Задание №3 Технологии обработки табличной информации
Технологии ввода данных
Данные в Excel могут вводиться на рабочий лист непосредственно с клавиатуры, с помощью формы ввода или копироваться их из других ячеек, листов или документов.
Рассмотрим несколько существенных моментов ввода данных в Excel.
При создании списков часто приходится использовать автозаполнение. Чтобы воспользоваться автозаполнением, в общем случае необходимо выделить одну (или несколько) ячеек с данными и при помощи левой кнопки мыши переместите маркер заполнения на нужное количество строк или столбцов.
Так формируются логические и пользовательские последовательности. Логические — это встроенные в Excel неалфавитные последовательности элементов, числовые или такие как Понедельник, Вторник... и т.д. Можно создать собственную последовательность. «Сервис/Параметры/Списки» для Excel до 2003 и «Сортировка/Порядок/Настраиваемый список» в Excel 2007.
Можно использовать разные параметры автозаполнения. Указанные виды автозаполнения требуют предварительного выделения двух ячеек для того, чтобы программа могла определить не только начальное значение, но и шаг последовательности.
Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх продолжает последовательность в сторону уменьшения значений. Если предварительно выделить диапазон, а затем перетащить маркер заполнения влево или вверх, не выходя за пределы выделенного диапазона, то выделенные данные будут удалены.
Выбор вводимых данных из списка. Выбирать данные из списка всегда лучше, чем каждый раз вводить их с клавиатуры. В Excel существует 2 различных способа выбора данных:
из списка значений, ранее введенных в этот столбец;
из специально созданного списка допустимых значений.
Список значений, ранее введенных в столбец, создается программой автоматически. Чтобы воспользоваться им, необходимо:
щелкнуть правой кнопкой мыши по первой пустой ячейке под введенными данными;
в контекстном меню задать команду «Выбрать из списка»;
щелкнуть на нужном значении во всплывающем списке.
Однако Excel сам следит за списком ранее введенных значений, и если вводится последовательность символов, соответствующая последовательности символов в ранее набранном тексте, она автоматически появляется в строке ввода. Если вы согласны с предложением компьютера, нажмите клавишу Enter, в противном случае продолжите ввод значения.
Список допустимых значений создается следующим образом:
создать список корректных данных;
выделить столбец, в который будут вводиться данные из списка;
выполнить, команду «Данные/Проверка/ Параметры»;
во всплывающем списке Тип данных выбрать значение Список;
в поле Источник ввести адрес списка корректных данных.
Если количество возможных значений невелико, отдельный список можно не создавать. Просто ввести в поле Источник возможные значения, разделяя их точкой с запятой.
Чтобы ввести данные в столбец, для которого определен список корректных значений:
щелкнуть в ячейке ввода, и справа от нее появится элемент управления раскрывающимся списком;
щелкнуть по стрелке и выбрать в списке нужное значение.
Это позволяет ограничивать параметры вводимых значений, ограничивать количество вводимых в ячейку символов и отображать информационные сообщения при переходе к ячейке, вводе неправильных данных, определять правильность данных, вводимых с помощью формулы, вести поиск некорректных значений на листе.
Ввод данных с использованием форм. Существенно упростить накопление данных позволяет использование формы в Excel. Для вывода формы на экран необходимо щелкнуть в списке, содержащем не более 31 столбца и выполнить команду «Данные/ Форма».
Технология упорядочения и отбора данных
Данные в таблице можно отсортировать по возрастанию, убыванию и в пользовательском порядке, например, список сотрудников фирмы по иерархии.
Для сортировки списка данных по одному полю достаточно поместить курсор в поле и щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов. Если это поле было предварительно выделено, записи будут отсортированы только в этом поле и список данных разрушится. Для восстановления списка можно воспользоваться кнопкой Отменить. Независимо от порядка сортировки пустые ячейки всегда помещаются в конец списка. Если необходимо отсортировать список одновременно по двух или трем полям необходимо выполнить команду «Данные/Сортировка». Если задана идентификация по обозначениям столбцов листа, в диалоговом окне выводятся названия столбцов, иначе – обозначения: А, В, С и т.д. При необходимости можно щелкнуть кнопку Параметры и выбрать сортировку по строкам или столбцам, задать алфавитный, логический или пользовательский тип сортировки данных. Если требуется создать пользовательский список, состоящий из чисел, например, инвентаризационных номеров, необходимо назначить им текстовый формат. Можно создать пользовательские списки: структурных подразделений фирмы, сотрудников Вуза по иерархии, студентов по рабочим местам в компьютерном зале и т.д. Эти списки могут использоваться для сортировки данных и для автозаполнения ячеек.
