1.4 Выводы по разделу

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений

В ходе работы над составлением документированных процедур их основные положения были стандартизированы и использованы в качестве исходных для должностных рабочих инструкций на сотрудников.

Следующим шагом для детального изложения или уточнения процесса (операций) стало планирование, разработка новых и корректировка существующих рабочих (технологических) инструкций (РИ).

Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

- технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

- технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

- технологии обработки документной информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет.

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

2. Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов системы качества организации

Созданная система качества (СК) должна обеспечивать возможность своего наглядного внешнего представления всем заинтересованным лицам (потенциальным клиентам, партнерам, инвесторам, общественным и государственным организациям и т.п.) и, в первую очередь, специальным органам, имеющим право на ее сертификацию.

При разработке системы качества (СК) в соответствии с принципами, заложенными в стандарты ИСО 9000, целесообразно выделять 2 основных аспекта:

- Организационное и нормативно-методическое обеспечение системы качества.

-Система сбора, регистрации, хранения и обработки данных о качестве, которая может являться элементом Корпоративной Информационной Системы (КИС).

Применение новых информационных технологий в Системах Качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (проектирования, внедрения и эксплуатации) способствует непрерывному улучшению качества и позволяет руководству предприятия гарантировать, что все технические, административные и человеческие факторы, влияющие на качество производимой продукции, находятся под контролем, а управление Системой Качества учитывает запросы и ожидания потребителя и обеспечивает конкурентоспособность предприятия.

Целью постановки организационного и нормативно-методического обеспечения системы качества, является создание и регулярная актуализация системы документов, обеспечивающих и подтверждающих выполнения требованиям стандарта. Всю документацию по СК можно разбить на несколько уровней (рис.1)

Политика в области качества

Общее руководство по качеству

Стандарты предприятия по компонентам системы качества

Программы качества и оперативные планы

Описание процессов, инструкции, технологические карты, справочники

Учётная документация по качеству. Карты контроля. Рабочие журналы и т.п.

Рисунок 1

На Ярославском моторном заводе существуют электронные шаблоны организационных документов.

1. Распоряжение начальника цеха--------------------------------- Рис.2

2. Служебная записка начальника цеха (отправляемая внутри завода)----------------------------------------Рис.3

3. Служебная записка начальника цеха (отправляемая за пределы завода)-----------------------------------Рис.4

Ф. 07 - 50155 РАСПОРЯЖЕНИЕ « » ___________20___г. № _______ г. Ярославль             ПРЕДЛАГАЮ: Должность руководителя И.О. Фамилия

Рисунок 2