организации;

• ожидание, т.е. сознательное или подсознательное решение относительно вероятности свершения чего-то значимого для работника. Это влияет на поведение работника и его реакцию на стимулы;

• восприятие – интеллектуальное сознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие строго индивидуально. Задача менеджера состоит в том, чтобы сообщить людям то, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей;

• отношение, точка зрения;

• ценности – понимаемые как общие убеждения человека относительно того, что хорошо и плохо.

Эти характеристики определяют индивидуальность. Сочетание стабильных характеристик формирует личность и поведение человека. Цель управления – создать эффективную рабочую среду для реализации всех составляющих человеческого капитала организации. Рабочая среда – это совокупность внутренних переменных, которые с помощью процессов управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. На поведение отдельного человека сильно влияет коллектив и лидер организации.

Все внутренние переменные организации взаимосвязаны. В своей совокупности они составляют организацию как социотехническую систему, потому что они имеют социальный компонент (персонал) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие.

Культуру организации определяют как специфическую, характерную для данной организации совокупность ценностей, норм, точек зрения или идей, которые сознательно или подсознательно формируют линии и поведение сотрудников организации. Эти традиции, образцы и линии поведения должны разделяться всеми сотрудниками организации, восприниматься ими как норма, как руководящие принципы повседневной деятельности. Основное содержание организационной культуры раскрывается во внутриорганизационных ценностях, т.е. консолидированных представлениях о том, что целесообразно для организации и ее отдельных представителей, чем они должны руководствоваться при принятии решений и осуществлении своих должностных обязанностей, каких правил и линий поведения придерживаться при общении. Основной функцией организационной культуры является формирование положительного имиджа организации, от чего зависит ее успех у местного населения и сообщества, органов власти, поставщиков, потребителей и др.

Поэтому формирование организационной культуры становится первоочередной задачей менеджмента организации. Достигается это посредством:

• разработки и доведения миссии организации и руководящих принципов ее деятельности до всех сотрудников;

• формирования традиций, норм, правил поведения;

• культивирования единого корпоративного духа и коллективной ответственности за успех организации.