Отбор данных в MS Excel может быть осуществлен с помощью команд Автофильтр или Расширенный фильтр.
Для использования автофильтра нужно указать любую ячейку таблицы, выполнить команду Автофильтр, щелкнуть на кнопке со стрелкой в столбце, в котором нужно произвести отбор и в раскрывшемся списке выбрать критерий отбора.
Для использования пользовательского автофильтра необходимо выбрать категорию Условие и в появившемся диалоговом окне задать условия отбора.
Можно так же использовать расширенный автофильтр.
Вариант выбирается по последней цифре номера зачетной книжки
Вариант №0-1
Создайте список студентов группы с номерами зачеток (используя автозаполнение) и результатами сессии по 5 предметам, используя в качестве оценок «отлично», «хорошо» и «удовлетворительно», задав эту последовательность в списке сортировки. Подсчитайте средний балл по каждому студенту и по каждому предмету. Составьте рейтинг студентов, определив место в зависимости от среднего балла. Отсортируйте список фамилий по алфавиту. Отберите студентов, имеющих только отличные оценки по всем предметам, и поместите этот список на отдельный лист. Составьте диаграмму среднего балла.
Вариант №2-3
Создайте список детей в детском саду с указанием названия группы (список сортировки – младшая, средняя, старшая, подготовительная), роста и веса. Отсортируйте детей по группам и внутри группы по алфавиту. Подсчитайте средний рост (см), вес (кг) и количество детей в каждой группе. Отберите детей, имеющих пониженную массу тела (рост/вес<6.5) и поместите этот список на отдельный лист. Составьте диаграмму роста детей.
Вариант №4-5
Создайте список товаров (одежды, например) с указанием цвета товара (список сортировки – белый, красный, желтый, зеленый, синий, коричневый, черный), размера и роста. Отсортируйте список по цветам и по размеру внутри цвета. Подсчитайте количество товаров в каждой цветовой группе, найдите минимальный и максимальный размеры в списке. Отберите товары на средний рост (160-180 см) и поместите на отдельный лист. Постройте диаграмму размеров.
Вариант №6-7
Создайте список держателей пластиковых карт с указанием типа (список сортировки – эконом, серебряная, золотая, элитная), номера счета, суммы на счете и даты окончания действия карты. Отсортируйте список по типам карт в обратном порядке и по сумме остатка так же в обратном порядке внутри каждого типа. Подсчитайте количество карт каждого типа, общую и среднюю сумму остатка на картах. Отберите держателей, чьи карты необходимо продлить в ближайшие 2 месяца и поместите на отдельный лист. Постройте диаграмму сумм на картах.
Вариант №8-9
Создайте список моделей автомобиля автосалона с указанием марки (список сортировки – Тайота, Мазда, Рено, Шеврале, Ниссан, Хонда), модели, стоимости и даты производства. Отсортируйте список по моделям в алфавитном порядке, по году производства по убыванию и по стоимости по возрастанию внутри каждой марки. Подсчитайте количество автомобилей каждой марки, среднюю стоимость автомобиля по марке. Отберите автомобили, чей год выпуска не более 2-х лет и стоимость в диапазоне от 250 до 350 тыс. рублей и поместите на отдельный лист. Постройте диаграмму стоимости автомобилей.
Примечание: Выполнить задание №3 необходимо в любом табличном процессоре (MS Excel 2003, MS Excel 2007 и т.п.), затем результаты на рабочих листах книги с основной таблицей, таблицей после отбора записей и графиком поместить в текстовый процессор и снабдить описаниями. Основную таблицу задания необходимо привести в режиме отображения формул.