4. Отчеты

А4-1. В существующей базе данных «Видео» определить на основе запросов «Фильмы (названия)» и «Фильмы (жанры)» (см. упражнение АЗ-1) ленточные отчеты с такими же именами. Установить для обоих отчетов книжную ориентацию страниц и отформатировать их по образцам. В отчете «Фильмы (жанры)» выполнить группировку по жанрам и странам.

Решение

Откройте существующую базу данных «Видео» (см. 2.1).

4.1. создание отчета: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Отчеты», [Создать]; в появившемся диалоговом окне «Новый отчет» выберите вариант «Автоотчет: ленточный»,в выпадающем списке выберите элемент «Фильмы (названия)»(имя запроса — источника данных для создаваемого отчета),[ОК]. В результате будет создан отчет, имеющий вид таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи из исходного запроса.

Отчет будет выведен в режиме предварительного просмотра; в этом режиме отчет отображается в том виде, в котором он будет выведен на печать (ср. с режимом предварительного просмотра в программе Word).

• Аналогичными действиями можно создать простой отчет (отчет «в столбец»); для этого в диалоговом окне «Новый отчет» надо выбрать вариант «Автоотчет: в столбец». В простом отчете каждая запись представляет собой бланк, слева в котором располагаются подписи к полям, а справа — сами поля (ср. с простой формой, со-' здание которой описано в 2.20).

• В качестве источника при формировании отчета можно использовать как таблицу, так и запрос. Как правило, используются запросы, так как они позволяют заранее, до формирования отчета, настроить набор данных нужным образом (удалить лишние поля, добавить вычисляемые поля, определить новый порядок полей, задать условия отбора и сортировки данных).

4.2. переход в режим конструктора отчетов: «Вид | Конструктор» или

• В окне конструктора отчетов отображается макет отчета, подобный макету формы (см. 2.3). Кроме разделов, совпадающих с разделами макета формы («Заголовок отчета», «Область данных» и «Примечание отчета»), макет ленточного отчета содержит два дополнительных раздела: верхний и нижний колонтитулы. Заголовок помещается в начале отчета, примечание — в конце, а колонтитулы размещаются в начале и конце каждой страницы отчета. В качестве верхнего колонтитула в ленточном отчете указываются заголовки столбцов таблицы (то есть подписи к полям); в нижнем колонтитуле обычно указывается дата создания отчета (слева) и номер текущей страницы вместе с общим числом страниц (справа). Следует также обратить внимание на новые элементы макета, отсутствующие в стандартных макетах форм: это горизонтальные линии, отделяющие колонтитулы от области данных.

• Выделять и перемещать элементы отчета, а также изменять их размер, можно теми же действиями, что и элементы формы (см. 2.4).

Сохраните созданный отчет (см. 1.5), указав его имя: Фильмы (названия)

• Отчет можно сохранять и в режиме предварительного просмотра; для этого надо использовать соответствующую '. команду меню или комбинацию [Ctrl]+[S], поскольку кнопка в данном режиме на панели инструментов отсутствует.

4.3. Настройка стиля отчета: снимите выделение со всех элементов, щелкнув мышью на пустой области окна макета;«Формат | Автоформат...», в появившемся окне выберите вариант «Простой» («Обычный» в Access 2000/ХР), [ОК].

• Как и в случае форм (см. 2.5), стиль отчета желательно устанавливать в самом начале его редактирования.

4.4.Настройка ориентации страниц отчета: «Файл | Параметры страницы...», перейдите на вкладку «Страница», в разделе «Ориентация» выберите вариант «Книжная», [ОК].

• С помощью команды «Файл | Параметры страницы...» можно также настраивать поля страниц отчета (вкладка

«Поля»).

4.5. Переход в режим предварительного просмотра отчета: «Вид | Предварительный просмотр» или . Обратите внимание на то, что щелчок мышью на тексте отчета в режиме предварительного просмотра позволяет переключать масштаб изображения.

Вернитесь в режим конструктора (см. 4.2) и сохраните сделанные изменения (см. 1.5).

Смена ориентации страницы с альбомной на книжную привела к тому, что правая часть области данных (а также верхних и нижних колонтитулов) теперь выходит за область печати. Кроме того, заголовок поля «Длительность» слишком велик по сравнению с размерами значений из данного поля, поэтому его целесообразно заменить на Длит.. Заголовок самого отчета можно заменить на более краткий: Фильмы. Наконец, желательно откорректировать ширину полей данных, увеличив ее для поля «Назв» и уменьшив для полей «Страна» и «Жанр». Выполните все эти корректировки, используя те нее приемы, что и при настройке внешнего вида формы (см. 2.12-2.14). В колонтитулах необходимо также уменьшить длину разделительных линий. Это делается следующим образом.

4.6. Уменьшение размеров разделительных линий: щелкните мышью на нужной линии; в результате линия станет выделенной, и на ее концах появятся квадратные маркеры. Зацепите мышью за правый маркер и перетащите его влево на требуемое расстояние (если правый маркер линии не виден на экране, то для его отображения воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки).

• Вызвав окно свойств линии (см. 2.8) и перейдя на вкладку «Макет», можно настроить такие ее визуальные характеристики, как тип линии, ее цвет и ширина (три последние свойства на данной вкладке).

После выполнения указанных корректировок при переходе к режиму предварительного просмотра может появиться предупреждающее сообщение «Ширина раздела превышает ширину страницы». В этом случае надо вернуться в режим конструктора (нажав кнопку [Отмена]) и уменьшить ширину отчета, как описано ниже.

4.7. Уменьшение ширины отчета: область отчета в режиме конструктора выделяется белым цветом. Для уменьшения ее ширины зацепите мышью правую границу этой белой области и перетащите ее влево до ближайшего элемента отчета.

• Если часть отчета, выходящая за правое поле страницы, содержит какие-либо элементы (то есть не является пустой), то предупреждающее сообщение не появляется, а выступающие за границу данные выводятся на следующей странице отчета. В такой ситуации надо вначале откорректировать положение выступающих элементов, а затем уменьшить ширину отчета.

4.8. Изменение промежутков между строками отчета: для уменьшения или увеличения промежутков достаточно соответствующим образом изменить высоту раздела области данных (как в случае форм — см. 2.17).

4.9. Настройка элементов нижнего колонтитула: в стандартном макете отчета нижний колонтитул содержит два поля, каждое из которых представляет собой формулу (признаком формулы, как и в программе Excel, является знак равенства в начале текста поля). Формула =Now() обеспечивает вывод текущей системной даты (см. 3.18), а формула ="Страница "& [Page] & " из " & [Pages] формирует текстовую строку, объединяя строки «Страница » и « из » (текстовые строки в формулах заключаются в двойные кавычки) и два особых поля, доступных в любом отчете: Page (текущая страница отчета) и Pages (общее число страниц отчета; поля заключаются в квадратные скобки). Откорректируйте последнюю формулу следующим образом: ="Страница " & [Page]. Теперь в данном элементе колонтитула будет указываться только номер текущей страницы отчета (без указания общего числа страниц). Настройте также выравнивание элементов нижнего колонтитула:

• элемент с датой переместите к левой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по левому краю кнопкой .

• элемент с номером страницы переместите к правой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по правому краю (в Access 97 нет кнопки, обеспечивающей выравнивание по правому краю; в этой версии необходимо вызвать окно свойств данного элемента(см. 2.8) и на вкладке «Макет» установить значение свойства «Выравнивание текста» равным «По правому краю»).

Сохраните откорректированный отчет (см. 1.5).

4.10. Закрытие отчета: на рамке окна отчета или [Ctrl]+[F4].

• Кнопка и клавиша [Esc] в режиме предварительного просмотра также позволяют закрыть отчет, но только в том случае, когда после его открытия он не переводился в режим конструктора. Если же предварительный просмотр был вызван из режима конструктора, то нажатие кнопки или клавиши [Esc] приводит к возврату в режим конструктора.

Создайте новый ленточный отчет на основе запроса «Фильмы (жанры)» (см. 4.1) и настройте его следующим образом:

• сохраните созданный отчет под именем Фильмы (жанры) — см. 1.5;

• измените стиль отчета на «Простой» («Обычный» вAccess 2000/ХР) — см. 4.3;

• измените ориентацию страницы на книжную (см. 4.4)и откорректируйте макет отчета так же, как в случае отчета «Фильмы (названия)».

Повторно сохраните откорректированный отчет.

Недостатком полученного отчета является то, что в первом и во втором его столбце («Жанр» и «Страна») имеется много одинаковых значений, расположенных одно под другим (в силу сортировки по данным полям — см. 3.8). Одним из способов исправления этого недостатка является группировка данных.